O que é a assinatura digital e como afeta a automatização do processo?

A assinatura digital  tornou-se uma ferramenta comum, não só na área dos negócios, mas também nas nossas relações diárias com a Administração Pública.  No essencial, trata-se de um identificador digital encriptado associado a um certificado emitido por uma autoridade acreditada para o mesmo.  Graças a isso é possível realizar procedimentos com determinadas garantias:

• Autenticidade: identifica inequivocamente o signatário.
• Integridade: O conteúdo do documento não pode ser alterado ou manipulado após a assinatura.
• Não repúdio: o signatário não pode ignorar a subscrição, uma vez que está ligado a ela.

Embora neste artigo falemos indistintamente sobre a assinatura digital e a assinatura electrónica, elas não são exatamente as mesmas, uma vez que, embora a primeira se baseie numa tecnologia criptográfica que fornece uma série de garantias, a segunda pode ser uma assinatura manuscrita digital que, por exemplo, não oferece qualquer segurança sobre se o documento foi alterado após a assinatura. Depois de ter feito esta avaliação, utilizaremos coloquialmente ambas as terminologias para se referir à assinatura digital.

Como funciona a assinatura digital

Quando um documento é assinado digitalmente, diferentes algoritmos entram em jogo, combinando uma chave pública e uma chave privada. O elemento essencial em todo o processo é o certificado digital, que é o que contém estas chaves criptográficas com as quais o seu titular é inequivocamente identificado.

Estes certificados são emitidos por Prestadores de Serviços de Certificação ou Autoridades de Certificação, entre os quais podemos encontrar a National Currency and Stamp Factory (FNMT), a Agência de Tecnologia e Certificação Eletrónica da Generalitat Valenciana, a Agência de Certificação Catalã, a Direção Geral da Polícia (ao emitir o DNI eletrónico), etc.

Uma vez que você tem o certificado digital é muito fácil assinar digitalmente, o que podemos fazer de duas maneiras:

• On-line: através de um serviço de verificação e geração de assinaturas electrónicas, como o VALIDe, a aplicação do Governo de Espanha para o mesmo.
• Off-line: sem ter de estar ligado à internet, pode assinar documentos com assinatura eletrónica ou aplicações de automatização de escritórios.

Através da assinatura digital é possível acelerar um grande número de procedimentos recorrentes sem ter de viajar para assinar documentos legais. Quer seja cidadão, cliente ou fornecedor, a experiência é significativamente melhorada, uma vez que os procedimentos podem ser realizados a partir de qualquer dispositivo a qualquer momento, garantindo uma melhor rastreabilidade do que foi assinado e eliminando o uso maciço de papel.

Tipos de assinatura digital

A utilização da assinatura electrónica espalhou-se internacionalmente e já é possível operar com ela em todo o quadro da União Europeia, bem como nos EUA e em  grande parte da América Latina.  Em Espanha, a base jurídica da firma electrónica está incluída na Lei 59/2003 sobre assinaturas electrónicas e, no caso europeu, pelo Regulamento n.º 910/2014 da União Europeia, conhecido como eIDAS, que visa contribuir para a realização do mercado único digital.

No quadro jurídico comum estabelecido pelo eIDAS  para assinaturas electrónicas na UE, estão contemplados três tipos de assinaturas:

• Simples: Permite identificar digitalmente o signatário com os seus dados, mas oferece um baixo nível de segurança.
• Avançado: Permite identificar o signatário de forma única com o documento eletrónico e o subsequente registo de assinatura e aceitação pelo mesmo, de forma a evitar qualquer alteração subsequente no documento.
• Qualificada: partilha todas as características da assinatura electrónica avançada, mas difere na medida em que tem de ser criada por um certificado eletrónico que valide inequivocamente a identificação do signatário e que deve ser emitida por uma Autoridade de Certificação, que tem impacto no facto de ser um método muito seguro e completo.

A porta para a automatização do processo sem papel

O impacto positivo da assinatura digital nas organizações vai muito além da própria rubrica, uma vez que abre a porta a todo um conjunto de melhorias nos processos internos:

• Aumento da eficiência.  Graças às técnicas de RPA é possível estabelecer regras através das quais as remessas são feitas automaticamente para assinatura, uma vez que determinados marcos são cumpridos num processo. Uma vez assinado e com a ajuda de tecnologias de Inteligência Artificial (IA), o sistema é capaz de verificar sem supervisão se o procedimento foi concluído corretamente, acelerando assim a sua gestión.
• De qualquer lugar. A combinação de computação em nuvem com a assinatura digital permite que qualquer assinatura documental seja feita independentemente do local onde o signatário está localizado, num ambiente seguro e evitando o uso de meios como o e-mail para enviar a informação. Nesta mesma linha, toda a informação é armazenada num repositório comum, sem que os ficheiros sejam retirados do local, respeitando a sua localização original para ter sempre fácil acesso.
• Controlo de documentos. Intimamente relacionada com os dois pontos anteriores, a centralização de todos os documentos na nuvem não só simplifica o controlo e o acesso dos documentos por pessoal autorizado, como proporciona a oportunidade de estabelecer fluxos de trabalho automáticos para todos os tipos de procedimentos: contratos,  aprovações, encomendas, pagamentos, etc.

• Imediatismo e agilidade. Nos casos em que o tempo é premente, quer porque um prazo expira ou antes da possibilidade de a janela de oportunidade fechar, disponibilizando ao signatário a possibilidade de estender a sua rubrica instantaneamente  ao clique de um botão pode ganhar muitas operações.
• Redução de erros. Um dos erros mais comuns na assinatura de documentos extensos de várias páginas é que alguma secção permanece por preencher, sendo assinada incompletamente e sendo delicada após a sua reparação. A assinatura digital permite automatizar que os documentos não podem ser assinados se todos os campos necessários não tiverem sido devidamente preenchidos, evitando assim este tipo de erro.
• Segurança de informação. Tal como já foi avançado anteriormente, a utilização da assinatura digital qualificada impede que o documento seja alterado posteriormente, ligando o signatário de forma única e não transferível através de um certificado digital oficial. Além disso, quadros jurídicos como o eIDAS asseguram a interoperabilidade entre países.
• Coleção de provas electrónicas. Ao contrário do que aconteceria com a assinatura manuscrita, a assinatura digital fornece uma rastreabilidade completa do ato legal que envolve a assinatura de um documento com vinculação legal. Graças a esta tecnologia não só é possível saber quem assinou, mas em que dia e a que horas, se o documento foi descarregado… de modo que, em caso de incidente, as provas electrónicas estão disponíveis. No mesmo sentido, a gestão dos ficheiros é melhorada com maior visibilidade dos documentos que os compõem.

Serviço de Automatização Adea

O máximo uso da assinatura digital é alcançado se já tiver aproveitado previamente a tecnologia de automatização do processo. No final do dia, a assinatura digital é geralmente o culminar de um procedimento ou operação.

Neste sentido, os mais de 20 anos de experiência na gestão de processos de negócio e informação, bem como a fácil incorporação da assinatura digital nas suas soluções verticais e horizontais, fazem  da Adea um parceiro ideal para tirar partido desta tecnologia.

Através da sua plataforma tecnológica e da sua equipa de especialistas, a Adea fornece a  gestão de ponta-a-ponta  dos documentos e conteúdos de qualquer organização, otimizando os seus fluxos de informação com um desenho cuidadoso de processos em que a assinatura digital está incluída.