Casos de Uso de RPA em Instituições Judiciais na Administração Pública

Espanha é um país com um contencioso muito elevado e, por isso, surge como um cenário ideal para aproveitar os benefícios das tecnologias RPA (Robotic Process Automation) e Inteligência Artificial (IA). O número de processos e gestão documental envolvidos na Justiça abre a porta a uma margem muito ampla para a melhoria da eficiência.

A aposta na digitalização inteligente da Administração da Justiça passa por entender o RPA e a IA como facilitadores da prestação de um serviço mais ágil, aplicando-o a um espetro variado de casos de uso que beneficiam tanto os cidadãos como todos os operadores da Justiça.

Cibersegurança

A cibersegurança é um dos pilares centrais da Lei da Eficiência Digital do Serviço de Justiça, dado que as ameaças se têm multiplicado exponencialmente, com especial atenção para o roubo de identidade e palavra-passe. A tecnologia é fundamental na verificação de identidades, mas também quando se trata de facilitar a conclusão de certos procedimentos de forma segura.

Exemplo disso é o Ambiente de Trabalho Virtual de Interação Digital (EVID) que permite a identificação segura em contactos judiciais remotos, quer de cidadãos, quer de profissionais quer de Administrações. O EVID proporciona segurança jurídica em todo o processo de atendimento ao cidadão, uma vez que as comunicações são criptografadas e possuem garantias de integridade. Desta forma, são gerados vestígios e evidências criptográficas de interações.

A automação ocorre em todo o processo, desde a comunicação prévia ao cidadão para fazer a conexão, até o controle da gravação, passando pelo armazenamento de toda a documentação fornecida pelo cidadão (com protocolo de assinatura eletrônica) e envio do comprovante de celebração.

Soluções de IA

A IA pode ser um grande facilitador em qualquer gestão processual, disponibilizando automaticamente resumos ou resumos de resoluções, ajudando a unificar critérios ou simplificando a gestão das diferentes bases de dados utilizadas no Serviço Público de Justiça.

Graças à IA e ao avanço de outras tecnologias, como o Processamento de Linguagem Natural (PNL), não só é mais fácil processar e analisar quaisquer dados, estruturados ou não, como também permite a geração de documentos com um elevado grau de precisão.

Nesta mesma linha e sempre salvaguardando os direitos fundamentais dos cidadãos, como a sua privacidade, a IA pode também ser uma ferramenta essencial na fase de instrução/investigação, auxiliando na recolha de informação e cruzando-a de diferentes fontes, fornecendo mais elementos de valor para fazer justiça.

Gestão dos processos judiciais

A automatização da gestão dos processos judiciais pode trazer inúmeras vantagens. Em essência, trata-se  de aproveitar a tecnologia RPA para simplificar significativamente o monitoramento e o gerenciamento desses arquivos, agilizando a organização e o acesso a todas as informações que eles contêm. Graças a isso, é possível ganhar eficiência no processamento e na gestão processual, de modo que a economia de tempo que proporciona tanto aos magistrados quanto a outros operadores pode permitir que ela seja investida, por exemplo, na avaliação mais aprofundada das provas. Atualmente, o número de projetos de robotização na Justiça espanhola ultrapassa os vinte.

Os benefícios desta gestão automatizada já são visíveis, como demonstram, por exemplo, procedimentos como o cancelamento de registos criminais. Graças à adoção da tecnologia RPA e uma vez que é realizada ex officio, já não é necessário que a parte afetada a solicite, necessitando de um advogado e incorrendo em custos, mas é feita automaticamente, cancelando assim cerca de 250.000 execuções por ano.

O processamento de arquivos é onde esses benefícios são mais percebidos. Outro exemplo notório é a tutela testamentária, onde a intervenção do funcionário deixa de ser necessária, sendo o próprio sistema o que devolve o arquivo eletrônico correspondente ao relatório final, reduzindo em um mês o tempo de cada gestão, além de mais de 3.000 horas de trabalho e mais de 15.000 folhas impressas.

Serviços ao Cidadão

A aplicação da tecnologia RPA ao Serviço Público de Justiça melhora a sua qualidade e abre as portas a novos serviços para os cidadãos. Graças a essa transformação digital, a Justiça é percebida como algo mais próximo, uma vez que qualquer pessoa pode se conectar a um Escritório Judiciário Eletrônico e apresentar resumos nos procedimentos que requer. Esta robotização do processo permite que seja feito a qualquer hora e em qualquer dia da semana.

Para ilustrar a forma direta como a automação impacta as pessoas, basta olhar para os despejos: quando vai ocorrer uma revolta, o sistema permite que os Serviços Sociais sejam automaticamente notificados para que possam encontrar uma solução habitacional para as pessoas afetadas, algo que antes exigia a intervenção de um juiz e o processamento de documentos. O tempo poupado nestes casos é vital.

Gestão de nomeações anteriores

O Ministério da Justiça, em colaboração com a Secretaria de Estado da Digitalização e Inteligência Artificial, lançou um serviço de marcação de consultas na nuvem que pode ser utilizado pelas diferentes Comunidades Autónomas, para além das restantes áreas do ministério. Graças a ele e sem a intermediação de qualquer funcionário, o cidadão pode solicitar uma consulta para o procedimento que precisa.

Além disso, o sistema oferece a oportunidade de gerenciar esse agendamento, podendo cancelá-lo ou atrasá-lo se necessário no modo self-service e a partir do mesmo celular. O serviço Marcação 2030, que foi lançado com o início da pandemia, é um passo em frente no que diz respeito ao pedido por email ou telefonema; ainda mais no que diz respeito à aplicação presencial. Neste sentido, tem ajudado a eliminar as deslocações, o que se traduz em poupança de energia, contribui para a sustentabilidade e evita esperas desnecessárias.

Textualização de gravações

Graças à robotização e à tecnologia de aprendizagem neural que estão integradas nos sistemas de gravação das salas de audiência, a textualização destas gravações já é uma realidade. Através da sua utilização, é agora mais fácil processar ficheiros de vídeo ou áudio, a fim de extrair automaticamente o texto correspondente das intervenções orais que são feitas nas  diferentes aparições.

Desta forma, não é mais necessário que os diferentes operadores visualizem todas as visualizações na íntegra, mas eles podem acessar facilmente declarações específicas feitas durante a performance. Com funcionalidades como a pesquisa de palavras-chave ou a filtragem de oradores, é facilitado o trabalho de magistrados, juízes, procuradores, advogados da Administração da Justiça e funcionários públicos, que até agora tinham de o fazer manualmente. Estima-se que a melhoria na produtividade poupe 60% do tempo na pesquisa e localização de palavras-chave, com níveis de sucesso superiores a 80% na textualização.

Serviço Adea RPA

A Adea abrange todo o ciclo de vida da automação de qualquer processo, desde a sua definição até a execução e monitoramento, implantando métricas para ele. Graças à sua capacidade de inovação, a equipa de profissionais da Adea trabalha com todo o tipo de  ambientes legados, recorrendo a  desenvolvimentos low-code  que tornam os projetos mais baratos e rápidos.

Com a incorporação dessas novas tecnologias, incluindo IA  e Machine Learning, a Adea consegue tirar o máximo proveito dos processos, aumentando a eficiência e ampliando a disponibilidade dos serviços prestados.