Dicas para melhorar a gestão documental na sua empresa

Todos os processos de negócio e de tomada de decisão que o afetam partilham o mesmo pilar: a informação. No entanto, o facto de todos estes dados existirem na organização não é sinónimo de serem utilizados. Para isso, é necessário localizá-los, acessá-los, utilizá-los e compartilhá-los de forma rápida e eficiente, algo que não ocorre em todos os casos.  

Existem inúmeros estudos que determinam que um colaborador pode passar uma média de uma hora por dia do seu dia de  trabalho à procura das informações de que necessita para executar as suas tarefas. A solução para resolver este problema passa por uma estratégia adequada de gestão documental.

Aqui estão algumas recomendações para chegar a uma conclusão bem-sucedida no gerenciamento de informações.

Digitalização de documentos

Digitalizar documentos que estão em papel é essencial, mesmo aqueles que as empresas são obrigadas por lei a manter por anos. Essa digitalização facilita muito o acesso à informação e ao trabalho colaborativo.

No entanto, pode não ser necessário digitalizar todos os documentos da empresa, mas rever os arquivos e determinar quais não valem a pena ter em formato eletrônico – embora estejam localizados e indexados – pode acelerar o processo e nos fazer ganhar capacidade de armazenamento digital. No caso de documentos que não precisam ser mantidos em papel, a digitalização traz economia e melhorias de eficiência desde o primeiro minuto.

Entre os benefícios derivados dessa digitalização estão:

• Economia de espaço : Ter documentos em formato eletrônico nos permite economizar muito espaço de armazenamento no escritório e, com isso, uma redução de custos.
• Segurança : A digitalização nos dá aquela tranquilidade extra que acompanha saber um backup de cada documento, para que as informações nunca sejam perdidas.
• Acesso universal: O compromisso com plataformas em nuvem permite um acesso mais rápido às informações em qualquer lugar, a qualquer momento e a partir de qualquer dispositivo, com a vantagem adicional de aplicar políticas de segurança que registram rastreabilidade e controlam o acesso por perfis de usuário.

Classificação adequada

Uma das chaves para tirar o máximo partido da digitalização da informação e melhorar a gestão documental é fazer uma classificação adequada de todos os ficheiros. Para isso, vale a pena sentar com calma e analisar a estrutura organizacional e os processos dentro da nossa organização.

Em virtude dessa análise e do conteúdo de cada documento, o próximo passo é categorizar os arquivos para que a busca subsequente por qualquer informação seja mais rápida e eficiente. Esta classificação também abre caminho para que a colaboração entre diferentes departamentos seja muito mais fluida, agilizando os processos associados, seja em marketing, vendas, atendimento ao cliente, etc.

Utilização de metadados

Se a classificação adequada dos documentos é essencial para uma pesquisa eficiente, fazer bom uso dos metadados não é menos assim. Os metadados são dados que descrevem outros dados e  são importantes porque servem para identificar, autenticar e contextualizar documentos ao longo do  seu ciclo de vida.  Para entendê-lo de forma simples, os metadados de um documento podem coletar informações sobre sua data de criação, tamanho do arquivo, autor ou uma pequena coleção de palavras-chave. Eles não são estáticos, mas dinâmicos, pois também coletam informações sobre a última vez que foi acessado ou modificado, quem o fez, etc.  sendo muito útil para gerenciamento de alterações  e gerenciamento de versões.

Graças a estes metadados, não só a pesquisa e análise de informação é otimizada, como também tem um impacto muito positivo noutros processos, tais como:

• Padronização de documentos: Através de metadados é possível estabelecer uma série de critérios fixos para a sua identificação, de modo a reduzir o risco de inconsistências ou outros tipos de erros.
• Reutilização e troca de dados: Especialmente nesses documentos mais densos, os metadados podem nos ajudar a interpretar melhor seu conteúdo, até mesmo avaliar sua qualidade e estimar se vale a pena usá-los.
• Recuperação: Os metadados também fornecem informações que simplificam a recuperação de informações, seja fornecendo à pessoa de contato, se houver restrições de acesso, como localizar um documento específico offline…

Criar modelos de documentos

Dado o número de diferentes tipos de documentos tratados por uma empresa (folha de pagamento, faturas, guias de remessa, ordens de compra, etc.) se para cada um deles for definido um modelo, como um modelo, todo o processo de gestão de documentos é significativamente melhorado. Esta otimização é percebida a partir da própria criação do documento, uma vez que apenas o conteúdo irá variar, mas não a sua estrutura, que terá sido previamente desenhada para simplificar o resto da gestão documental.

Centralizar conteúdo

Um dos erros mais generalizados no passado em termos de gestão documental foi a construção de silos de informação que acabaram por isolar alguns departamentos deoutros. O resultado foi a perda de informações na tomada de decisões, documentos duplicados e processos de negócios lentos. O melhor remédio para esse mal é a centralização de conteúdo, para que todas as informações estejam no mesmo ponto, preservando a máxima de que o que não está no sistema, não existe.

Ao centralizar a informação, a qualidade da informação é otimizada, reduzindo o risco de erro humano e simplificando o estabelecimento de políticas de acesso que democratizem a informação nas organizações.

O serviço de gestão documental  da Adea

Os serviços e soluções de gestão documental da Adea têm ajudado as empresas a reduzir os custos e o tempo que gastam a gerir as suas informações há décadas, com todas as salvaguardas de segurança e conformidade regulamentar. Independentemente do canal de receção ou do seu formato, a tecnologia da Adea permite a captura inteligente  de informação em processos de digitalização, armazenando documentos num único Content Hub acessível a partir de   qualquer lugar.

Graças à Adea, o acesso, gestão e partilha de informação na sua organização não representará qualquer problema, aliviando-o para além das tarefas mais tediosas graças à sua tecnologia de Inteligência Artificial e automação.