Como automatizar uma sociedade de advogados
No post anterior, analisámos as vantagens e o impacto da automatização de processos no setor legal, destacando como a tecnologia RPA (Robotic Process Automation) pode fornecer agilidade e eficiência, reduzindo riscos e custos. As sociedades de advogados têm de enfrentar uma enorme carga de trabalho diária, por isso maximizar os seus recursos parece vital para o seu bom desempenho.
A automatização de processos equipados com Inteligência Artificial (IA) alivia os advogados de uma boa parte das suas tarefas mais administrativas e que não são imputáveis ao cliente.. Além disso, estes últimos são também significativamente melhorados graças à simplificação dos processos existentes e à gestão abrangente da informação que lança as bases para um melhor aconselhamento jurídico aos clientes.
O que deve ter em mente ao automatizar os processos de uma empresa
- Determinar que processos são fundamentais. Como já salientámos ocasionalmente, num projeto de automação, o melhor é pensar que o grande arranque é pequeno; Ou seja, limitar os processos que começaremos a automatizar para crescer mais tarde e completar o projeto com sucesso. Ao determinar quais são os processos-chave, ser guiado por tarefas repetitivas que consomem mais recursos é um bom critério, mas não é o único, também é necessário considerar quais destas tarefas têm prazos de execução específicos ou para os quais é atribuído mais tempo.
- Prepara um plano de execução. A conceção deum plano de execução no projeto de automatização de processos de uma empresa é essencial, uma vez que contempla uma mudança na forma como as coisas são feitas e envolve geralmente vários departamentos. Por conseguinte, é muito importante determinar as fases, os marcos e a formação progressiva da mão-de-obra no sistema, envolvendo todo o processo a fim de realizar uma gestão adequada das mudanças.
- Identificar as ferramentas certas. Nunca subordinar as duas fases anteriores à ferramenta que escolhe implementar a sua estratégia de automatização de processos no escritório; seria um erro tremendo, porque é a ferramenta que tem de se adaptar à sua empresa e não vice-versa. Por esta razão, saber escolher a tecnologia mais adequada e, além disso, o parceiro com quem a implementar, é decisivo para o sucesso da iniciativa.
- Analise os seus dados e melhore. Ao contrário do que se possa pensar, os projetos de automação de processos são projetos vivos, suscetíveis a melhorias constantes; ainda mais no caso de uma sociedade de advogados, em que a legislação varia – especialmente a comercial. Além disso, não há melhor banco de teste do que o dia-a-dia e, com um pessoal envolvido que reavalia constantemente o sistema, em breve aparecerão sugestões de alterações, personalizações ou novas funcionalidades, algo ao seu alcance de forma simples graças ao baixo código.
Processos mais automatizados
- Gestão de ações de classe. Quando são instaurar processos de ação coletiva envolvendo dezenas ou centenas de queixosos, o volume de informação que chega às sociedades de advogados é muito volumoso. Graças à tecnologia RPA é possível capturar toda essa informação e, acima de tudo, filtrá-la de modo a que cumpra todos os requisitos para que uma reclamação possa ser incorporada na ação de classe, gerando automaticamente o ficheiro legal. A sua atualização e monitorização também podem ser efetuadas sem vigilância.
- Gestão de faturas. A área administrativa é outra das que marcam habitualmente o início de escritórios de advocacia em projetos de automação de processos. A tecnologia RPA permite que a gestão da fatura seja realizada automaticamente ao longo do ciclo de vida do cliente, quer através da emissão e envio da fatura ou dos recibos de provisões de fundos para os clientes, quer através do envio para as respetivas paredes nos portais dos clientes que alguns escritórios já têm.
- Redigir documentos complexos. A tecnologia RPA também pode ser de grande ajuda para as firmas de advogados na elaboração de certos documentos, tais como contratos de arrendamento ou de depósitos de arrendamento, certas licenças, acordos de confidencialidade, etc. em que a base de disposição é a mesma, com exceção dos dados específicos das partes envolvidas que, graças à Inteligência Artificial (IA), podemser incorporadas automaticamente.
- Comunicações com Há muito que as sociedades de advogados vêem as bonanças da automação aplicadas ao marketing e como poderia ser melhorada sem consumir mais tempo dos seus advogados. É aqui que entram os chatbots, que podem informar os clientes sobre o andamento do seu caso quando têm novidades, alerta sobre uma data próxima (reuniões, pontos de vista…), etc. A versatilidade da tecnologia RPA permite também fazê-lo sem perder a personalização e proximidade no tratamento, mantendo a exigência de confidencialidade exigida pela relação advogado-cliente.
- Atendimento ao cliente. Ligado ao ponto anterior, melhorar a experiência do cliente é essencial para qualquer sociedade de advogados dado o elevado nível de concorrência que existe no sector jurídico. Fornecer serviço ao cliente de qualidade e omnicanal (telefone, e-mail, web, aplicações de mensagens instantâneas, redes sociais…), rodeando-o com outros serviços e benefícios, como conteúdo personalizado na parede do portal do seu cliente, newsletters ou pagamentos online aumenta a fidelização e, ao mesmo tempo, serve para ter um maior número de prescritores.
Automatização do processo de serviço Adea
A experiência acumulada pela Adea no setor jurídico torna-a a companheira de viagem perfeita para uma estratégia de automatização de processos, uma vez que o seu know-how torna muito mais fácil identificar os melhores processos para automatizar, sem perder o toque humano na relação com o cliente.
A equipa de profissionais da Adea trabalha lado a lado com as sociedades de advogados de forma a abordar um projeto de automação abrangente em que a estrutura de processos e informação é definida conjuntamente, respeitando escrupulosamente todos os requisitos legais e de conformidade exigidos pelo setor jurídico.
