Sistema de gestão de documentos: conceitos-chave e principais benefícios
No meio da era da informação, as organizações acumulam um volume crescente de dados, armazenando e gerindo uma enorme quantidade de documentos. Esta é a razão pela qual a gestão documental se tornou um instrumento essencial para as empresas e administrações públicas, o que significa o controlo de uma forma eficiente e sistemática da criação, receção, manutenção, utilização e alienação de todos estes documentos.
O que é um sistema de gestão de documentos?
Um sistema de gestão de documentos é aquele que armazena, gere e controla o fluxo de documentos dentro de uma organização, com tudo o que isso implica, uma vez que, mesmo antes do seu armazenamento, o documento deve ser capturado de várias fontes e em vários formatos. O objetivo, em última análise, é garantir a preservação da informação, garantindo ao mesmo tempo que esta é acessível sempre que necessário pelas pessoas autorizadas a fazê-lo.
Para que é um sistema de gestão de documentos?
Para lidar com estas enormes quantidades de informação, as organizações recorrem a sistemas de gestão de documentos, graças aos quais é possível lidar com a documentação de uma forma muito mais eficiente. Não se trata apenas de ter um repositório centralizado para armazenar a informação, mas de coordenar e controlar tudo o que afeta cada um dos documentos, desde a sua criação ou receção à sua localização e aos acessos que lhe são tidos .
O sistema de gestão de documentos deve abranger todo o ciclo de vida dos documentos, preservando-os e conservando-os, permitindo a sua recuperação e troca quando necessário. Para isso, uma solução destas características define e estabelece a automatização de uma série de tarefas e fluxos de trabalho que, ao mesmo tempo que asseguram o cumprimento da legislação em vigor (preservação de documentos, privacidade, RGPD…) contribuem para a informação que flui em toda a organização, eliminando departamentos estanques e melhorando a eficiência operacional.
Características de um gestor de documentos eficiente
Para que um sistema de gestão de documentos preserve documentos com garantias de autenticidade, integridade e fiabilidade, permitindo o seu acesso durante o tempo necessário, deve ter funcionalidades muito específicas:
- Catalogação de documentação. É essencial ser capaz de organizar, pesquisar e recuperar informação mais rapidamente. Para o efeito, os documentos são catalogados utilizando categorias, subcategorias e metadados, acelerando os resultados do motor de busca e conseguindo encontrar o mesmo documento utilizando critérios diferentes para o mesmo.
- Capacidade de integração. O mesmo documento pode ser utilizado por diferentes departamentos, para diferentes finalidades e através de uma grande variedade de aplicações. Por esta razão, a integração com soluções de terceiros é crucial: além de permitir que a informação flua em toda a organização, evitará duplicações e fornecerá dados mais fiáveis em menos tempo.
- Controlo de versão. Os documentos não têm de ser estáticos ou protegidos da mudança, pelo que é necessário ter controlo de versão. Em muitos casos, é informação colaborativa em cuja elaboração um grupo de pessoas participa. Ser capaz de manter a rastreabilidade desse documento, preservando a história das mudanças e a sua autoria enriquece o resultado final. Desta forma, é possível reverter para uma versão anterior em caso de erro e impedir que a edição de um colega seja realizada numa outra anterior.
- A segurança. Embora seja verdade que nem todos os documentos têm a mesma criticidade e, por conseguinte, a sua fuga não põe em perigo a organização da igualdade de medidas, a segurança deve fazer parte do ADN de qualquer sistema de gestão de documentos. As políticas de segurança devem ser definidas tanto para proteger documentos de ataques de fora da organização como de potenciais riscos internos. Esta proteção deve ser acompanhada de controlo de acessos e, naturalmente, da realização de backups que garantam a continuidade das empresas em caso de catástrofe.
- Inteligência Artificial (IA). A incorporação da tecnologia de IA nos sistemas de gestão de documentos significou um salto qualitativo na gestão da informação, dando origem ao que tem sido chamado de Inteligência de Conteúdo. Automaticamente, o sistema é capaz de executar certas tarefas, desde digitalizar ficheiros até encontrar dados específicos para classificar documentos por campos de metadados não acompanhados.
- A escalabilidade. A escolha de um sistema de gestão de documentos não deve basear-se nas necessidades atuais, mas sim nas futuras. Decidir sobre uma solução que não seja capaz de escalar e enfrentar o crescimento exponencial da informação que a empresa certamente terá de enfrentar pode ser fatal.
- Soluções em Cloud. Atualmente, apostar num sistema de gestão de documentos que não está na nuvem está a perder uma vantagem competitiva muito valiosa. A pandemia tem sido responsável por demonstrar isso, uma vez que as empresas que podiam aceder remotamente à sua informação têm sido ágeis no que diz respeito à implementação de estratégias de teletrabalho, enquanto as que dependiam de infraestruturas locais para aceder aos seus documentos sofreram uma paralisia ou abrandamento das suas empresas.
Principais vantagens de um sistema de gestão de documentos
- Proteção de informação. Num contexto como o atual, em que se multiplicam as falhas de segurança e os casos de ransomware, um sistema de gestão de documentos ajuda a minimizar os riscos associados a ataques informáticos. Graças à sua camada adicional de controlo de acesso é possível garantir que a informação correta é acedida e partilhada pela pessoa certa ao cliente, empregado ou fornecedor autorizado.
- Informação mais acessível. Não encontrar um documento que seja necessário no tempo ou, o que é pior, desviá-lo pode significar perdas substanciais para a organização, não só económicas, mas também reputacionais. Um sistema de gestão de documentos facilita o acesso à informação ao clique de um botão.
- Aumento da eficiência. Um dos benefícios que são mais rapidamente percecionados após a implementação de um sistema destas características é a maior agilidade com que trabalha. Automatizar a forma como os documentos da sua organização são geridos estabelece novos fluxos de trabalho mais dinâmicos e contribui para uma maior mais-valia.
- Redução de duplicados. Um sistema de gestão de documentos evita dois tipos de duplicação: por um lado, o dos dados/documento em si graças à sua metodologia de classificação; e, por outro lado, a de certas tarefas. As bibliotecas de metadados eliminam qualquer tipo de confusão, impedindo que o mesmo documento que serve diferentes departamentos tenha “vidas paralelas”.
Gestão de documentos na empresa digital
Os benefícios de um sistema de gestão de documentos numa empresa digital são mais evidentes, com benefícios como a automatização de processos ainda mais notórios. Utilizando tecnologias RPA (Robotic Process Automation), tarefas como a captura de documentos podem ser executadas sem vigilância, libertando recursos de pessoal e reduzindo o risco de erros.
Abordar a digitalização da informação com o apoio de um sistema de gestão de documentos permite-nos enfrentar o atual boom de dados, com capacidade ilimitada de armazenamento sem ter associado elevados custos de infraestruturas físicas (armazéns, segurança, ar condicionado…). Quando a digitalização é realizada, além disso, apostando num modelo em nuvem, os custos são drasticamente cortados, tanto na gestão documental como na manutenção do software.
Da mesma forma, a digitalização traz consigo uma redução muito significativa da utilização do papel, o que ainda significa para o ambiente. Ao mesmo tempo, abre a porta a toda uma série de novas funcionalidades especialmente ligadas a ambientes colaborativos em que a coautoria, a transparência e a conformidade regulamentar não são um problema.
Por que Adea
A Adea tem a experiência e tecnologia necessárias para cobrir todo o ciclo de vida documental de qualquer organização, desde a entrada inteligente de qualquer documento físico ou digital, graças ao seu módulo Adea Capture Hub, até ao resto das fases e utiliza que um documento passa.
Módulos como o Adea Content Hub ou o Hyperautomation Hub fazem a diferença na gestão de documentos graças à utilização de tecnologias de IA e de baixo código que simplificam a integração com software de terceiros e aproveitam ao máximo a automatização de tarefas complexas. Tudo isto com a tranquilidade que vem com saber que a sua gestão documental vai crescer ao mesmo ritmo que as necessidades do seu negócio, sem ser deixado para trás.
