O compromisso com um fornecedor end to end

Historicamente, a gestão documental tem ocupado um lugar de especial relevância em qualquer organização, mesmo nos casos em que não foi dada a devida atenção. Afinal, nos documentos a gerir (faturas, encomendas, notas de entrega, contratos…) toda a atividade empresarial se reflete.

As organizações mais avançadas tinham um sistema de gestão organizada, enquanto as restantes acabaram num caos administrativo. Hoje, exatamente a mesma coisa acontece: a diferença em relação ao passado é que, apesar de há décadas toda a documentação repousava no papel, hoje é combinada com a digitalização, que alivia o processo, mas não desvia a sua importância.

Passou de um modelo em que grandes volumes de papel foram arquivados e movidos, para outro em que os documentos eletrónicos ganharam maior destaque, combinando com o mundo analógico: e é o salto de uma gestão mais logística para uma mais tecnológica e complexa que exige cada vez mais especialização em inovações como a automação (RPA) ou Inteligência Artificial (IA).

O papel não vai embora

Embora existam alternativas como a digitalização certificada, a maioria das empresas mantém uma alta percentagem da sua documentação em papel. Trata-se de uma informação de natureza comercial, contabilística e fiscal  que  não é armazenada para fins de gestão interna,  mas por uma mera questão de conformidade regulamentar com a legislação em vigor.

Especialmente nos casos em que são tratados grandes volumes de informação (o que não está necessariamente ligado à dimensão da empresa),   mais serviços logísticos não desaparecem na gestão documental,recorrendo a terceiros para esta custódia documental: 

• Cobrança e custódia de documentos. A empresa recolhe periodicamente a documentação, transferindo-a com total garantia de confidencialidade para as suas instalações, especialmente preparada para o efeito (contra roubos, incêndios, pragas…). As poupanças, comparadas com se o cliente tivesse de condicionar as suas próprias instalações, são óbvias.
• Classificação e processamento de informação. O fornecedor indexa toda a documentação através de um sistema de códigos de identificação, de modo a que a sua integridade e privacidade sejam preservadas, permitindo a rápida localização da informação quando necessário.
• Segurança e controlo de acessos de informação. Um bom serviço de custódia documental não simplifica o acesso à informação –classificando de forma mais eficiente –  mas também garante que apenas as pessoas que foram utilizadas   para terem acesso a determinadas  informações sensíveis.
• Destruição certificada. Mesmo que seja a fase final de todo o processo, a destruição de documentos que já não precisam de ser preservados é crucial. Através da destruição certificada, não só de documentos em suporte em papel,   mas também de apoio magnético, evitam-se fugas de informação, a destruição de documentos é centralizada e a continuidade das empresas é protegida, protegendo-a de riscos como a espionagem industrial ou empresarial.

O salto para a digitalização

Paralelamente à preservação de documentos em papel, as organizações apostam cada vez mais na digitalização das suas informações, especialmente na que lhes é necessária no dia-a-dia. Além de promover o respeito pelo meio ambiente através da redução do consumo de papel, as empresas ganham agilidade universalizando o acesso à informação de forma rápida, simples e intuitiva.

No entanto, para chegar a esta fase é necessário ter a tecnologia e conhecimento necessários, algo que não está disponível para qualquer organização. Por esta razão,   também trabalhar para esta tarefa numa empresa especializada pode trazer vantagens importantes, não sóem termos de poupança de tempoedinheiro, mas também de eficácia, uma vez que isso leva a um maior know-how e experiência. Entre os serviços de valor acrescentado que estas empresas podem prestar, destacam-se os seguintes:

• Captura inteligente de informação. Graças à incorporação da tecnologia de Inteligência Artificial (IA) e machine learning (ML),a digitalização da informação passou de mera digitalização e OCR (reconhecimento de caracteres óticos) para uma contextualização da informação, sem necessidade de intervenção humana.
• Armazenamento em nuvem. O salto para um modelo de computação em nuvem traz consigo a democratização da informação, para que seja acessível a partir de qualquer lugare dispositivo. Numa época como a do presente, em que o espaço de trabalho se tornou um ambiente híbrido (trabalho presencial e teletrabalho), preservar a informaçãona nuvem é essencial.
• Automação de fluxo de trabalho. Estas empresas especializadas têm tecnologias sofisticadas de RPA (RoboticProcess Automation)que, combinadas com AI e ML, já levaram à hiperautomação. Tarefas repetitivas e baseadas em regras dentro do ciclo de vida de gestão documental podem ser executadas até 15 vezes mais rápido, ininterruptamente, e sem intervenção manual, reduzindo drasticamente a possibilidade de erros.  

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• Integração com outros sistemas de gestão. O sistema de gestão documental de um prestador especializado garante a sua integração com outras soluções essenciais para a empresa, seja no campo administrativo (ERP), comercial (CRM) ou RH.   (HRMS). Através de APIs e serviços web,a informação é acessível a estes sistemas mantendo a sua consistência, evitando duplicação e garantindo a rastreabilidade dos seus acessos.
• Digitalização certificada. A legislação permite que, mesmo nos casos em que os regulamentos exijam a conservação dos originais, o papel possa ser destruído. Para tal, é utilizada a digitalização certificada. No entanto, isto requer software aprovado pela Agência de Administração Tributária do Estado (AEAT), com o qual proceder apenas com a digitalização nos formatos digitais suportados (ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG2000, Acrobat 5 PDF 1.4 ou superior, TIFF 6.0 ou superior).
• Gestão de segurança. Um bom prestador de serviços de gestão de documentos é doada tanto com as tecnologias como com as políticas de segurança que minimizam as vulnerabilidades, contando também com medidas de recuperação de desastres em caso de infrações. Poroutrolado, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) pode impor sanções até 20 milhões de euros ou 4% do seu volume de negócios anual em casos de infrações mais graves, muitas das quais decorrentes de má gestão documental.  Um prestador especializado evita estes riscos, com a vantagem acrescida de assinar SLAs (Acordos de Nível de Serviço) em caso de incumprimento dos compromissos assumidos.

Por que um fornecedor end to end

Com o cenário descrito, é evidente que a gestão de documentos em organizações que lidam com um determinado volume de informação não é uma questão a ser tomada de ânimo leve: nem o mundo do papel foi completamente abandonado nem a digitalização da panaceia para o desafio colocado pela gestão documental. Ambos os mundos, os mais logísticos e tecnológicos,   são combinados com o resto dos processos de negócio.

Neste sentido, confiar num único fornecedor de gestão documental pode poupar muitas dores de cabeça às organizações:

• Diálogo com um único interlocutor. Tanto na fase de negociação como no dia-a-dia, passando pela resolução de qualquer incidente, tendo um único fornecedor simplifica a gestão. A confiança gerada por um único ponto de contacto é essencial nesta área.
• Reúna o melhor dos dois mundos. Quando a mão esquerda sabe o que a mão direita está a fazer, o resultado é sempre mais ideal. O mesmo acontece neste caso, em que um fornecedor de ponta a ponta é capaz de tirar partido das sinergias do melhor dos dois mundos, da logística analógica e do digital, em benefício do cliente.
• Soluções feitas à medida. Dependendo da complexidade dos ambientes e da cultura empresarial do próprio cliente, a necessidade de desenvolver soluções à medida pode prevalecer. Um fornecedor com o know-how e experiência tanto na custódia documental como na digitalização pode transferir as melhores práticas para concluir com sucesso projetos.
• Outsourcing interno. Basicamente, trata-se de realizar os serviços subcontratados nas mesmas instalações do cliente, aproveitando ao máximo o profissionalismo do fornecedor com um contacto ainda mais direto e personalizado.

Por que Adea?

Com mais de duas décadas de actividade, a Adea é um prestador de serviços de gestão de documentos end to end.   Com uma equipa de mais de 300 profissionais e mais de 100.000 m2   de instalações dedicadas  à custódia documental,a multinacional sempre optou pela inovação tecnológica, prestando serviços à medida do cliente na gestão da informação, tanto analógica como digital.

Ao longo destes anos, a Adea adquiriu uma experiência que lhe permite projetar processos de gestão de documentos de forma personalizada, adaptando-se de forma flexível às necessidades específicas dos clientes.