Etapas para identificar se um processo pode ser automatizado com RPA

Em muitas organizações, uma boa parte dos seus colaboradores investe mais de 25% do seu tempo durante o dia de trabalho na realização de tarefas manuais e repetitivas, muitas delas destinadas a recolher informação e introduzi-la em sistemas informáticos. Além de reduzir os rácios de produtividade por trabalhador, esta situação acaba por desencorajar a mão-de-obra, que não consegue explorar todo o seu potencial. De acordo com um relatório do McKinsey Global Institute, em cerca de 60% das profissões, pelo menos um terço das suas atividades poderia ser automatizada.

Introdução ao conceito de RPA

A tecnologia RPA (Robotic Process Automation) baseia-se em software capaz de executar tarefas baseadas em regras de forma totalmente desacompanhada. Os chamados bots RPA são combinados com Inteligência Artificial (IA) e machine learning (Machine Learning) para otimizar operações comerciais.

Com uma implementação fácil e custos muito baixos, a tecnologia RPA não requer software personalizado ou integração árdua do sistema. Aplicados aos processos certos e devidamente configurados, os bots de software  podem aumentar a produtividade de uma equipa em 35% a 50%.

Principais passos para identificar processos automáveis

• Uma dasmáximas de um processo automatizado é que pode ser antecipado, é previsível e, como tal, responde a uma regra de negócio. É um processo em que a interpretação não tem lugar, sendo executada com base num conjunto de parâmetros objetivos que, em geral, estão destinados a repetir ao longo do tempo. Referimo-nos a processos estáveis com métricas muito específicas.

• Trabalho manual. Embora, como vimos no ponto anterior, muitas destas tarefas respondam a um trabalho mecânico, sistemático e altamente repetitivo, são muitas vezes realizadas manualmente por pessoal cuja qualificaçãoestá a ser desperdiçada. Automatizar um processo com a tecnologia RPA permite-lhe libertar essa parte da força de trabalho destes  trabalhos enfadonhos, aproveitando ao máximo um talento que é cada vez mais difícil de capturar para  que contribua com mais valor acrescentado para a organização.  Além disso, outra vantagem adicional associada aos robôs RPA é a sua capacidade de trabalhar 24x7x365, sem acusar a exaustão.
• Processos simples sem exceções habituais. Embora seja verdade que, dada a natureza da previsibilidade, uma boa estratégia de processos automatizados deve começar pelo mais simples, isso não implica necessariamente que tenhamos de lá permanecer.  Passar de menos para mais é uma abordagem muito apropriada, iniciando a automatização para as tarefas em cuja execução não há exceções habituais. No entanto, os algoritmos que governama automatização podem tornar-se mais complexos à medida que ganhamos experiência, sendo capazes de automatizar processos em que intervêm múltiplos fatores de condicionamento que podem derivar a ação numa direção ou noutra.

• Consumo de recursos. Muitasvezes, enquadra-se no erro de pensar que a automatização dos processos é justificada por uma procura de poupanças substanciais de custos ou pelo facto de a tarefa a automatizar ter um elevado volume transacional. No entanto, este nem sempre é o caso; por vezes basta que o processamento consuma uma elevada quantidade de recursos, quer devido ao tempo que requer, quer pelo número de pessoas ou sistemas que são obrigados a participar, o que aumenta o risco de erros humanos que, longe de pouparem, podem aumentar os custos.
• Redução de erros. Tal como avançamos no ponto anterior, os erros humanos nas tarefas que são executadas manualmente podem trazer consigo consequências não intencionais. Ao contrário de uma pessoa, um bot não acusa fadiga ou perda de atenção, por isso minimiza os riscos e torna-se uma força de trabalho constante. No entanto, é importante ter cuidado externamentena programação de bots, evitando distorções, porque se não, o que conseguiremos através da RPA é replicar automaticamente uma série de erros. Por esta razão, nunca faz mal verificar processos automatizados.

Exemplos de processos que podem ser automatizados

• Atendimento ao cliente e serviço pós-venda. A automatização de processos está a ganhar muito peso nesta área, uma vez que aumenta significativamente a satisfação do cliente e as descargas para apoiar os departamentos. A tecnologia RPA reduz drasticamente os tempos de espera e, portanto, a resolução de incidentes.
• Gestão de faturas. Processá-los não traz uma mais-valia especial para a organização e, no entanto, é uma tarefa crítica para qualquer empresa.  Por outro lado, o facto de receber faturas em vários formatos (papel, PDF, Word…) obriga-o muitas vezes a introduzir os dados manualmente. Graças à tecnologia RPA, em combinação com o OCR, é possível automatizar tanto a entrada destes dados como executar outras tarefas associadas, como a reconciliação de erros.
• Reconciliação contabilística. Verifying a exatidão dos registos e saldos em diferentes tipos de documentos contabilísticos é essencial para as empresas. Os bots RPA permitem automatizar a extração de dados de múltiplas fontes de documentação, desde extratos bancários a faturas, acelerando e simplificando o processo.

• Gestão de ordens de compra/venda. Além da complexidade que partilha com o processamento de faturas, esta gestão incorpora também uma dificuldade acrescida: a participação de diferentes sistemas de gestão, como CRM, ERP ou outro software de contabilidade. A fim de agilizar o processo e evitar erros comuns como a duplicação de dados, a melhor solução é optar pela RPA, que é capaz de gerir sem supervisão a entrada da encomenda, referências cruzadas, etc.
• Gestão de pagamento. O processamento da folha de pagamentos no final do mês é uma tarefa que é repetida periodicamente da mesma forma. Embora esteja sujeito a uma série de requisitos legais, é muito fácil incorporá-lo no bot que automatiza o processo. Em casos mais complexos, como aqueles em que o número de horas extraordinárias varia, também é possível estabelecer regras que o processem sem necessidade de intervenção humana.
• Contratação. A incorporação de novos colaboradores envolve uma série de processos, tanto do ponto de vista jurídico (contrato), como de recursos humanos (pacote de boas-vindas, formação…) ou mesmo da área de Tecnologias de Informação (criação de contas de utilizador, endereço de e-mail…), que podem ser facilmente automatizados.

Uma ferramenta  dea RPA

Adea tem uma vasta experiência na área da automatização de processos. Com soluções baseadas tanto na sua própria tecnologia como em contar com  parceiros de topo, a empresa é capaz de desenvolver soluções à medida, acabando por se adaptar como uma luva às necessidades específicas  de cada negócio.

Desde a identificação de processos e configuração do fluxo de trabalho, à implementação da tecnologia RPA e à sua supervisão, a Adea abrange todas as áreas da organização, integrando a tecnologia de assinatura digital  para abrir o leque de possibilidades com plena validade legal.