Automação de processos: o que é e porque a sua empresa deve apostar nela

Qualquer organização hoje, por mais mínima que seja a sua estrutura, está sujeita a uma operação diária repleta de fluxos de trabalho que são realizados transversalmente por vários departamentos. Processos que vão desde o processo de contração  de RH. , para comprar encomendas, autorizações de viagem ou pagamentos de estadia, sem esquecer a gestão de faturas, orçamentos ou envio de ordens de trabalho…

Todos estes processos fazem parte do funcionamento da empresa e devem desenvolver-se corretamente para que o negócio não pare. No entanto, estes são processos cuja execução consome muito tempo e recursos, privando a geração de valor. Para resolver este problema, surge a automação.

O que é automatização de processos

A Gartner define a automatização do processo de negócio como a automatização de funções e processos de negócio complexos para além da manipulação convencional de dados e atividades de manutenção de registos. Isto requer o uso de tecnologias avançadas, desde a RPA (Robotic Process Automation) até à Inteligência Artificial (IA) ou machine learning (ML).

A automatização de processos não deve ser confundida com a RPA, uma vez que esta tecnologia está ao serviço da primeira para permitir tarefas muito mais complexas a serem executadas sem vigilância, como a gestão e recolha de ficheiros de dados ou a ligação e integração de fontes de dados e serviços, entre outros.

Benefícios mais importantes da automatização de processos

• A redução de erros é humana.  A sobrecarga de tarefas rotineiras, especialmente quando o que é tratado são dados numéricos (datas, referências, quantidades, orçamentos…), é o melhor local de reprodução para as pessoas cometerem erros, algo que quando uma encomenda está a ser processada, por exemplo, pode ter consequências fatais. Os bots  nunca se cansam ou deixam de prestar atenção aos detalhes, eliminando essa possibilidade de erro da equação e até enviando lembretes quando nos esquecemos de completar qualquer uma das nossas tarefas.
• Economia de tempo e maior eficiência.  É um facto que os bots  e as regras comerciais padrão são incomparáveis quando se trata de realizar  determinadas ações mecânicas, tais como nutrir uma base de dados ou executar pesquisas de informação em diferentes fontes de dados. Com a adição de IA e processamento de linguagem natural (NPL), as suas capacidades são ainda mais alargadas.

• Eliminar tarefas repetitivas para os empregados.  Especialmente as tarefas manuais que são abordadas pela primeira vez num projeto de automatização de processos tendem a ser as mais pesadas, aquelas que os colaboradores mais odeiam porque normalmente não requerem competências especiais ou geram valor acrescentado. Salvá-los com automação  não sóos aliviará do tempo para investir em iniciativas muito mais lucrativas para a empresa e para  si mesmos, mas aumentará a sua satisfação e contribuirá para a retenção de talento.
• Maior agilidade operacional.  Graças à estruturação dos processos e  à unificação da informação, os estrangulamentos tradicionais que ocorreram nas organizações são eliminados, abrandando as operações. Com a automatização dos processos, os diferentes departamentos vêem o seu dia-a-dia otimizado, podendo conhecer cada uma das fases destes processos.

• Definição de prioridades.  Estas prioridades são estabelecidas de duas maneiras diferentes: em primeiro lugar, quando as tarefas a automatizar são analisadas e avaliadas, e em segundo lugar, quando o trabalhador é dispensado destas ações mecânicas, as tarefas  em que deve concentrar-se são automaticamente definidas, libertando as restantes como são cumpridas aqui. Além disso, esta definição de prioridades implica uma redução dos custos, uma vez que permite a identificação de despesas desnecessárias.

• Controlo de desempenho.  Para além desta eliminação de processos manuais, a automatização de processos permite obter uma visão unificada da organização ser capaz de obter KPI’s (Indicadores-Chave de Desempenho), ou seja, métricas com as quais preparar e visualizar relatórios consolidados que ajudam a tomar decisões. Além disso, a automatização de processos é também uma garantia de conformidade regulamentar, uma vez que pode mesmo configurar regras comerciais que verifiquem tal conformidade.
• Rastreabilidade dos processos.  Ao automatizar um processo, é necessário detalhar as fases que têm de ser executadas, para que o traço deixado na sua realização seja absoluto. Graças a isso e à unificação do acesso a toda a informação, o acompanhamento e o rastreio são extraordinariamente simplificados, podendo identificar facilmente o ponto em que, por exemplo, ocorreu um incidente ou desvio e abrindo caminho a qualquer auditoria.

Fases de gestão de processos

Como indicado, há muitos benefícios que a automatização traz, mas para os obter requer um plano de ação que tenha em conta os erros que são mais frequentemente cometidos e que a Gartner coloca em três áreas fundamentais: foco, implementação e impacto.  Para evitar isto, é crucial acompanhar cuidadosamente cada uma das fases de gestão do processo:

• Design de processo.  A primeira coisa que é necessária antes mesmo de pensar em implementar qualquer tecnologia é identificar as tarefas e processos que podem ser automatizados, determinando claramente os benefícios que irão emergir de cada uma das automatizações projetadas. Esta primeira fase é essencial, porque construindo um mapa de processos podemos repensar as operações internas ou externas da nossa organização, criando até novos processos para obter eficiências.
• A modelar.  Esta fase assume-se da anterior, que se focou mais na clarificação de funções e metodologias, para incorporar as regras de negócio que permitirão a automatização dos processos contemplados no mapeamento anterior.  Nesta fase, são utilizadas tecnologias como o software BPMS (Business Process Management Suite)  e com eles são lançadas as bases do que mais tarde será otimizado.
• A monitorizar.  Esta fase é crucial, uma vez que depende da monitorização da execução para verificar se tudo funciona como esperado e que não ocorre nenhum incidente. A base do sucesso de um projeto destas características é a confiança que o automatizado se concretiza, sendo capaz de configurar alertas que dão o alarme de outra forma.
• Otimização. Como resultado da fase anterior, é possível nãodetetar estas possíveis falhas na conceção do fluxo automatizado, mas identificar áreas para melhoria. Quando estessão produzidos, nesta última fase e com automação já em produção,  é possível melhorar a operação com uma remodelação, aumentando assim os níveis de eficiência.

Serviço de automação de processo adea

A Adea é uma empresa especializada na conceção e execução de projetos de automação de processos. Graças às décadas de experiência que acrescenta, é capaz de combinar as tecnologias mais vanguardistas para alcançar os melhores resultados que realmente se alinham com o negócio.

A sua abordagem multidisciplinar envolve todas as partes interessadas, enriquecendo assim o projeto desde a sua primeira fase de conceção até à otimização, ao mesmo tempo que combate a resistência à mudança na sua adoção. Prestando cuidados extremos no teste e monitorização dos fluxos definidos e das regras comerciais em que são executados, a Adea cobre todo o ciclo, sem esquecer a fase de pós-produção.