O que é a transformação digital

A existência de um mercado dinâmico e em constante mudança exige que as empresas se adaptem às novas exigências do mercado, a fim de se instalarem solidamente no futuro.

A transformação digital consiste na aplicação de tecnologias digitais em todas as áreas de uma organização, criando novas oportunidades de negócio e remodelando operações convencionais para entregar novos valores aos seus clientes. Trata-se de reestruturação organizacional e operacional, uma vez que afeta diretamente os processos e estratégias estabelecidos para os adaptar às novas tecnologias digitais.

A transformação digital necessita, portanto, de uma mudança de mentalidade e atitude que permita que as organizações sejam posicionadas num novo ambiente em que todas as empresas que não tenham sido capazes de se adaptar às novas exigências do mercado e à transformação digital associada dificilmente terão espaço.

Transformação documental digital

O conceito de gestão documental não é novo. Uma vez que os documentos escritos existem, desenvolveu-se a necessidade de os gerir em paralelo, aplicando uma série de práticas para os gerir de forma eficaz e sistemática. Estas práticas devem permitir a inclusão de novos documentos no ficheiro, a sua localização inequívoca, a eliminação de todos aqueles que poderiam ter-se tornado obsoletos e a sua ótima preservação a longo prazo.

Estes princípios têm perdurado ao longo do tempo, e mesmo que a tendência atual seja cada vez mais direcionada para a extinção do documento em papel para se tornar documentos digitais ou eletrónicos, continuará a ser essencial ter uma organização abrangente que permita o controlo dos documentos. Para atingir este objetivo, devem ser considerados critérios definidos quanto à conservação dos referidos documentos ou à sua sujeição; ou seja, estabelecer um critério de arquivo consolidado adaptado às necessidades do cliente e aos regulamentos que podem ser aplicados ao longo da vida do documento, desde a sua criação à supressão do documento, garantindo o acesso, legibilidade, autenticidade, validade e integridade de cada documento que faz parte do arquivo eletrónico.  

O papel de Adea

A Adea, consciente do momento de transformação em que estamos, assume um compromisso firme em oferecer aos seus clientes soluções que se enquadrem nas novas tendências da transformação documental digital, prosseguindo a otimização e melhoria dos serviços exigidos, apostando em soluções digitais e focando a sua atenção na transformação digital de documentos.  

Para o efeito, desenvolveu a Adea Digital, que nasceu como objetivo de promover a transformação digital e prestar serviços eletrónicos de gestão de documentos a todas as empresas e clientes que queiram dar o passo em direção a ambientes digitais, oferecendo soluções robustas para a preservação digital e fornecendo ao ficheiro eletrónico as mesmas garantias que sempre ofereceu na sua gestão de ficheiros físicos, aplicando critérios claros para a gestão de documentos, como a preservação, integridade, disponibilidade ou supressão, e oferecendo soluções robustas para a  segurança.  

A gestão electrónica de documentos proporciona uma melhoria para evitar a perda de eficiência operacional,, así como una maior eficacia bem como uma maior eficiência na localização e consultoria de documentação, bem como na prevenção da perda ou deterioração de documentos ao longo do tempo, oferecendo uma imagem inovadora da empresa que aposta numa manutenção dentro do mercado atual e futuro.