Digitalização de documentos: por que é importante numa empresa

O que é digitalização de documentos?

Na última década, as organizações viram o volume de informação com que tiveram de lidar crescer a um ritmo exponencial. Longe de chegar ao tão aguardado escritório sem documentos, grande parte destes dados vem sob a forma de documentos que impedem a sua partilha e uso para otimizar a tomada de decisão.

É aqui que a digitalização, a digitalização de documentos, entra em jogo, um processo que já não é tão complexo ou tão caro como no passado, e que pode mesmo subcontratar o serviço. Desta forma, todo esse fluxo de dados não estruturados é transformado num formato estruturado, que pode ser lido e processado por computadores. A digitalização documental e a gestão de documentos andam de mãos dadas.

Qual é a digitalização de documentos de uma empresa

Quando falamos de documentos, o salto do analógico para o mundo digital estende-se a todo o tipo de empresas e sectores. No entanto, seria um erro reduzir a digitalização documental a mera digitalização, a essa conversão em bits de informação, uma vez que requer uma série de tarefas anteriores e posteriores que não podem ser ignoradas.  A digitalização envolve o processamento dessa informação para torná-la tratável.

Desta forma, antes de realizar a própria digitalização com a ajuda dos scanners, todos os documentos devem ser recolhidos onde quer que estejam – por vezes fora das próprias instalações – e preparados para essa digitalização. Isto envolve, por vezes, certas tarefas manuais, tais como a extração de clips ou agrafos de folhas de papel e a sua classificação por tipos de  documentos para evitar confusão uma vez digitalizadas.

Após a digitalização, a digitalização não é completa sem reconhecimento ótico subsequente, de modo a que o conteúdo semi-estruturado seja identificado e o conteúdo audiovisual seja devidamente tratado, tendo em conta elementos como caracteres especiais ou códigos de barras.

Uma vez feito este processo, subtrai a sua gravação e verificação no sistema, validando cada registo de modo a que esteja em conformidade com as regras de indexação estabelecidas no formato que pretende exportar (txt, mdb, xml, pdf…).

Que benefícios a digitalização pode trazer à sua empresa

• Economias de armazenamento e manutenção. O espaço de armazenamento exigido por documentos digitalizados é significativamente inferior ao necessário quando estão no papel. 1 TB, que é a capacidade mínima de muitos discos rígidos, pode acomodar 6,5 milhões de páginas de documentos, o equivalente a 300 prateleiras cheias de documentos em papel.  Não se trata apenas de reduzir o espaço, mas também do custo associado a ele, uma vez que os arquivos e armazéns vêm muitas vezes com rendas, ar condicionado, segurança…
• Acessibilidade à informação. Quando a informação é corretamente digitalizada, classificada e indexada, o seu acesso é imediato. A digitalização documental proporciona uma maior rapidez na recuperação de dados, reduzindo os tempos de pesquisa da informação e, além disso, podendo fazê-lo e partilhá-lo a partir de qualquer lugar e dispositivo.

• Acessibilidade à informação. Quando a informação é corretamente digitalizada, classificada e indexada, o seu acesso é imediato. A digitalização documental proporciona uma maior rapidez na recuperação de dados, reduzindo os tempos de pesquisa da informação e, além disso, podendo fazê-lo e partilhá-lo a partir de qualquer lugar e dispositivo.
• Segurança da documentação. Uma vez digitalizados os documentos,  é possível estabelecer políticas de segurança que não só protejam a informação de ataques maliciosos, mas também defina diferentes perfis e privilégios de acesso dependendo do seu papel. No mesmo sentido, o software permite garantir a integridade dos documentos, oferecendo rastreabilidade de qualquer modificação es feita. Do mesmo modo, a digitalização de documentos abre a porta a cópias de segurança para manter os seguros em caso de catástrofes informáticas, catástrofes naturais, etc. com vista à continuidade do negócio.
• Proteção ambiental. Geralmente pensa-se nas toneladas de papel que a digitalização do documento poupa; no entanto, esta proteção para o ambiente vai muito mais longe, porque dar o salto digital também reduz drasticamente a pegada de carbono associada ao fabrico e utilização de fotocopiadoras e scanners, para não falar da enorme quantidade de consumíveis (cartuchos de tinta e toner) que necessitam.

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Documentos que podem ser digitalizados

Numa empresa, a variedade de documentos que podem ser digitalizados para ganhar agilidade e eficiência operacional é absolutamente transversal, incluindo quase todos os departamentos:

• Informação relativa a clientes e fornecedores:
  • Contratos: Estes são os documentos jurídicos que determinam a relação entre as duas partes e que, por vezes, têm de ser consultados regularmente. A sua digitalização simplifica estes acessos, bem como o seu acompanhamento em caso de renovações recorrentes.

• Facturas: O volume de faturas é enorme, acrescentando as de clientes e fornecedores. A sua gestão dentro do fluxo de informação de qualquer organização é simplificada graças à incorporação de faturação electrónica e digitalização certificada que pode permitir mesmo a eliminação do papel original.
• Notas e encomendas de entrega: Em ambos os casos, poder aceder à informação em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo pode resolver muitos problemas em situações como a distribuição de bens.

• Apólices: No caso das empresas de seguros, trata-se de documentos de consulta frequentes antes de qualquer reclamação ou renovação; a rapidez exigida, especialmente no primeiro caso, requer acesso praticamente em tempo real, algo que apenas a digitalização oferece.
• Material audiovisual: Intimamente relacionado com o ponto anterior e, especificamente, com sectores como a seguradora, a digitalização de documentos audiovisuais de sinistros é essencial face a reclamações futuras ou outros incidentes por parte dos clientes.
• Informação relativa aos Recursos Humanos e Finanças:
  • Contratos e recibos de ordenado: Especialmente nas médias e grandes empresas, ter esta documentação digitalizada num único repositório simplifica o trabalho da área de RH. HH. , que normalmente gera ficheiros nos  quais toda a informação de cada colaborador está incluída.

• • Demonstrações financeiras e documentos fiscais: Toda a documentação financeira, normalmente sujeita a rigorosos requisitos legais, presta-se à digitalização, em primeiro lugar porque é exigida pela Administração e, em segundo lugar, porque permite aumentar o apoio e a segurança da informação tão crítica para a continuidade do negócio.

Serviço de digitalização Adea. Como está o processo de digitalização

Apostar na digitalização documental tornou-se uma peça-chave para ganhar em agilidade e não ser deixado para trás na tomada de decisões no que diz respeito à concorrência. No entanto, é uma tarefa que pode consumir muitos recursos sem, por si só, fornecer valor acrescentado ao negócio. Portanto, confiar no outsourcing dessa função com um fornecedor especializado como a Adea é a melhor opção.

A tecnologia de ponta da Adea e a captura inteligente de informação aumentam a eficiência operacional, garantindo a segurança e o cumprimento. A empresa tem motores OCR de última geração, tecnologia de Inteligência Artificial para a interpretação de documentos estruturados e não estruturados e um ambiente multiplataforma que lhe permite operar em todos os tipos de sistemas e aplicações, independentemente do formato e do canal de entrada da informação.