Captura inteligente de dados, uma pedra angular da boa gestão

A quantidade de informação que continua a chegar às empresas em formato papel ou em formato digital é muito elevada. Por esta razão, a necessidade de sistemas automatizados de captura de dados é essencial, ainda mais considerando que a exploração desses dados depende de tomar boas decisões, por vezes em tempo real. Os chamados dados não estruturados, ou seja, todos aqueles que não são armazenados num formato de base de dados estruturado (mensagens de correio eletrónico, documentos de texto, áudio, vídeo, etc.), continuam a representar um verdadeiro desafio para muitas empresas.

Atualmente e dependendo da indústria, este tipo de conteúdo pode representar entre 80%-90% do total, por isso, se não tiver as aplicações adequadas para o processar, poderá estar a desperdiçar informações de valor incalculável para a organização. No meio da era dos big data, continuar a gerir processos manuais para introduzir informação nos nossos sistemas penaliza-nos em custos, desempenho e eficiência.

Rápidos avanços tecnológicos

Olhando para trás, os primórdios do reconhecimento de caracteres óticos (OCR) podem ser encontrados no século XIX, com os primeiros scanners de retina de Charles Carey em 1870. Poderia ser colocado nessa data o ponto de partida de uma tecnologia cujos avanços têm sido extraordinários, estando já na década de 1970, quando a tecnologia no reconhecimento de caracteres tinha evoluído tanto que foi capaz de ler texto manuscrito.

Os sistemas OCR mais avançados do final do século XX confiaram em modelos para obter resultados consistentes no reconhecimento de caracteres. Entre as desvantagens deste modelo estava a quantidade de configuração anterior que era necessária para executar, indicando, entre outras, as áreas exatas em que o texto estava localizado, de modo a que em cada alteração do desenho dos textos fosse necessário reconfigurar os modelos, para os quais era necessário pessoal qualificado.

Captura inteligente

A incorporação da tecnologia de Inteligência Artificial (IA) e machine learning (ML)  nos sistemas OCR tem sido o que marcou um antes e um depois em termos de captura de dados. Passamos do mero reconhecimento de caracteres óticos para tecnologia inteligente de captura de dados que é obviamente um campo muito mais amplo de recolha e análise de informação.

Se um sistema OCR foi capaz de introduzir os resultados do sistema, tais como datas formatadas “02-03-2021” com 100% de precisão, a tecnologia de captura inteligente fornece significado ao texto extraído de todos os tipos de conteúdo não estruturado, contextualizar datas de vencimento, datas de entrada ou saída de encomenda, etc.

Os novos sistemas de captura de dados lêem e compreendem documentos digitais da mesma forma que os humanos e, tal como eles, têm “a capacidade de aprender”. Atualmente, podemos formar algoritmos inteligentes para procurar entidades específicas, tais como datas, números de contrato ou números de encomendas de compra em diferentes documentos. Estes sistemas treinados produzem regularmente níveis de precisão superiores a 90%. Assim, pode-se analisar de forma eficiente centenas e milhares de documentos por minuto.

Para que estas capacidades cognitivas e de aprendizagem automática sejam uma realidade, não só são necessários algoritmos inteligentes e planos de treino específicos, mas também a aplicação do processamento de linguagem natural (NLP), ou seja, a linguagem humana quotidiana. Graças a isso, um sistema devidamente treinado é capaz de extrair as informações necessárias de um e-mail ou mesmo das redes sociais, dando um passo gigante em termos de reconhecimento de dados não estruturados.

Da mesma forma, a tecnologia de captura de dados transcendeu o mundo dos documentos e imagens estáticas, e pode ser aplicada em formatos áudio e vídeo. As análises a que estes elementos audiovisuais podem ser sujeitos são diversas, desde a análise de algoritmos fixos até à captura de elementos baseados em regras fixas, aprendizagem de IA – que contextualiza- e, claro, ao reconhecimento facial ou vocal.

Níveis mais elevados de automatização

Quando falamos dos novos sistemas inteligentes de captação de dados, não estamos apenas a falar da mera introdução da informação nos sistemas de gestão de negócios – algo que, como vimos, exige benefícios importantes para as organizações – mas também sobre uma melhoria abrangente da informação. As deficiências que os sistemas tradicionais de captura de dados arrastaram quando contextualizavam foram ultrapassadas por estas tecnologias que podem reconhecer automaticamente erros de escrita e corrigi-los para o processamento.

Além disso, e através da sua combinação com outras tecnologias como a RPA (Robotic Process Automation), as empresas atingiram níveis de automação, no que diz respeito à informação, nunca antes vista. De uma forma totalmente desacompanhada e uma vez que este software não só reconhece, como interpreta os dados que captura, é capaz de estabelecer fluxos de classificação automática do mesmo, racionalizando o processo ao mesmo tempo que aumenta a sua eficiência.

De uma forma totalmente desacompanhada, e uma vez que este software não só reconhece como interpreta os dados que captura, podem ser estabelecidos fluxos de classificação automática que aceleram o processo, aumentando a eficiência.

Poder-se-ia dizer que a captura inteligente de dados é o prelúdio do processamento inteligente de informação de tal forma que a fronteira entre os dois está cada vez mais desfocada. Documentos como faturas, contratos, encomendas, etc., independentemente da sua origem, são classificados, verificados e integrados com outras aplicações de gestão essenciais ao negócio, tais como ERP ou CRM. A consequência direta disto é ter uma única fonte de informação, que a qualidade e a fiabilidade aumentaram significativamente.

Benefícios imediatos

Desta forma, qualquer empresa que aposte numa solução OCR de última geração irá perceber os benefícios desde o início, a começar pela área administrativa que, sem o apoio destas características, investe mais tempo na extração e captação da informação do que na sua análise, com os danos que isso implica para a organização. Por outro lado, com sistemas inteligentes de captura de dados, não só toda a informação é centralizada num único repositório, como é acessível e reutilizável, permitindo todo o tipo de pesquisas e cruzamentos de dados, com a tranquilidade de que estas são mais consistentes tendo reduzido a margem de erro humano na sua captura.

Depois de identificar as informações úteis e validá-la, a solução é capaz de redirecioná-la automaticamente para os utilizadores que dela necessitam. Não é difícil imaginar como os processos de negócio podem ser simplificados com esta otimização ou o leque de oportunidades que esta eficiência no processamento de faturas pode abrir para a área das contas a pagar, por exemplo, o que resulta na mesma rentabilidade da empresa.

No fundo, trata-se de tirar o máximo partido de toda a informação que a empresa tem, que tem impacto no serviço e retenção de clientes, bem como uma melhoria nas relações com fornecedores, fruto da visão de 360º que a organização acaba por obter. Por outras palavras, o verdadeiro valor é criado a partir da informação.