Gestão documental no novo normal
Durante anos, a certeza de que a informação é o bem mais valioso das organizações foi reforçada; no entanto, é também o mais abundante. As empresas e as administrações públicas enfrentam uma verdadeira explosão de informação que, se não for gerida corretamente, pode dificultar a sua competitividade.
Dizem que quando a maré se apaga, descobre-se quem usa um fato de banho e, nesse sentido, a pandemia COVID-19 baixou o nível da água para os tornozelos, descobrindo quais as organizações que tinham feito os trabalhos de casa. Aqueles que não tinham sistemas de gestão documental (DMS), em muitos casos viram o seu negócio interrompido por não poderem aceder e gerir informações-chave para a sua atividade.
Pelo contrário, as organizações que tinham sistemas de gestão de documentos fáceis de usar conseguiram implementar uma estratégia de teletrabalho nos meses mais difíceis de confinamento, simplificando a vida dos seus colaboradores, precisamente, nos momentos mais complicados para todos. Este facto tem levado a que os processos de transformação digital nas empresas aceleremem vários anos, tanto naqueles que já tinham uma estratégia a este respeito, impulsionada pela eficiência e competitividade, como nos mais atrasados, agora impulsionados pelo desespero.
Embora tenhamos ouvido há anos que a era do papel, mesmo que seja preservada como suporte, passou para uma vida melhor, a verdade é que hoje em dia as organizações continuam a armazenar caixas e caixas de documentos que precisam de ser digitalizados e entrar no fluxo documental para tirar o máximo partido deles. Ter um gestor de documentos nestes casos é essencial.
Os novos desafios do gestor do documento
Já não basta ter um repositório de documentos com o respetivo back-up em caso de incidente. Agora, no meio da era dos big data,é necessário ter uma rastreabilidade completa da informação, acessível instantaneamente a partir de qualquer lugar e dispositivo e com integrações com aplicações de terceiros. Por isso, ter um gestor de documentos não garante necessariamente que esteja na melhor situação para enfrentar a nova realidade do mercado, em que os concorrentes se movem a uma velocidade “em tempo real”.
Existem ainda organizações que estão hoje confiantes nos seus sistemas de gestão de documentos, apesar de terem sido desenvolvidas há quase duas décadas – choveu muito desde que a Gartner publicou o seu primeiro Quadrante Mágico para DMS em outubro de 2004 – e dificilmente evoluíram tecnologicamente desde então. Funções básicas como o reconhecimento de caracteres para a digitalização dedocumentos, o manuseamento de vários formatos (PDF, HTML…) ou uma indexação rápida e simples e recuperação de documentos é o mínimo que pode ser solicitado hoje a partir deste tipo de soluções.
Por conseguinte, para responder às necessidades atuais do negócio, é necessário considerar outro tipo de consideração:
- Abordagem da plataforma. Embora seja verdade que o termo DMS ainda é usado para se referir a este tipo de soluções, a verdade é que a abordagem mudou nos últimos anos, movendo-se mais para um horizonte de plataforma, com uma consola centralizada a partir da qual é possívelgerir qualquer serviço relacionado com o ciclo de vida completo da informação, desde o momento em que é introduzido no sistema até que flua transversalmente pelos diferentes departamentos da organização.
- Soluções em cloud. Nesta mesma linha ese não foisuficientemente claro, o coronavírus deixou claro o imperativo de que este tipo de soluções olhassem para a cloud. Apostar num modelo SaaS(Service-as-a-Service) não só proporciona a capacidade de generalizar o teletrabalho e maiores níveis de flexibilidade e escalabilidade para enfrentar a incerteza, como também garante o seu apoio e evolução praticamente de forma desacompanhada. Em todo o caso, note-se que falar sobre a cloud não se refere apenas à cloud pública, mas sim a ambientes híbridos em que os sistemas de gestão de documentos são capazes de funcionar quando necessários em ambientes de cloud.
- Segurança reforçada. A nova abordagem em nuvem permite um reforço da segurança da informação, com backups na mesma nuvem e a capacidade de estabelecer políticas de segurança que garantam o acesso controlado a qualquer documento, com rastreabilidade transparente dos seus movimentos, algo muito importante a ter em conta em certos sectores em que a conformidade regulamentar a este respeito é muito exigente.
- ApIs abertos. Qualquer sistema de gestão de documentos deve ter conectores e APIs abertos que permitam a sua integração com aplicações críticas ao negócio, que já não são apenas ERP,CRM ou bases de dados, mas também aplicações de escritório na nuvem como Google Drive, G Suite e Office 365, por exemplo,e outros tipos deserviços na nuvem, como o Dropbox.
- Mais inteligência. A incorporação das capacidades de automação e Inteligência Artificial (IA), tanto em termos de classificação, como de produtividade (indexação automática de documentos com palavras-chave) ou mesmo de segurança da informação (detendo comportamentos anómalos de acesso à informação), parecem fundamentais num gestor de documentos para lidar com o novo normal. Graças a tecnologias como a RPA (RoboticProcess Automation) e Machine Learning (ML), as organizações podem criar fluxos de trabalho documentais mais eficientes e seguros, ganhando agilidade automatizandotarefas tediosas que levam demasiado tempo para os colaboradores que poderiam trazer mais valor noutras áreas. Da mesma forma, esta IA permite antecipar, mesmo, certos incidentes sem a necessidade de intervenção manual.
- Ecosistema de parceiros. Cada vez mais, é necessário ter soluções verticais que se adaptem às peculiaridades de um sector de atividade específico. Por esta razão e uma vez que quase nenhum fornecedor de DMS tem a capacidade de desenvolver versões verticais infinitas por si só, é sempre aconselhável avaliar o seu ecossistema de parceiros ou a facilidade de personalizar o seu desenvolvimento.
Pilar da transformação digital
Qualquer estratégia de transformação digital deve ser construída com base numa gestão documental adequada, uma vez que o acesso, a administração e a capacidade de partilhar informações de forma segura dependerão da tomada de decisões estratégicas para as organizações. Graças à evolução tecnológica vivida nos últimos anos, é agora possível responder a estas necessidades, proporcionando às organizações níveis de agilidade, eficiência e flexibilidade nunca antes vistos.
