Chaves para o sucesso da automação

A automatização de tarefas e processos, através de tecnologias como a RPA(Robotic Process Automation) tornou-se um fator chave para melhorar a qualidade, a velocidade e a produtividade nas empresas. Por esta razão, a empresa de consultoria independente Gartner estima   que, no próximo ano, 90% das grandes organizações em todo o mundo  terão adotado alguma forma de RPA.  

Com o passar do tempo, o interesse por esta inovação está a transcender o setor tecnológico e, de facto, a Gartner sustenta que até 2024 metade dos novos clientes da RPA pertencerão a outros sectores. Poder automatizar tarefas como a execução de pagamentos, gestão de folha de pagamentos, reabastecimento de inventário, digitalização de ficheiros ou contabilização de faturas, entre muitas outras, torna um futuro muito promissor para esta tecnologia.

Tanto que as previsões para 2022 desta mesma consultora indicam que 85% dos seus clientes terão dado o salto para a hiperautomação, ou seja, melhorou a RPA com a incorporação de Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML), fazendo com que os sistemas aprendam e melhorem por si próprios.

Uma tendência imparável

A pandemia COVID-19 acelerou drasticamente os processos de transformação digital na empresa, não só por uma questão de produtividade, mas de sobrevivência. Estima-se que em 2020 a digitalização no mundo empresarial tenha sido superior à soma dos cinco anos anteriores.

Dentro desta onda de digitalização, tecnologias como a RPA têm desempenhado um papel de liderança. Com o advento do confinamento e o imperativo de recorrer ao teletrabalho, as tecnologias de automação têm possibilitada a melhoria da produtividade dos colaboradores, aliviando a sua carga de trabalho de tarefas manuais e repetitivas.

Esta tendência continua a aumentar e é imparável, como mostra o facto de que se as empresas em RPA gastarem cerca de 480.000 milhões de dólares em 2020, este ano aumentarão o seu investimento para 532.000 milhões e no próximo ano contarão com esta tecnologia com projetos no valor de 600.000 milhões   de dólares, em busca de retornos rápidos no investimento,  uma otimização substancial de poupança e eficiência.

Receita para o Sucesso da Automação

Automação é um meio, não um fim. Esta é a premissa fundamental a seguir se quiser alcançar o sucesso numa estratégia de RPA. Aqui estão alguns passos a seguir para chegar a bom porto:

• Planeamento estratégico.  É crucial estabelecer claramente os objetivos comerciais que queremos alcançar e avaliar se a automatização de determinados processos nos ajuda nesse objetivo. Não se trata de automatizar por uma questão de automatização, mas de automatizar para melhorar.
• Comece de baixo para cima. A adoção de uma estratégia de automação não deve ser um projeto do Big Bang,mas é um processo gradual em que é aconselhável começar com as tarefas mais simples e repetitivas para escalar para os mais complexos.

• Processo de vida. Um projeto de RPA está em constante evolução, à medida que as empresas crescem, enfrentam mudanças na dinâmica do mercado, novos quadros regulamentares ou simplesmente inovações tecnológicas que alargam o âmbito da automação e os seus benefícios.
• Avaliações e controlo de qualidade. O que não é medido, não é melhorado. Estabelecer métricas claras e KPI’s para quantificar os benefícios que a automação trouxe é essencial, além disso, a partir de diferentes perspetivas (custos, eficiência, agilidade…).

Erros mais comuns num projeto de RPA

Apesar de ser marcada a forma de chegar a uma conclusão bem sucedida quando é realizado um projeto de automação, a percentagem de iniciativas deste tipo que falham move-se entre 30 e 50%. As causas desta estatística alarmante podem ser resumidas como:

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• Falhou em identificar tarefas. As quatro principais características de uma tarefa a ser automatizada são: Que é manual, repetitiva, baseada em regras de negócio e que consome muitos recursos, especialmente o homem-hora.
• Desconexão entre Tecnologia e Negócios. É essencial estabelecer linhas claras de comunicação, alinhar ambos os mundos no projeto para tirar o máximo partido dele em benefício de toda a organização.
• Expectativas irrealistas. Demasiadas vezes, a redução dos custos é prioritária em relação ao aumento da eficiência ou ao aumento da mais-valia por parte dos trabalhadores que são libertados destas tarefas aborrecidas.
• Má gestão de mudanças. Envolver os colaboradores desde o início sobre os benefícios que a automação lhes traz no seu dia-a-dia é básico. A RPA não substitui, mas melhora os processos e permite que o colaborador desenvolva funções muito mais estimulantes.
• Erros de integração. Nos projetos de automação mais avançados, o bot tem de interagir com diferentes sistemas como ERP, CRM, HRMS… extrair informações de diferentes fontes e formatos. Se esta integração não tiver sido bem sucedida, a automatização falhará.

A tecnologia é. Chegou a altura de o adoptar

Na realidade, o futuro da automação já está aqui. A hiperautomação e a inteligência cognitiva já estão a seraplicadas para otimizar processos e fluxos de trabalho, incorporando técnicas de IA, ML e processamento de linguagem natural com as quais os processos a automatizar são mesmo contextualizados. O cerne da questão não está no que a tecnologia já pode fazer e quanto tempo a sua implantação será massiva em organizações de qualquer dimensão.

Para já, especialistas em assuntos como a McKinsey afirmam que as tecnologias atualmente comprovadas já estariam em condições de automatizar nada menos do que 45% das tarefas que as pessoas desempenham e que cerca de 60% de todas as profissões poderiam ver 30% ou mais dos seus processos automatizados.

Tudo isto, além disso, com retorno do investimento deste tipo de projetos que varia entre 30% e 200%, querna poupança decustos, na melhoria da conformidade regulamentar, na otimização do serviço prestado ao cliente, etc. E tendo em conta que todos os anos o volume de dados e cargas de trabalho aumenta em cerca de 50%, as empresas terão de apostar na hiperautomação se quiserem aliviar esse stress e não ficarem para trás à frente da concorrência.  

A experiência de Adea

A Adea tem anos de experiência em projetos de gestão de processos empresariais. Este know-how é o que lhe permite aplicar as melhores práticas, não só em termos de execução de uma estratégia de automação, mas sobretudo no seu design e planeamento.

A Adea acompanha os clientes ao longo do ciclo de vida do projeto, identificando os melhores processos para aplicar tecnologias RPA, IA ou ML e também fazendo uma transição suave para uma melhor gestão da mudança entre os colaboradores. Não se trata de eliminar postos de trabalho, mas de torná-los mais interessantes, mais estimulantes, ao mesmo tempo que melhora a eficiência das empresas.