Gestão documental na Administração Pública

Falar de Administração Pública já é sinónimo de falar de administração eletrónica, ao ponto de existirem certos procedimentos – como a declaração de IVA por empresas e freelancers – que só podem ser realizados eletronicamente.

O volume de informação tratada pelo sector público é enorme e totalmente incomportável se não depender de sistemas de gestão documental, que facilitem tanto o trabalho dos funcionários públicos como dos cidadãos em geral.

A importância da gestão documental na administração

A importância da organização, controlo e monitorização da informação que um sistema de gestão documental traz consigo torna-se máxima quando o enquadramos no domínio da Administração Pública.  Se anos atrás os benefícios operacionais que poderia trazer já eram percebidos, como uma relação com o cidadão mais próxima, ágil e personalizada, com a chegada das novas tecnologias de automação e a Inteligência Artificial (IA) atingiram níveis inimagináveis no passado.

A gestão documental proporcionou à Administração a capacidade de organizar a documentação administrativa de forma homogénea e eficiente, agilizando a execução de muitos procedimentos que anteriormente exigiam muito tempo e esforço.

Ao implementar os portais do cidadão, pode realizar os seus procedimentos em modo self-service, encontrando a informação que necessita e registando diretamente novos documentos no sistema. Graças à gestão documental, este processo é realizado de forma desacompanhada, levando os funcionários públicos a funções que proporcionam maior valor tanto à Administração como ao cidadão.

Desafios na implementação de um sistema de gestão documental na  Instituição Pública

A tecnologia é importante, mas não é o único desafio que a Administração enfrenta quando se trata de implementar uma estratégia de gestão documental. Entre os desafios que também saltam no seu caminho estão:

• Mudança cultural. É essencial e deve vir de cima para baixo. Os funcionários públicos devem ser retreinados e devidamente treinados para que o projeto seja bem-sucedido. Neste sentido, o envolvimento dos quadros superiores e do pessoal durante a implementação do sistema de gestão documental é essencial para vencer as resistências à mudança. Afinal, ninguém melhor do que os funcionários para conhecer a complexidade de cada fluxo de documentos.

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• Conceção/Redesenho de processos. Na ordem das ações, deve prevalecer qual serviço queremos lançar e quais dados são necessários para ele, e não o contrário. Com base nesse fluxo de informações, novos processos devem ser desenhados para, na medida do possível, simplificá-los com a incorporação de tecnologias de RPA (Robotic Process Automation).  Esta reformulação é crucial tanto para ajudar os cidadãos a concluir os procedimentos em tempo útil como para saber, a todo o momento, em que fase se encontram.
• Racionalização e simplificação de tarefas administrativas. Esse desafio não é apenas proporcionar à Administração maior agilidade por meio de automação e IA, mas também reutilizar recursos que ela já possui. Desta forma, e como aliás já está incluído na regulamentação em vigor, nenhum cidadão deverá ter de enviar determinada documentação como o seu documento de identificação ou o seu certificado de registo – o que dá início a processos internos – quando a Administração pode aceder a esta informação que já está na sua posse. A burocracia tem de ser descarregada.
• Interoperabilidade entre administrações públicas (PAP). A colaboração entre os diferentes níveis da Administração e as suas múltiplas agências é essencial para poder prestar serviços públicos de qualidade. Os Esquemas Nacionais de Segurança e Interoperabilidade, desenvolvidos para o efeito, devem ser acompanhados de  um sistema de gestão documental que evite a duplicação de documentos, elimine silos de informação e garanta a qualidade dos dados mestre em cada gestão.                                                                                              

Benefícios de um sistema de gestão documental adequado

• Segurança da documentação. Grande parte da enorme quantidade de dados tratados pela AAPP são informações pessoais sensíveis. Através da implementação de um sistema de gestão documental é muito mais fácil estabelecer a rastreabilidade e monitorização dos acessos, garantindo a privacidade dos documentos. É garantida a conformidade com regulamentos como a nossa LOPD (Lei de Proteção de Dados) ou o RGPD Europeu (Regulamento Geral de Proteção de Dados). Além disso, ter procedido à digitalização da informação e blindá-la na nuvem com as devidas apólices de segurança, é também um seguro contra roubo físico, desastres naturais, incêndios, etc.

• Economia de espaço. O armazenamento e preservação de documentos não é um processo de gestão documental exclusivo das últimas fases do seu ciclo de vida, mas abrange toda a sua existência. Se toda a informação a tratar pela Administração tivesse de ser armazenada em repositórios físicos, o  número de instalações necessárias para o efeito, com os custos associados, seria extraordinário. A digitalização da informação e a sua gestão documental simplifica esta conservação em todas as suas vertentes, podendo ser feita localmente  (on-premise) ou na  cloud (cloud).
• Já não é apenas que os novos  modelos de cloud híbrida permitem o acesso remoto a partir de qualquer lugar e em  qualquer dispositivo – que teve de ser acelerado durante o confinamento de 2020 durante a pandemia – mas que abordar um projeto de digitalização e gestão documental na Administração favorece a procura de informação e o acesso à mesma em tempo real. Para isso, anteriormente, teria de ser captado e indexado, processos que agora podem ser realizados automaticamente contando com tecnologias de Inteligência Artificial (IA).
• Decisões baseadas em dados. O  processamento de grandes volumes de dados  é impossível sem uma estratégia adequada de gestão documental. Graças  a isso, é possível cruzar informações de diferentes fontes, que no caso da Administração podem ser  outros órgãos ou instituições públicas, a fim de executar determinadas políticas ou tomar decisões. Um bom exemplo dessa gestão documental é a Renda Vital Mínima (IMV), para a qual cada aplicação é refletida em um arquivo formado por documentos de diferentes níveis da Administração.
• Dados abertos. Os chamados  Dados Abertos ou  Dados Abertos são aqueles que estão acessíveis e disponíveis para todos, sem restrições técnicas ou legais. A publicação e, em certos casos, a anonimização dos dados é um processo de gestão documental que pode ser realizado automaticamente. Graças  a esses Dados Abertos, a Administração é mais transparente para ocidadão, favorecendo seu controle democrático, e a inovação é incentivada com a implementação de novos serviços públicos que são alimentados por esses dados.

Serviço de Gestão Documental Adea

Dotar a Administração Pública de uma gestão documental eficiente não se reduz a uma questão tecnológica, mas implica uma forma diferente de trabalhar. A Adea tem experiência para lidar com projetos de grande escala em que processos ineficientes são identificados e novos fluxos de informação são projetados para ganhar agilidade e produtividade.

Automatizar um processo mal concebido significa automatizar ineficiências. A Adea trabalha para evitar tais situações, cumprindo todas as normas e regulamentos de segurança e interoperabilidade, lançando as bases para uma verdadeira sociedade da informação.