Aspectos a considerar ao armazenar documentos importantes

O ativo mais valioso de uma empresa, depois da sua força de trabalho, é a informação. Graças a ela, opera, desenha a sua estratégia, reage a um ambiente económico em mudança e gera valor para ser competitiva. No entanto, o grande desafio para qualquer organização é lidar com o armazenamento de toda essa informação, cujo volume cresce exponencialmente dia após dia.

Este armazenamento de informações também é realizado tanto digital quanto fisicamente;  E tão importante quanto a sua preservação é a sua gestão documental e uma rápida e fácil disponibilidade de documentos.

Por que o armazenamento seguro de informações é importante

A atividade de qualquer empresa baseia-se na informação relacionada com os seus produtos e serviços, clientes, fornecedores, colaboradores… Nenhum escapa a isso e o bom progresso da empresa depende, em grande medida, de ter um armazenamento seguro e eficiente de informações.

Tanto no caso de documentos físicos que devem ser preservados quanto no caso de informações digitalizadas, é prioritário que seu armazenamento seja articulado em torno de aspetos como ordem, eficiência e segurança. Nesse sentido, ter medidas de controle no acesso a essas informações e, principalmente, cópias de backup é muito importante.

Estas boas práticas aumentarão a resiliência da empresa e proporcionarão maiores capacidades para a continuidade dos seus negócios em caso de desastre ou ataque informático do tipo ransomware, como vimos recentemente com o caso do Hospital Clínic de Barcelona.

Chaves para armazenar documentos importantes

• Sistema jurídico. A regulamentação regulamentar, como a Lei Sarbanes-Oxley (SOX), é uma   das razões imperiosas para não negligenciar o armazenamento de documentos. Isto torna-se ainda mais evidente no quadro da União Europeia (UE), cuja legislação com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados  (RGPD) é muito mais restritivado que,  por exemplo, a EE.  Desde 2018, a UE implementou este regulamento para salvaguardar a privacidade e a proteção dos dados pessoais, estabelecendo sanções severas em caso de incumprimento que podem ascender a 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios global.
• Os ritmos impostos pelo mercado obrigam a uma tomada de decisão rápida e, muitas vezes, a reviravoltas inesperadas. Por esta razão, e embora em muitos casos não sejam utilizados documentos físicos não digitalizados, é importante ter em mente que a acessibilidade é simples, tanto em termos de tempo como de localização das instalações. Além disso, também é necessária uma catalogação correta das informações.
• Classificação. Continuando com o ponto anterior, fazer uma classificação correta dos documentos é fundamental se não quisermos perder-nos num maremoto de informação. Esta catalogação é o primeiro passo para, uma vez nas instalações de armazenamento, saber qual a área a ir para encontrar os documentos necessários. Para isso, o segundo passo é ter um bom sistema de busca que aproveite esse trabalho de classificação anterior.
• Segurança. Dada a exigência por lei de manter certos documentos físicos por um período de tempo, garantir a sua segurança é uma tarefa que não pode ser negligenciada. À segurança física contra roubo, especialmente ao armazenar informações confidenciais, outras considerações devem ser adicionadas para salvaguardar o papel da deterioração ao longo do tempo.
• Espaço. Assumir nas próprias instalações o armazenamento de documentos físicos  ou mesmo digitais, requer um espaço que nem sempre está disponível.  Em muitas ocasiões, os escritórios precisam estar localizados em áreas centrais, onde o preço do aluguel por metro quadrado dispara e pode se tornar inacessível. Terceirizar o arquivamento e o gerenciamento de registros para uma empresa externa não só economizará espaço, mas também custos associados.

Porquê confiar numa empresa profissional

Os volumes de informação e a sua criticidade atingiram tal ponto que o seu armazenamento e gestão documentalse tornaram tão importantes que exigiram mais um departamento da organização. Por outras palavras, pela dimensão e nível de especialização, assumir esta tarefa absorve internamente uma grande quantidade de recursos, tanto económicos como humanos.

Trata-se de tarefas que, embora fundamentais para o bom funcionamento da empresa, não constituem a sua atividade principal nem proporcionam um valor acrescentado especial. Confiar sistemas de processamento, armazenamento e arquivamento de documentos a uma empresa externa leva a custos mais baixos e, em geral, maior eficiência.

No final do dia, o seu grau de especialização é máximo, identificando e implantando as melhores práticas para que o cliente se concentre no seu core business. Uma especialização, além disso, que dada a falta de profissionais qualificados no setor de TIC seria muito complicado deencontrar para uma empresa fora desse segmento.

Um serviço de armazenamento de documentos Adea

Quer a necessidade de uma empresa seja a guarda de ficheiros e documentos físicos ou a gestão documental dos seus ativos digitais, a Adea tem experiência, tecnologia e profissionais para se tornar o parceiro certo. Os serviços da Adea proporcionam a segurança e confidencialidade exigidas pelas empresas, abrangendo todo o ciclo de vida das informações, digitalizando-as e mantendo-as ordenadas e acessíveis para quando  são necessárias e como são necessárias.

A Adea liberta as organizações destas tarefas,  que não têm de se preocupar com a infraestrutura ou a tecnologia por detrás dela, usufruindo do acesso à sua informação como mais um serviço. Consequentemente, proporciona uma maior agilização dos seus processos administrativos, encontrando as informações necessárias em menos tempo e com precisão.