Transformação digital da Administração Pública através da automação

As Administrações Públicas estão empenhadas na sua digitalização há anos. No seu percurso rumo a este novo modelo com o qual pretendem responder aos  desafios do emprego, da ciência ou da saúde, têm vindo a deparar-se com novas tecnologias que não só ajudam a melhorar os serviços públicos,    mas também a responder a novos desafios como a sustentabilidade e a reutilização de recursos.  

Situação atual da administração pública em Portugal

Portugal ocupa a 3ºª posição em termos de serviços públicos digitais na Europa, de acordo com o Digital Economy and Society Index (DESI). O nosso país tem um Plano para a Digitalização das Administrações Públicas 2021-2025 com o qual são prosseguidos três objetivos principais:

• Melhorar a acessibilidade dos serviços públicos aos cidadãos e às empresas, salvaguardando a proteção dos dados pessoais e empresariais.
• Acabar com as clivagens digitais sociais e territoriais.
• Promover a eficiência das administrações públicas.

Para tal, o Plano é dotado de um investimento de 3.165 milhões de euros, dos quais pelo menos 970 milhões se destinam às administrações regionais e locais. Um dos eixos estratégicos desta transformação digital da GE passa  pela ligação entre os   repositórios de informação existentes que realmente permita o  cumprimento de regulamentos  como a Lei 39/2015, de 1 de outubro, sobre o Procedimento Administrativo Comum das Administrações Públicas (LPACAP).

Uma das grandes novidades introduzidas por esta lei para o cidadão nos seus artigos foi o direito e a obrigação de interagir eletronicamente com as Administrações Públicas, algo que nem sempre é fácil. Tanto que ainda hoje a  Administração exige a apresentação de documentos  repetidamente – do Cartão de Cidadão  ao ao certificado de registo – apesar de todos eles já estarem na sua posse.

A solução vem de mãos dadas com a digitalização e automatização de processos em que a informação flui entre os diferentes níveis da Administração, com garantias de proteção da privacidade e capacidade de gestão com elevados níveis de autosserviço.

Tendências que terão impacto no setor público

• A introdução da informação nos sistemas, a sua indexação e gestão combinando diferentes fontes e formatos faz da Administração um dos grandes consumidores de tecnologias de automação. Graças a isso, a produtividade do serviço público é aumentada enquanto o trabalho diário mais agradável é feito, sendo capaz de alocar o tempo economizado em tarefas mais mecânicas para outros que agregam valor ao cidadão.
• Portais de auto-atendimento. São mais uma das tecnologias que, contando com RPA, podem ser decisivas para o sucesso da administração eletrónica, disponibilizando aos cidadãos conteúdos personalizados de forma automática. De certa forma, o aplicativo Pasta Meu Cidadão, que já acumulou mais de 900 mil downloads e 5 milhões de acessos, é um bom exemplo disso.

GUÍA TÉCNICA A transformação digital do setor público em Espanha DESCARREGAR

• Esta é uma das tecnologias mais disruptivas no funcionamento digital das Administrações Públicas, pois  repensa o tratamento da informação e a automatização de determinados procedimentos. Graças  ao blockchain é possível fortalecer a luta contra a fraude e desfrutar de maior rastreabilidade das ações. É chamada a alterar a relação jurídico-administrativa, permitindo o registo da informação, garantindo  a sua integridade e imutabilidade (com data e hora do registo) e facilitando o  controlo dos cidadãos através do aumento da transparência.
• Internet das Coisas (IoT). A sensorização dos  espaços públicos, seja para ligar automaticamente determinadas luminárias (iluminação inteligente) quando necessário, alertar para a recolha de resíduos sólidos urbanos se os contentores estiverem cheios ou tomar certas decisões em função das condições climatéricas de cada área específica, remete-nos para as chamadas  ‘smart cities’ como exemplo de eficiência e sustentabilidade.
• As comunicações tornaram-se uma componente essencial, precisamente e como vimos no ponto anterior, para enviar o extraordinário fluxo de dados necessários para a gestão cidadã e fazê-lo, além disso, com os níveis de latência necessários. O 5G cumpre estes requisitos (uma velocidade até 100 vezes superior para conteúdos de  alta definição), concebido não só como uma rede implantada por um operador de telecomunicações, mas como redes 5G privadas – em aeroportos, estações ferroviárias e  autocarros… – que oferecem maior desempenho e funcionalidades do que o Wi-Fi.
• Inteligência Artificial (IA). A IA pode não só trazer uma melhor usabilidade com o cidadão graças à  incorporação  de chatbots ou tecnologias de Realidade Virtual e Aumentada, mas é uma contribuição sem paralelo em processos de análise avançada para a melhoria na prestação de serviços públicos via Machine Learning.

Adequar as competências dos colaboradores

Um dos aspetos que não deve ser esquecido é a necessidade de formação dos funcionários públicos em novas tecnologias. Neste sentido, a nova Agenda Espanha Digital 2025 inclui o desenvolvimento de um Plano Nacional de Competências Digitais. Está estruturado em seis grupos principais de competências:

• Literacia, informação e dados digitais. Inclui tudo o que se relaciona com a navegação, pesquisa e filtragem de informação, dados e conteúdos digitais, bem como o seu armazenamento e análise.
• Comunicação e colaboração. Centra-se na comunicação e colaboração com outras organizações e Administrações Públicas.
• Criação de conteúdos digitais. Tão importante como desenvolver conteúdos digitais é conhecer as regras relativas aos direitos de autor e ao licenciamento.
• Segurança. Como há uma maior digitalização da informação, é imperativo ter uma cultura de segurança em termos de proteção de dispositivos e dados pessoais e identidade digital, bem como saúde e meio ambiente.
• Resolução de problemas. Embora não seja essencial ter departamentos específicos, saber identificar necessidades tecnológicas e resolver determinados problemas técnicos não faz mal.
• Transformação digital e inovação. Ajuda na melhoria constante e  inovação na prestação de serviços públicos, otimizando processos.

Benefícios associados à transformação digital

A transformação digital das Administrações Públicas traz consigo importantes benefícios, podendo dividi-los em duas áreas:

• Para os cidadãos
  • Maior rapidez e conforto, eliminando tempos de espera e viagens.
  • Disponibilidade 24 horas por dia, 365 dias por ano.
  • Gestão simplificada dos procedimentos, podendo monitorizar o seu estado.
  • Acesso mais fácil à informação, adaptadae personalizada às necessidades de cada cidadão.
  • Atendimento omnichannel aos cidadãos e empresas.

• Para a Administração Pública
  • Melhoria da produtividade e competitividade dos funcionários públicos.
  • Reduz custos na prestação de serviços públicos, ganhando agilidade.
  • Maior transparência.
  • Promove a cooperação, a interoperabilidade e o intercâmbio de informações com outros organismos ou instituições públicas.
  • Mais sustentabilidade, reduzindo o consumo de papel, tinta, etc., bem como economizando recursos energéticos.

Serviços adaptados de Adea

A hiperautomação de  processos é uma das bandeiras  da Adea, que com sua experiência neste campo pode se tornar uma aliada do setor público. A equipa de profissionais é capaz de identificar processos das Administrações Públicas que podem ser otimizados através da automação. Em muitos destes casos e dado o extenso parque  de infraestruturas legado  que a Administração tem,  a  Adea permite realizar uma modernização amortizando investimentos passados através do desenvolvimento de  aplicações low-code.

A Adea, como especialista em gestão da informação, fornece tecnologia e consultoria de ponta para realizar e acompanhar uma transformação digital da forma como a Administração se relaciona com os cidadãos e as empresas.