Outsourcing de Processos Empresariais: O que é e que valor acrescentado dá à sua organização
Em qualquer organização, há uma multiplicidade de processos que, embora seja verdade que são necessários para a atividade empresarial, não fazem parte da sua principal proposta de valor. Em muitos casos, trata-se de tarefas mecânicas que, dentro do mesmo sector de atividade, são muito semelhantes , apesar de ocorrerem em diferentes empresas.
Nos últimos anos, uma elevada percentagem de organizações têm optado por tecnologias de RPA (Robotic Process Management) para ganhar eficiência e competitividade. No entanto, é cada vez mais comum deixar de assumir estes processos internamente e recorrer a uma estratégia de BPO (Business Process Outsourcing).
O que é o Outsourcing de Processos Empresariais
Embora o BPO fosse originalmente mais em ambientes eminentemente industriais para simplificar as operações da cadeia de abastecimento, a realidade atual apresenta-nos uma grande variedade de casos de utilização. Desta forma, empresas de todas as dimensões e de qualquer setor, incluindo serviços, têm vindo a apostar há anosno outsourcing de uma parte das operações comerciais, confiando a gestão de determinados processos, recursos – incluindo pessoal – ou serviços a uma empresa externa.
A chave está em encontrar um parceiro adequado que dê sentido a este outsourcing, com um nível de especialização na área subcontratada que proporciona valor acrescentado, ao mesmo tempo que proporciona uma maior margem de eficiência à organização. Quando se trata de encontrar este parceiro, há muito tempo que a tendência tem sido marcada pela offshoring, isto é, à procura de um fornecedor de BPO fora do país, motivado principalmente por uma questão de poupança de custos.
No entanto, com crises como a que se vive na cadeia de abastecimento, esta situação está a ser invertida, optando por fornecedores que operam numa órbita mais próxima – no caso de Espanha poderia ser a União Europeia – ou, mesmo, no mesmo território nacional, reforçando assim as estratégias do ESG (Ambiente Mental, Social, Governance).
Áreas em que recorrer ao BPO
- Atendimento ao cliente. Apesar de ser uma parte muito crítica para as empresas de bens e serviços, o serviço pós-venda foi um dos primeiros a ser subcontratado através do BPO. Os call centers e os contact centers são a expressão máxima desta prática com a qual as empresas conseguem libertar muitos recursos internos e dinamizar a gestão de casos. Nesta mesma área, a gestão da ordem é uma das tarefas que são mais comumente subcontratadas com o objetivo de obter maior eficiência e economia de custos.
- Administração e Finanças. Da mesma forma que um freelancer confia a sua contabilidade a uma agência, por que não fazer a mesma empresa maior? Recorrer ao BPO para se libertar da análise financeira, do tesouro, da contabilidade e de tudo o que está relacionado com obrigações fiscais traz enormes benefícios para as empresas, que vêem como os recursos e o tempo que tiveram para investir na gestão de pagamentos e cobranças ou na receção de encomendas são agora alocados a tarefas de maior valor acrescentado para a organização.
- Recursos humanos. A carga de trabalho de um departamento de Recursos Humanos (RH) HH. ), é muito elevado, porque a gestão da folha de pagamento, licenças, férias, formação, etc. adiciona toda a fase anterior do embarque Embora seja verdade que as tecnologias RPA têm dinamizado muito estes processos, é possível dar uma reviravolta mais recorrendo ao outsourcing, apostando em empresas especializadas que oferecem, por exemplo, níveis muito mais especializados de formação e recrutamento.
- Tecnologias da Informação (TI). A gestão da infraestrutura tecnológica, tanto de hardware como de software, pode tornar-se muito complexa, especialmente para empresas de média dimensão que não têm o seu próprio departamento. A isto soma-se a falta de profissionais qualificados de TI. Por esta razão, nos últimos anos a IT BPO ganhou peso se não totalmente, pelo menos parcialmente, para libertar os colaboradores de alguns desenvolvimentos e tarefas de gestão.
Que vantagens tem para a sua empresa?
- Maior foco no negócio. Uma das grandes vantagens do outsourcing de processos é a oportunidade que oferece para se focar no negócio principal. Focando-se apenas nas funções core business, os benefícios são logo percetíveis em maior satisfação do cliente, o que aumenta a fidelização do cliente e a venda cruzada, melhorando a linha de fundo.
- Qualidade de trabalho. Uma vez que a subcontrataçãoé realizada com empresas especializadas, a execução das tarefas subcontratadas ganha muitos inteiros em qualidade e rapidez, o que acaba por ter impacto em toda a cadeia de valor da empresa e, em última análise, no seu nível de competitividade. Deve ter-se em conta que, embora para a empresa que subcontrata as tarefas sejam secundárias, para aqueles que as assumem são a sua principal atividade, alocando muitos recursos a ela.
- Deteção de erros e soluções. Intimamente relacionado com o ponto anterior, o número de erros é reduzido e, antes de qualquer incidente detetado, reage mais rapidamente. Isto é possível graças ao facto de os fornecedores de BP Oterem uma maior experiência em tarefas subcontratadas e, além disso, com as tecnologias associadas mais vanguardistas e atualizadas, o que faz a diferença no desempenho destes processos.
- Redução de custos. O corte nas despesas deve-se não sóà redução do número de pessoas contratadas e à formação e recursos – como os cientistas informáticos – que devem ser disponibilizados, mas também ao mesmo espaço que ocupam no escritório. Nesta mesma linha, optar por uma estratégia BPO também ajuda a saltar para um modelo de custos variáveis em vez de fixos, desfrutando assim de uma maior flexibilidade.
- Economia de tempo. Ligadas à redução de custos, as economias de tempo associadas a uma abordagem BPO são também muito notáveis. Já não é apenas que a execução das tarefas subcontratadas pode ser realizada de forma mais ágil, mas que o tempo que os colaboradores da empresa dedicados a essas tarefas podem agora ser dedicados a funções que, ao mesmo tempo que proporcionam maior valor acrescentado à organização, também suponha um enriquecimento pessoal para o trabalhador.
Serviço Adea BPO
Adea tem dois dos requisitos fundamentais para ser um bom provedor de BPO: por um lado, a sua vasta experiência permite-lhe executar eficientemente os processos subcontratados e, além disso, realizar a consultoria anterior para determinar quais os processos das operações internas que valem a pena subcontratar.
Por outro lado, a tecnologia de ponta da Adea permite às empresas usufruir das vantagens das mais recentes inovações tratadas pelo pessoal mais qualificado, de forma a executar áreas completas, como a contabilidade ou tarefas mais específicas, como a extração e análise de dados.