HR onboarding: O que é e como automatizá-lo

Quando uma pessoa assina por uma empresa, a desorientação de chegar a um novo local pode dificultar a sua adaptação e, com ela, a sua produtividade. Não se trata apenas de conhecer a cultura empresarial do novo empregador, mas também da sua estrutura, dos seus processos internos ou mesmo das ferramentas que tem à sua disposição para realizar o seu trabalho.

A isto acresce, além disso, a necessidade de cumprir todos os procedimentos estabelecidos de acordo com a legislação laboral. A boa notícia é que há uma solução e, além disso, pode ser automatizada.

O que é HR onboarding? HH.?

HR onboarding  HH. trata-se de resolver precisamente esse problema, tentando familiarizar o novo colaborador o mais rapidamente possível com a organização, os seus processos, a sua cultura. Não é apenas uma espécie de  kit de boas-vindas, mas este embarque começa, mesmo antes da contratação ocorrer: ao mesmo tempo em que a oferta de emprego é lançada até que o novo membro da organização adquira velocidade de cruzeiro em termos produtivos.

Não é uma questão trivial: além de afetar a produtividade da empresa, contribui para reter talento numa altura em que a escassez de pessoal qualificado em alguns sectores está a penalizar as organizações.

Quais são os objetivos do onboarding

Os principais objetivos de um RH onboardingHH.  podem ser reduzidos a três fundamentos:

• Integração do colaborador na nova empresa: O objetivo é que o novo contratado conheça em primeira mão a cultura empresarial do seu novo destino, a estrutura organizacional e o que significa que tem de desempenhar o seu trabalho.
• Aceleração da sua incorporação: A realização deste acompanhamento ativo ao colaborador abre caminho à incorporação, sentindo uma parte ativa da empresa desde o primeiro momento.
• Compreensão das atividades e objetivos da empresa: Desta forma, a empresa acelera a curva de aprendizagem e adaptação do colaborador e, com ela, que este começa a ser um membro produtivo da organização.

Diferença entre o onboardinge e a introdução

Se tende a usar os termos de onboarding e introdução como sinónimos no âmbito desse primeiro contacto de um empregado com a sua nova empresa. No entanto, há diferenças que devem ser salientadas. Enquanto o onboarding  abrange de forma abrangente a adaptação e integração do novo trabalhador de diferentes perspetivas (culturais, operacionais, legais…) e estende-se ao longo de vários meses, a introdução limita-se aos primeiros dias na empresa, contando com ações específicas.

A introdução visa formar o novo colaborador em termos de regulamentos e funcionamento interno da empresa como primeiro contacto com a cultura organizacional. Enquanto o onboarding  tem uma maior margem de manobra para melhorar significativamente a experiência do colaborador, a introdução  resume-se à formação.

Benefícios do efectivo onboarding

• Integração com a cultura corporativa. Se o  processo de onboarding  for devidamente concebido, o colaborador terá conhecimento desde o primeiro momento das políticas internas da empresa, bem como as suas regras do ponto de vista jurídico, social e de segurança.
• Maior confiança na empresa e estabilidade. O trabalhador sente-se mais confortável sabendo desde o primeiro momento o seu papel, a filosofia da empresa e o lugar que ocupa nela, evitando assim qualquer possível mal-entendido.
• Aumento da motivação dos empregados.  Graças ao hr onboardingo. HH. , o empregado sente-se melhor acolhido, gerando uma sensação de pertença e com a certeza de que não é um mero número numa folha de cálculo.
• Evite resignações e melhore a retenção de talento.  Derivados diretamente do ponto anterior, estudos recentes revelam que as empresas que têm uma  estratégia de onboarding rh. HH.  bem definidos, conseguem reter mais de 90% da força de trabalho durante o primeiro ano.
• Melhorar a produtividade.  A conclusão com sucesso de um  processo deonboardingdevidamente definido proporciona mais garantias de aumento do desempenho, melhorando a experiência do cliente. Alguns estudos também indicam que, automatizando o processo, os tempos são simplificados e o cumprimento das fases é protegido, o  que pode melhorar a produtividade em até 20%.

Fases de automatização de um  processo de onboarding

• Procure o candidato.  Este é o ponto de partida e pode ser simplificado utilizando um formulário de candidatura ao  emprego bem estruturado. Assim, o sistema pode descartar automaticamente candidatos que não se encaixem no perfil exigido.
• Uma entrevista.  Uma vez selecionados os melhores candidatos,  podem ser estabelecidas viagens personalizadas para que seja o sistema que envia comunicações a candidatos e empregadores para organizar entrevistas pessoais.
• Incorporação do candidato.  Quando o departamento responsável dá luz verde e comunica para a HR. HH. , as regras comerciais programadas permitirão solicitar automaticamente ao novo empregado toda a documentação necessária para formalizar o contrato. Um bom RH a bordo. HH.  permitirá acompanhar a rastreabilidade da entrega e a aprovação de todos os formulários e documentos necessários. Além disso, o sistema também armazena candidatos descartados, classificando-se de acordo com o seu perfil para futuras vagas.
• Processo de formação e adaptação à empresa.  Graças à HR onboarding. HH. , os colaboradores podem aceder automaticamente a todas as aplicações e ferramentas de que necessitam para realizar o seu trabalho de forma eficaz. O sistema fornece os recursos informáticos (logins, contas, acesso ao portal dos colaboradores…). Na mesma linha, através do fluxo de trabalho estabelecido para novas contratações, é muito fácil partilhar conhecimentos essenciais e verificar o progresso da sua aprendizagem.
• Acompanhamento do trabalho.  A medição dos resultados é crucial e, se não conseguirmos os resultados desejados, poderemos descobrir que o problema reside na conceção do processo de embarque  e não no novo colaborador. Para isso, é essencial definir KPI’s, como o desempenho de determinadas tarefas, e assim avaliar automaticamente o desempenho e adaptabilidade do trabalhador, saltando alarmes proativamente para corrigir possíveis desvios no tempo.

Serviço de Automação de Processos Adea

A Adea tem uma vasta experiência em automatização de todo o tipo de processos, abordando ambas as questões de integração tecnológica e conformidade regulamentar, omnicanal, etc. Num assunto como os GRs. HH. , Adea reuniu as melhores práticas que lhe permitem combinar perfeitamente a automatização do fluxo de trabalho  com o fator humano.

Além disso, a nossa equipa de profissionais adapta o design dos processos ao novo espaço de trabalho, que inclui colaboradores no escritório, 100% teletrabalhos e o modelo híbrido que combina ambos, sem onboarding de RH. HH.  perder a eficácia.