Gestão de documentos: o grande desafio do novo escritório híbrido

Há uma tendência para pensar que a pandemia mudou os espaços de trabalho, mas não foi exactamente isso que aconteceu. Deveríamos falar de uma aceleração nos processos de transformação digital, especialmente em países como a Espanha. O confinamento, as medidas de saúde e a necessidade de continuidade do negócio trouxeram a chamada transformação do local de trabalho, para usar o termo anglo-saxónico, que está agora a varrer o mundo.

Com o novo normal, passámos do teletrabalho para o escritório híbrido, que divide o dia de trabalho em dias presenciais e dias domiciliários. Devido à complexidade do trabalho, ao aumento do volume de informação e à necessidade de colaboração, há uma série de questões que precisam de ser abordadas:

• Como se armazenam os dados? Existem silos de informação?
• A que dados é que os empregados precisam realmente de ter acesso, dependendo do seu papel?
• Quando a informação corporativa é acedida a partir de casa, é acedida de forma segura?
• O seu sistema de gestão documental – se o tiver – apoia a colaboração online entre funcionários que precisam dele?

Estas são apenas algumas das questões que cada empresa deve colocar a si própria quando embarca numa estratégia de espaço de trabalho híbrido.

O que é a gestão de documentos híbrida?

A informação continua a ser o bem mais valioso da organização, mas nem sempre lhe é dada a atenção que merece. É a base sobre a qual são tomadas as decisões estratégicas que determinam a direcção de uma organização, e é precisamente por isso que é necessária uma única fonte de verdade.

Assim, há uma necessidade crescente de implementar soluções de gestão documental que facilitem a melhor utilização e exploração da informação. Esta é a única forma de lidar com a recepção e gestão de dados estruturados, semi-estruturados ou não estruturados.

Acrescentando à complexidade da gestão da informação neste tipo de escritório doméstico alargado, os dados podem por vezes ser encontrados duplicados tanto em papel como em formato digital, resultando numa gestão híbrida de ficheiros com:

• Documentos analógicos: como regra, estes são considerados como os originais que a lei em muitos sectores exige que sejam armazenados por longos períodos de tempo.
• Documentos digitais: quando uma digitalização certificada tiver sido realizada – abordaremos esta questão em artigos futuros – o documento digital torna-se o original, ao ponto de poder destruir o suporte em papel em alguns casos. Se a digitalização não for certificada, este tipo de documento não terá validade legal e só será utilizado para uso interno.

Da gestão de ficheiros à gestão de informação

Assim, vemos que a hibridização do cenário é dupla, tanto da própria gestão documental como do espaço de trabalho. É por isso que é necessária uma estratégia, metodologia e ferramentas para gerir a informação ao longo do seu ciclo de vida (captura, processamento, acesso, gestão, medição, armazenamento, integração, preservação e entrega de informação).

A digitalização da gestão de documentos é um ingrediente essencial para o sucesso desta transformação do local de trabalho. Os benefícios da implementação desta tecnologia serão sentidos em breve. Algumas das mais importantes são:

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• Organiza a matéria-prima que é a informação sobre a qual é construída a estratégia empresarial. Sem informação correcta e verdadeira, não é possível tomar as decisões correctas ou tomar as decisões no momento certo.
• Melhorar os fluxos de trabalho que tornam a informação acessível e reutilizável. As tecnologias de automatização e os sistemas de nuvem permitem aos empregados trabalhar e colaborar independentemente da sua localização.
• Proporciona segurança adicional ao manter a perfeita rastreabilidade do acesso e modificações, com a possibilidade de incorporar diferentes políticas de segurança com diferentes privilégios de acesso, dependendo do papel desempenhado dentro da organização.
• Salta da gestão de documentos para a gestão de conteúdos, com melhorias a partir da própria extracção de dados. A incorporação de capacidades de aprendizagem de máquinas, conhecidas como Machine Learning (ML), permite, por exemplo, a extracção automática dos atributos das facturas dos fornecedores e a gestão das operações.

• Aumentar a produtividade e a eficiência. Graças a tecnologias como a Inteligência Artificial (IA), os recursos humanos são libertados de tarefas repetitivas para que possam concentrar-se num trabalho mais inspirador e de valor acrescentado. Um exemplo disto é a procura de informação dentro de dados estruturados e não estruturados de uma forma completamente desacompanhada.
• Segurança jurídica. Sistemas equipados com processamento em linguagem natural identificam e protegem automaticamente documentos contendo dados pessoais, evitando infracções causadas por erro humano, que talvez possam aumentar com a alternância de escritório/casa. Além disso, permitem a incorporação de assinaturas digitais compatíveis com aplicações de visualização de PDF, permitindo que os documentos sejam aprovados à distância.

Tirar o máximo partido da colaboração

Se a pandemia mostrou alguma coisa, é que as organizações que não dispunham destes sistemas de gestão documental sofreram muito mais. Não se trata apenas de aceder à informação do escritório remoto em que as casas se tornaram, trata-se de ter a tecnologia necessária para fazer fluir a colaboração através da empresa. É tempo de quebrar os silos de informação.

Uma boa solução de gestão documental resolve o desafio da colaboração a partir de três perspectivas diferentes:

• Entre empregados e departamentos: os sistemas de gestão de documentos significam que quando vários empregados têm de trabalhar no mesmo documento, podem visualizá-lo e editá-lo simultaneamente numa única sessão, independentemente de onde acedem ao mesmo.
• Com clientes e fornecedores: a troca de informações e documentos é também realizada com clientes e fornecedores, pelo que ter uma ferramenta de nuvem com a qual todos podem aceder e carregar documentos com segurança e com rastreabilidade ajuda a banir métodos com mais riscos, tais como o correio electrónico.
• Entre os diferentes sistemas: A solução de gestão documental é capaz de se integrar perfeitamente com todos os outros sistemas e aplicações de gestão empresarial, fornecendo uma visão holística da informação e abrindo o caminho para a colaboração entre departamentos.

Durante os meses de confinamento em 2020, os alunos mais favorecidos conseguiram sobreviver com facilidade graças a soluções de gestão documental baseadas na nuvem. Com a nova transformação normal e no local de trabalho, os benefícios são ainda mais evidentes na resposta ao desafio do escritório híbrido.