Tendências de 2022 na Gestão de Documentos
Juntamente com as pessoas, os dados são o bem mais valioso de qualquer organização. No entanto, para tirar o máximo partido deles e transformá-los em informações valiosas – o que os ingleses chamam de actionable insights – é necessário realizar uma correta administração dos mesmos. As soluções de gestão de documentos entram em jogo, capazes de capturar, registar, indexar e gerir a informação de forma não acompanhada, desencadeando a eficiência das empresas.
Introdução do estado atual do título de revisão do mercado de gestão de documentos
O mercado das soluções de gestão de documentos está a crescer. De acordo com um relatório recente da Fortune Business Insight, espera-se que até 2029 cresça a uma taxa anual de quase 17%, o que dá uma ideia muito clara da aceitação que está a ter nas organizações, tanto nas esferas pública como privada.
Num cenário eminentemente dominado pela cloudcloud, este tipo de soluções procura otimizar fluxos de trabalho e reduzir custos através da digitalização de processos, abrindo-se cada vez mais para modelos de serviço de subscrição em que nem sequer é proprietárioou o software que gere documentos. Embora sectores como as telecomunicações ou a Banca e seguros continuem a ser os tratores desta tecnologia, cada vez mais sectores como a Saúde, o Retalho ou a Administração Pública dependem dos benefícios da gestão documental.
Tendências a ter em conta para 2022 e para o futuro
- Um maior foco na cibersegurança. Um dos grandes impulsionadores da digitalização da gestão documental tem sido a segurança física da informação. Ao saltar para o avião eletrónico, não é nemfácil guardar cópias de cópias de cópias de segurança de documentos, mas também permitir que sejam salvaguardadas de desastres naturais, desde incêndios a inundações. Nesse sentido, apostar em soluções em cloud e nos modelos SaaS (Software-as-a-Service) tem ganho muitos seguidores. No entanto, a proteção da informação do ponto de vista digital não deve ser negligenciada e, por isso, a ênfase na cibersegurança está a ser uma das grandes tendências do ano. Especialmente, naqueles que deram o salto para a cloud, a aplicação de tecnologias de encriptação e o estabelecimento de políticas de segurança para usufruir de acesso remoto seguro e controlado tornou-se um imperativo.
- Aumento das oportunidades de automação. A verdade é que hoje em dia, pensar na gestão de documentos é sinónimo de fazê-lo na automação. A diferença em relação ao passado reside no facto de as organizações já terem amadurecido as suas primeiras experiências de RPA e terem implementado iniciativas de hiperautomação na produção, aplicando tecnologias de Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML) com as quais os níveis de eficiência aumentam exponencialmente. Embora as empresas tenham vindo a incorporar mais funcionalidades de automação nos seus sistemas de gestão de documentos, também aumentaram o número de processos a que o aplicam, libertando os seus colaboradores para executar tarefas de maior valor acrescentado para a organização.
- Papel importante da última geração de DMS. Os sistemas de gestão de documentos (DMS) estão a tornar-se um padrão de facto no mercado, pelo que as organizações que não têm este processo digitalizado perderão uma vantagem competitiva sobre os seus rivais. Neste sentido, as empresas que nãoo avançaramneste processo de transformação digital mas, além disso, já estão a sentir os benefícios de tecnologias como a IA e a ML vão dar um salto gigantesco, colocando terreno no meio da sua concorrência que ainda terá de ultrapassar essa curva de aprendizagem. Estima-se que a IA já possa estar a poupar na ordem dos 6. 200 milhões de horas de produtividade dos trabalhadores.
- Desenvolvimento Móvel Amigável. Se algo foi responsável por deixar claro o novo normal após a pandemia, é que precisamos de ter acesso à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Também é importante poder fazê-lo a partir de qualquer dispositivo, o que não só implica reforçar a cibersegurança, como vimos no primeiro ponto, mas também desenvolver soluções de gestão de documentos em conformidade. A exibição de informação é radicalmente diferente num PC do que num telemóvel ou tablet. Por isso, o chamado Mobile Friendly Development está a ganhar cada vez mais peso nas soluções de gestão de documentos, melhorando significativamente a acessibilidade dos conteúdos que são feitos a partir deste tipo de dispositivo.
- Interoperabilidade e colaboração. À medida que a hiperautomação ganhou terreno na gestão de documentos, mais áreas da organização que trabalham com o mesmo documento foram agitadas. Assistimos à eliminação de silos informadores que, no papel, soa como a panaceia da produtividade, mas que, na realidade, requer um desenvolvimento específico para ela. Por esta razão, tanto a interoperabilidade entre diferentes sistemas – graças às APIs e a tecnologias como o low-code – e a colaboração entre diferentes intervenientes envolvidos no mesmo processo tornaram-se outra tendência importante. Caso contrário, não é possível explorar todo o potencial de um sistema de gestão de documentos, que tem de lidar com diferentes formatos, protocolos e versões de documentos.
- Portais de autosserviço. Como extensão deste novo ambiente colaborativo a que nos referimos, surgem portais de self-service, muito focados tanto em clientes como em fornecedores. Graças aos processos automatizados envolvidos na gestão de documentos, podem ser os que acedem a faturas, notas de entrega, etc. sem a necessidade de ter uma pessoa na Administração a realizar esta gestão. É possível cobrir este processo de forma não acompanhada sem qualquer redução no controlo do acesso aos documentos e oferecendo também uma maior rastreabilidade documental.
- Gestão de documentos em cloudcloud escalável. O ritmo a que a informação é gerada e precisa de ser gerida é incessante e, por isso, já não basta confiar numa solução de gestão documental que esteja na cloud; Além disso, deve oferecer garantias de escalabilidade. Em certas empresas, os picos de procura de capacidade para gerir a avalanche documental que tem de abordar podem ocorrer ao longo do ano; acima de tudo, nessa altura, usufruir da tranquilidade de que não haverá incidentes no desempenho da solução não tem preço. Assim, a escalabilidade também é adicionada à flexibilidade elástica como uma tendência clara.
Serviço de Gestão de Documentos de Adea
A tecnologia de gestão de documentos da Adea não perde o comboio da inovação, adaptando-se às necessidades emergentes das empresas e incorporando as mais recentes tecnologias. As suas soluções permitem centralizar todos os repositórios de uma organização no seu Centro de Conteúdos, cumprindo todos os requisitos de conformidade regulamentar e oferecendo total garantia de segurança.
A Adea reserva-se a complexidade da tecnologia para si, oferecendo aos seus clientes uma interface visual muito intuitiva para aproveitar ao máximo a automatização inteligente da sua informação. O retorno do investimento é imediato, traduzindo-se tanto na poupança de custos como no tempo gasto na gestão documental.
