Gestão de Faturas de Fornecedor: Benefícios da Automação

A gestão de faturas de fornecedores, também conhecida nos departamentos de contabilidade como Contas A Pagar, tornou-se uma área que pode fazer a diferença na demonstração de resultados de uma organização. Se há anos já se percebia como as empresas apostavam numa digitalização deste processo, depois dos efeitos da pandemia, intensificou-se.

Este fenómeno não surpreende, dado que a necessidade de responder de uma forma mais ágil e, em muitos casos, remotamente, tem levado à procura de serviços automatizados de gestão de faturas por parte dos fornecedores. A incerteza sentida nos mercados, os problemas na cadeia de abastecimento e no ambiente económico sujeitos a constantes alterações exigem cada vez mais um compromisso firme com a automatização deste tipo de processos. É mais um pilar da transformação digital de qualquer organização.

Porquê automatizar a gestão da fatura do fornecedor

Quando uma estratégia automatizada de gestão a pagar é realizada, os benefícios da sua parte são logo notados:

• Controlo de faturas e rastreabilidade: Um fluxo automatizado de faturas não só impede que os documentos sejam perdidos ou duplicam a ocorrência, como permite que os pagamentos sejam cumpridos dentro dos prazos estabelecidos, saltando automaticamente alarmes antes de uma penalidade poder ocorrer por um atraso. O aumento do controlo interno das faturas também permite uma melhor classificação da informação, simplificando a sua partilha quando  necessário.
• Reduzir os erros do documento: A maioria dos erros de gestão são causados por intervenção manual, a eficácia da qual por vezes é diminuída pela carga de trabalho deste tipo de tarefas repetitivas. Ao automatizar a gestão das faturas, esta taxa de erro é drasticamente reduzida – até 99% – ao mesmo tempo que reflete toda a história do procedimento, simplificando o desempenho de qualquer auditoria.
• Gestão mais rápida das faturas.  Falar de uma  gestão mais rápida e eficaz das faturas dos fornecedores é falar de uma melhoria drástica no departamento de Finanzas. A automatização pode reduzir o tempo de gestão da fatura em até cinco dias, favorecendo assim o fluxo de dinheiro em dinheiro.

• Melhor planeamento orçamental. Tal como progrediu no ponto anterior, graças à automatização do processo de faturação, a área das Finanças tem mais ferramentas para gerir e planear os seus orçamentos. A visão obtida a partir das despesas é de 360º, com um desenho completo de todo o ciclo de vida dos Cuentas a Pagar, favorecendo uma  melhor análise e tomada de decisão com base em dados que permitam uma melhor negociação com os fornecedores.  No fundo, uma relação muito mais estratégica com estes é favorecida.
• Redução no uso de papel. Estamos a entrar plenamente na era dos sem papel, ou seja, de uma redução significativa da utilização do papel, o que implica em termos de custos associados e de proteção do ambiente. O facto de ter a gestão automatizada das contas a pagar tem sido extraordinariamente útil durante a pandemia, em que houve meses de confinamento em que só era possível teletrabalho, acedendo a faturas de qualquer lugar e dispositivo.
• Cumprimento dos regulamentos.  A atividade de muitas empresas é regulada de forma muito exaustiva, com prazos e condições muito marcantes. Ter o fluxo de faturas para fornecedores automatizados facilita o cumprimento deste regulamento, fixando-o nas regras comerciais em que a automatização é construída.
• Redução de custos e geração de valor. A redução das condições de pagamento e uma melhor situação inicial para negociar preços com fornecedores, a eliminação de sanções por não pagamentos ou atrasos, o menor consumo de papel…  são benefícios que apontam diretamente para as contas da empresa, permitindo-lhe usufruir de poupanças significativas de custos. Como se isso não bastasse, descarregar o pessoal destas tarefas tediosas, ao mesmo tempo que a melhoria da experiência dos colaboradores também abre a porta para cuidar de tarefas que tragam maior valor acrescentado à organização.

Qual é a automatização das Contas A Pagar

O processo de automatização das Contas a pagar pode ser estruturado em cinco fases fundamentais:

• Pedido de pedido.  Este é o primeiro passo, isto é, para fazer a compra. A primeira coisa a fazer é saber se tem orçamento suficiente e, se tiver, compare ofertas diferentes (a menos que já tenhamos um fornecedor regular).  É então e não antes quando a operação se materializa. Durante o mesmo volume, os prazos, descontos, condições vantajosas para o pagamento rápido, etc. são negociados  com o fornecedor.
• Validação de produto/serviço.  Uma vez que o produto chegue ou o serviço seja prestado, a empresa deve validar que este cumpre o acordo, tanto em características como prazos de entrega, etc., algo que pode ser feito em grande parte sem vigilância. Neste momento a fatura é obtida, que entra no sistema e, se tudo o que foi negociado anteriormente for cumprido, é aprovado.
• Registo da operação.  Uma vez aprovada a fatura, o próximo passo é o seu registo e pagamento dentro do prazo acordado. A automatização do caudal permite que estes pagamentos sejam cumpridos  e, além disso, que sejam detetadas as faturas que não tenham concluído o processo automatizado, de modo a que qualquer incidente seja resolvido antes de entrar em conflito com um fornecedor.
• Recolha e utilização de dados.  Quando uma fatura é paga, não termina o processamento. O processo de faturação dá origem a um relatório que sintetiza todos os dados da fatura e da operação realizada, estando arquivados no sistema Contas A pagar ou no ERP para manter um registo histórico de pagamentos para futuras consultas ou auditorias.

Por que a Adea é sua parceira para automatizar contas a pagar

A Adea tem equipas especializadas na automatização da gestão das faturas dos fornecedores. O seu know-how permite-lhe conceber os melhores processos para ganhar eficiência, proporcionando-lhes níveis de automação em que são derramadas as melhores práticas adquiridas ao mais de duas décadas de experiência.

A externalização da automatização da gestão de faturas de fornecedores com a Adea reporta uma otimização de flexibilidade e eficiência para as organizações, bem como uma redução de custos como resultado da melhoria de todo o ciclo de vida do processo, a partir do momento em que a encomenda é feita até que toda a operação seja registada na história da empresa,  Isto está em conformidade com os regulamentos existentes e adaptando-se dinamicamente às mudanças que podem ocorrer na esta.