A automatização da gestão integral dos Recursos Humanos

Departamentos de Recursos Humanos (RH HH. ) evoluíram muito nos últimos anos. Foi-se o tempo em que se limitou a ser uma área administrativa de empresas que não traziam maior valor à organização do que gerir a folha de pagamentos dos colaboradores. O Departamento de RR. HH.  tem vindo a incorporar novas funções e uma base tecnológica muito mais ampla, contando com dados para gerir e reter o talento dos colaboradores que são o principal trunfo de qualquer organização. É tempo de uma gestão abrangente dos recursos humanos.

O que é uma gestão abrangente dos recursos humanos?

O Departamento de RR. HH.  já não se limita a tentar dotar a organização dos melhores trabalhadores para cada posição, mas, além disso, uma vez contratados,  fornecer-lhes as  melhores condições e recursos para realizar o seu trabalho de forma eficiente e produtiva. Para atingir este objetivo, as frentes multiplicam-se e é necessário abordar uma gestão integral dos recursos humanos que se conecta diretamente com a gestão geral e se baseia numa  visão centrada  em dados, a começar pela automatização  do embarque de RH. HH. , como vimos no artigo anterior.

Os temas a gerir aumentam, bem como os canais de comunicação e colaboração que são estabelecidos nas empresas, de modo que se a área de RH. HH.  não aborda esta gestão de uma forma abrangente, dificilmente será capaz de fornecer o valor que já se espera da sua gestão.  A Analytics assume maior peso e departamentos de RH. HH.  não devem ignorar este facto.

6 chaves para uma gestão abrangente de RH HH.

• Seleção e recrutamento.  Este é o papel histórico que os departamentos de RH têm desempenhado. HH. , embora seja verdade que a forma como os novos colaboradores são agora selecionados e assinados mudou substancialmente. Além da incorporação de portais de trabalho e redes sociais, a gestão integral da RH. HH.  tem de abordar a verificação das referências fornecidas, coordenar agendas para a realização de entrevistas, desenvolver avaliações dos candidatos…
• Rastreio de desempenho.  Se há alguns dias vimos a importância de acompanhar o trabalhador durante o processo de embarque, é importante especificar que este acompanhamento ativo dos trabalhadores deve ser realizado em todos eles, também nos mais veteranos. Não se trata de supervisionar os resultados do trabalhador, mas de o embrulhar de tal forma que tem sempre à sua disposição tudo o que é necessário para desempenhar a sua função com diligência e a gestão geral pode ganhar essa visibilidade do seu pessoal.
• Formação e desenvolvimento pessoal.  Há muitos anos que a formação contínua em empresas tem sido abandonada. Numa gestão integral dos recursos humanos, este procedimento não tem lugar e, de facto, é priorizado como uma técnica para atrair e reter talento para disponibilizar aos trabalhadores formas de adquirir novos conhecimentos nas mais diversas áreas, melhorando a sua experiência de colaborador, o que acaba por ter um impacto positivo na sua produtividade.
• Plano de sucessão.  O que acontece quando um trabalhador tem de pedir licença por doença ou sai da empresa? A substituição de funções está planeada? A informação é partilhada ou há silos de dados? Gestão abrangente de RH HH.  resolve este problema, planeando antecipadamente esta eventualidade. Desta forma, a continuidade do negócio é garantida, favorecendo a partilha de funções e, sobretudo, a informação.
• Compensação e benefícios.  O estabelecimento de planos de compensação e benefícios justos e equitativos é essencial para promover a motivação do pessoal e promover um bom ambiente entre os seus membros.  Desde a entrada em vigor do 13 de outubro de 13 de outubro, em igualdade salarial entre mulheres e homens, é também obrigatório.  Uma gestão abrangente dos recursos humanos que não negligencie este ponto verá o aumento da taxa de retenção dos trabalhadores.
• Dados e análises de RH A HH. A tecnologia tornou-se um dos grandes aliados das empresas para poder empreendê-lo e automatizar em grande parte esta gestão integral da RH. HH. , com software especificamente desenvolvido para tal gestão. Com uma visão muito mais focada em dados, a análise permite que tal gestão e melhores decisões sejam tomadas com base em métricas objetivas e não tanto em sensações, como aconteceu no passado.

Benefícios da automação num sistema abrangente de gestão de RH HH.

Dado o aumento das frentes de gestão e a entrada em jogo do novo espaço de trabalho com acesso remoto após a pandemia, a realização manual da gestão integral dos recursos humanos torna-se absolutamente inviável nas organizações. Felizmente, é possível introduzir tecnologia de automatização de processos que traga consigo benefícios importantes:

• Redução do tempo nos processos.  Processos mecânicos como a gestão da folha de pagamento, formação de novos colaboradores ou pedidos de férias/férias podem ser simplificados sem intervenção manual, definindo regras comerciais que, à medida que determinados marcos são cumpridos, redirecionam o processo para um ou outro departamento para execução ou aprovação.
• Satisfação dos colaboradores e candidatos.  A partir do momento em que a pessoa é candidata até que finalmente assine o contrato e se torne um membro produtivo da empresa, o colaborador sente-se acompanhado, com mensagens personalizadas e diretas que também podem ser automatizadas.
• Controlo de informação. A automatização da gestão integral da RH. HH.  confere à organização um maior controlo da informação, armazenando-a num repositório comum que simplifica o seu acesso a pessoal autorizado. Além disso, a rastreabilidade das interações realizadas permite retomar as ações e antecipar incidentes antes que estes ocorram.
• Tomada de decisão.  A partir deste maior controlo da informação e graças ao facto de automatizar a recolha e análise de diferentes KPI’s em tempo real, a tomada de decisões não só é acelerada como, além disso, é realizada com base em informações muito mais fiáveis.
• A poupar espaço físico.  A digitalização que implica a gestão integral da RH. HH.  Reduz drasticamente o espaço alocado ao armazenamento de documentos, o que se traduz num menor custo e consumo de papel e outras entradas, favorecendo o respeito pelo meio ambiente.
• A Transparência.  A automatização desta gestão abrangente de RH. HH.  anda de mãos dadas com a sua integração com outras tecnologias, como portais de funcionários na nuvem. Desta forma, cada trabalhador pode ver a partir de qualquer dispositivo e a qualquer momento as suas folha de pagamento, avaliações, cursos de formação realizados, despesas imputadas, etc.
• Melhor utilização dos recursos. Adora automação, departamentos de RH. HH.  podem ver até  40% do seu tempo libertado que, se não tivessem esta tecnologia, se dedicassem a tarefas administrativas que, embora essenciais, não acrescentam valor. A automação melhora a sua própria experiência de colaborador para que, por sua vez, melhore a do resto da força de trabalho.

O compromisso da Adea  em automatizar os seus processos

A experiência da Adea  na análise, redefinição e otimização do proceso a partir de uma perspetiva digital transcende o mero uso da tecnologia. O conhecimento adquirido durante todo este tempo permite  à equipa da Adea  identificar ineficiências nos processos existentes, bem como a criação de novos fluxos de trabalho com os quais se possa ganhar em eficiência e produtividade.

Graças à sua tecnologia de ponta, a análise automatizada da Adea  melhora a gestão de RH de ponta a ponta. HH. , reduzindo o número de erros e facilitando a tomada de decisões com a rapidez, solidez e sucesso exigidos pelo atual clima de incerteza.