Pós-COVID: Gestão documental dos procedimentos de insolvência

Um dos efeitos mais graves da pandemia em resultado do confinamento e da paragem da atividade empresarial tem sido o impacto económico nas famílias e nas empresas, causando uma das maiores crises económicas conhecidas.

Como resultado desta grave situação, o encerramento de empresas e empresas deverá triplicar em 2020 face a anos anteriores a esta crise, e mesmo continuar em 2021.

A saída de muitos destes processos de falência não passa de um processo de insolvência.

O que é um processo de insolvência?

Os processos de insolvência são os iniciados quando uma pessoa singular ou jurídica entra numa situação de insolvência corrente ou iminente, não podendo fazer face às suas dívidas. Tem como objetivo negociar e chegar a um acordo entre credores e devedores. O valor do Administrador de Insolvência é responsável pela gestão destes procedimentos.

Qual é o trabalho do Administrador de Insolvência?

O seu trabalho é analisar, avaliar e verificar se a empresa declara em concorrência o cumprimento de todas as formalidades exigidas por lei. Além disso, é responsável por examinar o inventário da empresa e ligá-lo aos créditos dos seus credores.

O valor do administrador de insolvência é importante e delicado, uma vez que deve ser imparcial. Ou seja, não representa apenas os interesses do devedor ou dos credores.  O seu trabalho é encontrar a melhor solução para ambas as partes e sempre sob a supervisão de um juiz.

Quem pode iniciar o processo de insolvência?

Têm o direito de solicitar o necessário concurso ao devedor, caso em que se chama concurso voluntário e será o próprio devedor a justificar o seu endividamento, e qualquer um dos seus credores.

Qual é o procedimento de insolvência?

O processo de insolvência consiste em três fases distintas, em princípio sucessivas:

1. Declaração de insolvência
2. Fase comum para determinação ativa e passiva em massa falida
3. Solução ou saída do processo, seja por acordo ou liquidação

Quais são as secções em que o processo está dividido?

O procedimento de concorrência é dividido em seis secções em cada uma das quais, as performances de cada uma delas são ordenadas, podendo abrir o maior número de peças separadas que necessário ou conveniente:

Em especial, as secções referidas no artigo 183.o da Lei da Falência22/2003 são as seguintes:

• 1. A primeira secção abrange a declaração de concorrência, as medidas cautelares, a decisão final da fase comum, a conclusão e, se for caso disso, a reabertura do concurso.
• 2. A segunda parte abrange tudo o que diz respeito à administraçãode insolvência da parte da insolvência ou à nomeação e estatuto dos administradores de insolvência, à determinação dos seus poderes e ao seu exercício, responsabilidade e, se for caso disso, à responsabilidade dos administradores de insolvência.
• 3. A terceira parte abrange a determinação da massa ativa, as autorizações para a alienação de ativos e direitos da massa ativa, a substância, a decisão e a execução das ações de reintegração e redução, bem como as dívidas da massa.
• 4. A quarta secção abrange a determinação da massa passiva, da comunicação, do reconhecimento, da graduação e da classificação dos créditos de insolvência e do pagamento dos credores.  Esta secção incluirá igualmente, numa peça separada, decisões declarativas contra o devedor que tenham sido acumuladas na concorrência dos credores e as execuções comunicadas ou retomadas contra a insolvência.
• 5. A quinta secção abrange a convenção e a liquidação,incluindo o acordo antecipado e a liquidação antecipada.
• 6. A secção Seis abrange a classificação da concorrência e os seus efeitos.

A importância da gestão documental em processos de insolvência

Como é evidente no ponto anterior, desde a declaração de concorrência até à fase final, acordo e liquidação,falamos de um processo intensivo na utilização da documentação administrativa, tanto física, em papel, como digital, uma vez que desde o início, com a apresentação de elementos de prova administrativos na declaração (encomendas, embalagens, faturas, ativos) e procedimentos subsequentes é necessário gerir, e posteriormente proteger durante os prazos estipulados por lei, um grande número de documentos para realizar o procedimento com todas as garantias.

Como é que a AdeA ajuda os Administradores de Insolvência?

A AdeA presta serviços de gestão e custódia de documentos ao coletivo de Administradores de Insolvências há 20 anos.

Há vários serviços de que o administrador de insolvência beneficia.

Em primeiro lugar, note-se que o encerramento de uma empresa ou de uma empresa implica, em muitos casos, o encerramento das instalações e/ou da sede e, nesses casos, a primeira ação que os administradores de insolvência tomam na AdeA consiste em recolher e recolher com segurança toda a documentação da empresa sujeita ao procedimento para garantir a sua conservação e disponibilidade.

“Geralmente, o administrador de insolvência já conhece a AdeA e contacta-nos por telefone ou através do nosso website, e atribuímos imediatamente o pedido a um consultor responsável pela avaliação e orçamentação do trabalho de recolha, transporte e guarda da documentação a manter.”

“O processo de avaliação é rápido, pois há muita experiência neste tipo de projeto e, em geral, em 24 horas podemos apresentar ao administrador uma solução chave na mão e um orçamento para o trabalho. Desta forma, o administrador pode tomar uma decisão rapidamente. Na AdeA cuidamos do resto.”

“Na AdeA dispomos dos recursos necessários: consultores comerciais com vasta experiência nestes casos, documentaristas para cuidadosamente inventar documentação, transportadoras, contentores e veículos seguros para transferências, bem como centros de custódia com a capacidade e tecnologia adequadas para realizar o trabalho com plena garantia.”

“Outro aspeto fundamental deste serviço é que ao longo do processo e em caso de reabertura do procedimento o administrador pode sempre solicitar o acesso à documentação, se necessário.”

No que diz respeito ao compromisso de serviço, é muito comum que os administradores deixem tudo bem amarrado, mesmo pagando antecipadamente o serviço completo, incluindo a recolha, a custódia e a destruição confidencial de documentos no final do ciclo de custódia, assinando inclusivamente a autorização de destruição confidencial para uma data específica.

“Temos de ter em conta que os períodos de custódia são de longo prazo, geralmente de 10 anos ou mais, e num período tão longo muitas coisas podem acontecer, como a reforma do administrador de insolvência designado para o procedimento.”

O que acontece depois de concluído o procedimento e após os anos de custódia exigidos pelo administrador?

“Até essa altura chega a AdeA propõe-se sempre incluir no contrato de prestação de serviços uma prestação que reúna contratos de prestação de serviços com o administrador de insolvência assim que a data de vencimento da tutela chegue e que sejam específicas de cada procedimento. Tal como está por escrito, a data AdeA é escrupulosamente cumprida com o acordo contido nesse contrato. É habitual informar o administrador de insolvência, por escrito e com antecedência, do fim do prazo de custódia no caso de ser necessário alargá-lo, e se não for necessária qualquer prorrogação, é necessário que o administrador autorize a proceder à destruição confidencial da documentação e uma vez que tenhamos feito o certificado correspondente de destruição confidencial. Outras vezes, embora raras, os administradores optam por realizar uma análise seletiva ou completa da documentação da custódia para salvaguardar uma cópia em formato digital antes de prosseguir com a destruição confidencial”

O fundamental é que qualquer que seja a sua necessidade, a AdeA tem sempre uma solução para administradores de insolvência.

Se é administrador de falência e precisa de um endereço para as  suas necessidades de gestão e custódia documental, não se esqueça de contactar a AdeA no seguinte endereço de e-mail: gesral@adea.pt indicando no Assunto: o motivo do seu pedido e entraremos em contacto consigo.