IDP: Processamento inteligente de documentos
Os dados são a força vital para qualquer negócio; No entanto, converter em informação útil toda a riqueza de documentos e ficheiros que chegam a uma empresa não é uma tarefa fácil e faz a diferença quando concorre. Há muitas empresas que renunciam a utilizar as informações valiosas fornecidas pelos dados não estruturados que recebem ou que, para o fazer, recorrem à extração manual destes dados.
Esta remoção manual já não deve ser uma opção para as organizações porque, mesmo para as mais pequenas, que lidam com um volume menor de documentação, acaba por ser ineficiente. Felizmente, a tecnologia fornece outras alternativas.
O que é processamento de documentos inteligentes?
A extração de informação evoluiu muito rapidamente nos últimos anos, chegando a convergir diferentes tecnologias que apresentam diferenças entre elas:
- OCR (Reconhecimento de Caracteres Óticos). O reconhecimento ótico do carácter, na sua essência, converte o texto digitalizado como uma imagem num ficheiro de texto legível por máquina. Embora há anos tenha sido um passo gigante no que diz respeito à extração manual de dados, tem limitações funcionais, especialmente quando os documentos não são baseados em modelos simples ou têmvariações no design. Além disso, não pode extrair qualquer contexto dos dados extraídos nem é adequado para documentos não estruturados e semi-estruturados ou manuscritos.
- RPA (Automação robótica de processos). Os bots de software representam um avanço sobre o OCR, pois permitem automatizar tarefas como capturar informações para processar uma transação, manipular dados, desencadear respostas ou comunicar com outros sistemas informáticos. No entanto, partilha com o OCR uma limitação: é muito eficaz quando os dados estão disponíveis num formato estruturado com pouca ou nenhuma variação, mas as regras em que se baseia para o seu desempenho são extremamente sensíveis a quaisquer alterações na estrutura do conteúdo de entrada. Isto resulta num maior esforço para manter e escalar estes.
- IDP (Processamento Inteligente de Documentos). Ao contrário do OCR, o processamento inteligente de documentos permite a captura de informações de documentos estruturados, semi-estruturados e não estruturados, que podemir desde texto de e-mail a PDF ou diferentes documentos digitalizados que não estão sujeitos a qualquer modelo. Graças à incorporação de tecnologias como a Inteligência Artificial e o Deep Learning, o IPD classifica e extrai os dados relevantes para posterior processamento, melhorando significativamente o processo, validando mesmo a informação e apresentando-a no formato estruturado pretendido. Graças à IA, um sistema IDP aprende continuamente com dados sem qualquer intervenção humana ou configuração de regras no sistema.
Casos de uso mais comuns
- Captura e extração de dados. Graças aos algoritmos e à sua capacidade de aprendizagem contínua, o IDP é capaz de extrair informação inteligentemente de uma imagem digitalizada. Por outras palavras, não é necessário que os dados sejam estruturados em formatoS CSV, XML, JSON… pelo contrário, é capaz de identificar dados específicos entre dados não estruturados, tais como um número de encomenda num talão de embalagem. Em tarefas específicas como o processamento de hipotecas ou faturas, é especialmente útil, minimizando os erros e racionalizando a gestão.
- Classificação e verificação. Entre as tecnologias de IA utilizadas pelo IDP está o Processamento de Línguas Naturais (PNL), graças ao qual determinados conteúdos se relacionam com as categorias existentes e permitem a classificação e verificação da informação. Se o sistema digitalizar um documento, graças aos algoritmos é capaz de reconhecer automaticamente que é um recibo e não uma folha de pagamento, por exemplo. Graças a esta capacidade de verificação, o IDP tornou-se um aliado na luta contra a fraude, reduzindo o número de transações financeiras ilegais.
- Anonimização de dados. Quando certos ficheiros são processados, tais como cartões de crédito, relatórios médicos, etc. é possível que, dependendo da finalidade dessa captura de informação, não seja necessário recolher informações confidenciais, como dados pessoais. O processamento inteligente de informação é capaz de identificar esses dados automaticamente e anonimizá-lo, preservando a privacidade e cumprindo a legislação em vigor, como o RGPD.
- Criação de Cliente. Especialmente em setores como o financiamento, o IDP é especialmente útil para realizar o que é conhecido como KYC (Know Your Customer) processos, que consistem basicamente em verificar queo cliente é quem ele diz ser para lhe dar acesso a determinados produtos e serviços. Para tal, o sistema processa documentos de identificação como identificação, passaporte ou carta de condução, entre outros.
Vantagens da utilização do IDP
- Tempo de processamento reduzido . A rapidez com que um sistema IDP é capaz de processar dados está longe dos processos manuais que até muito recentemente foram estabelecidos nas organizações. Estima-se que possa levar a uma poupança de tempo de 90%, passando de vários minutos na classificação e extração de informação para poucooupoucos segundos.
- Aumento da produtividade. À velocidade com que é produzido o processamento inteligente de dados, além disso, a capacidade desta tecnologia de assumir enormes volumes de dados, tornando-o em 24×7. Como resultado, os rácios de produtividade disparam nas empresas, uma vez que todos os processos dependentes desta extração e classificação de informação são simplificados. Neste mesmo sentido, a libertação dos colaboradores destas tarefas também contribui para o desempenho de funções de maior valor acrescentado para a organização.
- A precisão. Como no desempenho de qualquer tarefa repetitiva que se torna aborrecida, a fadiga acaba por fazer uma aparição e, com ela, aumenta a propensão para cometer erros cujas consequências são exponenciais quando falamos sobre o manuseamento de informação para outros processos. O processamento inteligente de dados produz até 99% de precisão nestas tarefas, sem cair em fadiga e, pelo contrário, melhorar constantemente graças à sua funcionalidade de aprendizagem automática.
- Melhora a segurança. Como salientámos nos casos de utilização, as funcionalidades adicionais de IA que distinguem o IPD da OCR ou da RPA permitem ao sistema garantir o cumprimento da legislação relativa à proteção de dados pessoais, enquanto a sua capacidade de verificar informações tornou-se um instrumento-chave nos processos KYC e anti-branqueamento de capitais (AML, para o seu acrónimo em inglês).
- A escalabilidade. Um sistema IDP é capaz de gerir e processar grandes volumes de dados sem a necessidade de aumentar recursos ou contratar mais pessoal. Esta capacidade não é ou é útil quando se enfrenta uma estratégia de crescimento e expansão do negócio, mas também nos picos sazonais que algumas empresas têm, como o retalho, por exemplo, durante a Black Friday ou o Natal.
- Economia de custos. Embora os benefícios económicos mais importantes venham do aumento daprodutividade e da poupança e libertação do tempo dos colaboradores, a tecnologia IDP traz consigo um retorno quase imediato do investimento. Logicamente é muito mais barato do que a extração manual, mas também do que recorrer à OCR ou RPA, com a vantagem adicional de ser capaz de processar dados não estruturados, que afinal são quase 80% dos que são tratados por uma empresa.
Instalações de Adea
Graças à tecnologia de ponta com que a Adea trabalha, tornou-se um parceiro excecional para ajudar as organizações a capturar, classificar e consolidar informação, independentemente do canal físico ou digital através do qual é recebido e do formato em que é apresentado.
Através das suas soluções e com a ajuda da Inteligência Artificial, esta informação está integrada nos sistemas e processos automatizados da empresa de forma a aproveitar toda a sua riqueza. As empresas em setores para os quais a informação é tão crítica como na Banca, Saúde, Administração Pública ou Serviços Públicos, entre outras, já beneficiaram dos serviços da Adea.