Rastreabilidade documental e sua importância na empresa

Dizer que a informação se tornou um dos bens mais valiosos para qualquer organização é um mantra vazio quando se perde o controlo dessa informação. Tomar decisões sãs, baseadas numa única fonte de verdade e a tempo de reagir a situações imprevistas, é possível se houver garantias de que os dados que estão a ser tratados são fiáveis.

Como é possível usufruir destas garantias quando são tratados cada vez mais volumes de informação em que, além disso, um maior número de pessoas intervém? Só há uma resposta: rastreabilidade documental.

O que é rastreabilidade do documento

Atualmente, os fluxos colaborativos nas empresas são a ordem do dia e o mesmo documento passa por muitos departamentos desde a sua criação até ao seu posterior arquivo para futuras consultas. Durante o processo de elaboração, em que várias pessoas participam frequentemente, é crucial ter identificado qual é a versão mais recente do documento e manter um controlo rigoroso das mudanças no mesmo.

A rastreabilidade documental resolve este problema, determinando a localização dos documentos a todo o momento e identificando qualquer pessoa que interage com eles, quer consultando-os, modificando-os ou realizando qualquer outra operação (cópias, remessas, etc.). Assim, os principais elementos que são tidos em conta para obter uma rastreabilidade documental correta são:

• A origem, ou seja, a pessoa com quem o ciclo de vida desse documento começou na nossa organização, quer na criação, quer na sua receção, porque não nos esqueçamos que pode ser, por exemplo, uma fatura enviada por um fornecedor.
• Os prazos a que este documento está sujeito quando faz parte de um fluxo de trabalho definido, identificando em que fase do mesmo se encontra.
• As operações a que está sujeita, desde edições a extensões ou outras alterações a que está sujeita, identificando o autor ou autores destes e o momento em que ocorreram.
• A localização dentro da organização documental da empresa, quer na nuvem, quer na rede corporativa local.

Benefícios da rastreabilidade documental para uma empresa

• Recuperação de informações: Acompanhar a rastreabilidade dos documentos, mesmo que estes não sejam normalmente consultados, permite que as empresas recuperem qualquer informação no momento certo, o que evita perder oportunidades de negócio ou que a tomada de decisão que requer essa informação seja adiada.
• Promove a segurança e previne a fraude: Ter uma solução que dê visibilidade à rastreabilidade documental aumenta significativamente a segurança da informação porque nãolhe permite saber a localização do documento ao longo de todo o seu ciclo de vida, mas também revela quem o criou, quantas mãos passou ou, mesmo, quem a eliminou.

Desta forma, é possível evitar qualquer tipo de fraude que odese de uma edição não autorizada do documento ou, simplesmente, que não cumpra as normas em vigor, como é o caso do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).

• Identificar tarefas pendentes: Quando o traço dodocumento  é enquadrado dentro de um fluxo de trabalho definido, é muito fácil descobrir em que fase desse processo está e quantos passos ainda estão por concluir para o completar. Nas operações internas de uma empresa, isto pode ser crucial para evitar estrangulamentos na aprovação de documentos por um determinado departamento (faturas, licenças, etc.) . Dinamiza, portanto, os processos operacionais de uma organização.
• Redução de custos e poupança de recursos: Ter sempre a informação que diz respeito a um documento digitalizado poupar-nos-á muito tempo nas buscas e favorecerá a democratização da informação com acesso às suas políticas de  segurança de acordo com as políticas de segurança estabelecidas.  Por outro lado, ao armazenar estes documentos na nuvem, não se evita gastar em infraestruturas tecnológicas, mas favorece o acesso à informação em todos os momentos e a partir de qualquer dispositivo.

Relevância da gestão documental para uma rastreabilidade eficaz

A verdade é que a relação com o controlo da rastreabilidade dos documentos leva-nos inevitavelmente a falar de gestão documental, porque sem este tipo de soluções e os processos que ela implica, é difícil proceder a este controlo da informação. Afinal, a rastreabilidade é o resultado da organização sistemática que realiza uma boa gestão documental, com a qual os processos são padronizados e, graças às novas tecnologias (RPA, IA…), são automatizados, ganhando assim eficiência operacional.

Um sistema de gestão de documentos favorece e, ao mesmo tempo, utiliza a rastreabilidade para trazer mais qualidade aos processos empresariais, uma vez que permite estabelecer alarmes proactivos para, por exemplo, impedir que determinados prazos caducem em que um documento tenha de cumprir um procedimento. A margem de erro é minimizada graças ao tandem formado pela gestão documental e ao controlo da rastreabilidade da informação.

No final do dia, seguir o caminho da informação é sempre mais fácil quando se encontra num repositório centralizado e, além disso, através de um sistema padronizado que elimina particularidades. É precisamente isso que a gestão documental traz, que fornece uma visão de 360º de cada ficheiro.

Porquê apostar nos serviços de gestão de documentos da ADEA

A rastreabilidade é um meio, não um fim e, como vimos ao longo do artigo, faz parte de uma estratégia mais alargada de gestão de documentos. Abordar a implementação de uma solução destas características não é um processo único ou padrão, mas requer uma personalização que se adapte às características específicas de cada empresa.

Há décadas que a AdeA presta este tipo de serviços a todos os tipos de setores, conhecendo as peculiaridades de cada um delese tendo uma equipa profissional capaz de projetar de forma clara e precisa os fluxos de trabalho ideais para melhor controlar os  processos documentais. Graças ao seu know-how e à aplicação de tecnologia de ponta, a AdeA fornece às empresas a capacidade de gerir a sua informação de forma colaborativa ao longo de todo o seu ciclo de vida.