Digitalização certificada e facturação electrónica: a base da relação digital com a Administração

A Espanha é um dos países europeus na vanguarda da facturação electrónica. Dois regulamentos importantes favoreceram este salto para a digitalização, trazendo consigo importantes melhorias administrativas para as empresas:

• Decreto Real 1496/2003, de 28 de Novembro: Este é o regulamento que rege a facturação e abre a porta à emissão de facturas por meios electrónicos.
• Portaria EHA 962/2007 de 10 de Abril: Estabelece a digitalização certificada e os mecanismos para a sua realização, dando plena validade jurídica ao documento electrónico obtido até ao ponto de poder destruir o original em papel.

Esta última encomenda representou um salto qualitativo para as empresas, uma vez que antes do advento da digitalização certificada era necessário manter os originais em papel durante pelo menos cinco anos. Agora, porém, já não precisam de ser armazenadas, desde que a digitalização seja certificada: uma simples digitalização não confere validade legal.

Para se obter uma perspectiva real dos benefícios que a digitalização certificada trouxe, é necessário ser claro sobre alguns conceitos básicos:

• Certificado digital: Trata-se de um documento electrónico emitido por uma Autoridade de Certificação, como a Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), que é utilizado para associar uma pessoa, seja ela legal ou natural, a uma chave pública. O certificado torna possível confirmar a identidade dessa pessoa.
• Assinatura digital: É um mecanismo criptográfico aplicado a documentos electrónicos para identificar o signatário que, com a sua assinatura digital, garante a integridade do documento, ou seja, que este não foi adulterado.
• Digitalização certificada: Consiste na conversão de um documento de papel para formato electrónico, mas utilizando os formatos digitais aceites (ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG2000, Acrobat 5 PDF 1.4 ou superior, TIFF 6.0 ou superior) e o software aprovado pela Agência Estatal de Administração Fiscal (AEAT).

Gama de facturas a certificar

Uma vez obtido o certificado digital correspondente e utilizando as normas estabelecidas pela AEAT, é muito fácil certificar uma factura. Além disso, é praticamente possível certificar qualquer tipo de factura:

• Factura normal. A que é normalmente emitida com a venda de um produto ou serviço.
• Copiar factura. Esta é idêntica à factura normal, excepto que a palavra “cópia” aparece quando se trata de um duplicado.
• Factura correctiva. Quando é necessário corrigir uma factura normal.
• Factura simplificada. Isto omite os dados do destinatário e é emitido se o montante não exceder 400 euros (IVA incluído) ou quando se trata de uma factura de rectificação.
• Facturação recapitulativa. Isto inclui várias vendas ao longo de um período de tempo específico.
• Factura proforma. Estas são facturas que não são contabilizadas (ou mesmo listadas) uma vez que servem para fornecer informações ao comprador sobre uma venda que ainda não foi efectuada.

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Vantagens de ficar sem papel

A eliminação das facturas em papel traz consigo muitos benefícios, tanto em termos de custos como de operações. Em termos de redução de custos, podemos destacar o seguinte:

• É necessário menos espaço físico para armazenar toda a documentação, eliminando custos associados tais como vigilância, aluguer/compra de instalações, etc.
• São necessários menos recursos para gerir um maior volume de informação graças à digitalização, o que reduz a carga administrativa.
• Em termos das nossas obrigações fiscais, não só reduz a possibilidade de penalidades AEAT ao não poder localizar os documentos que nos são exigidos, mas também optimiza tarefas como as deduções de IVA ao ter plena visibilidade das despesas dedutíveis e a sua justificação.
• Ao ficar sem papel, a empresa melhora a sua reputação e imagem pública ao poder cumprir as certificações ambientais para demonstrar o seu compromisso com a protecção ambiental, tais como a ISO 14001.

Por outro lado, de um ponto de vista mais operacional:

• A segurança é aumentada: Por um lado, em termos de perda, destruição ou colocação de papel. Por outro lado, em termos de integridade de documentos, uma vez que esta é garantida com a certificação, evitando a falsificação.
• A informação é mais acessível e mais fácil de localizar, optimizando a gestão do dia-a-dia e a realização de auditorias mais complexas.
• A eficiência administrativa é aumentada, eliminando a possibilidade de erro humano e proporcionando uma perfeita rastreabilidade de qualquer modificação feita a um documento.
• Possibilidade de aumentar a automatização de processos como o de Contas a Pagar de uma forma simples, libertando recursos na área da Administração.

Porquê subcontratar o serviço

Tendo em conta os benefícios da digitalização certificada de documentos como as facturas, ainda é possível ir um passo mais longe e optimizar a gestão externalizando este serviço. O artigo 7 da Portaria EHA/962/2007 permite que o processo seja realizado “por um terceiro prestador de serviços de digitalização, em nome e por conta [do contribuinte], em ambos os casos utilizando software de digitalização certificado”.

Para além dos requisitos acima mencionados para cumprir com a legalidade da digitalização certificada (ter o seu próprio certificado digital e o software aprovado pela AEAT), é indispensável um acordo entre ambas as partes que autorize a digitalização.

Dado que a informação sensível está geralmente envolvida, o acordo deve incluir as devidas salvaguardas de confidencialidade e protecção de dados pessoais. Na mesma linha, deve notar-se que, nos casos em que a certificação é feita a partir de papel, o prestador de serviços deve também ter um serviço certificado de destruição confidencial, a fim de evitar qualquer fuga de informação, espionagem industrial, etc.

Optar pela externalização da digitalização certificada dar-nos-á a tranquilidade de ter todo o processo centralizado num único ponto, com as suas medidas de apoio e garantindo o acesso à informação ao abrigo de acordos rigorosos de nível de serviço (SLAs).

A externalização do serviço a um fornecedor experiente é a melhor forma de assegurar que o processo será executado rápida e eficientemente, com um retorno do investimento muito rápido. A Adea não só dispõe de toda a tecnologia necessária para cobrir o processo de ponta a ponta, mas também do pessoal qualificado para o fazer.