A transformação digital e a robotização das instituições judiciais na Administração Pública

O Serviço Público de Justiça em Espanha é um gigante composto por cerca de 254.000 pessoas, incluindo juízes, procuradores, advogados, gestores processuais, etc. Tudo isso distribuído em mais de 1.400 sedes judiciárias espalhadas pelo território nacional. A digitalização da Justiça passa não só pela melhoria da eficiência na alocação de recursos, mas também pela adoção de um modelo de governança flexível que otimize a prestação de serviços.

Através da transformação digital da Justiça é possível estabelecer uma relação ágil com os cidadãos, melhorar a experiência de todos os operadores judiciários e, em suma, promover o Estado de Direito e o acesso à justiça como alavancas da transformação do país.

Estado atual na digitalização do setor da Justiça em Espanha

Apesar dos passos gigantescos dados, a digitalização da Justiça no nosso país continua a ter muito espaço para melhorias. O ponto de partida ficou tão atrasado que os avanços em termos de digitalização de processos e automação de tarefas ainda não são suficientes para alcançar a excelência.

Um dos maiores problemas foi a falta de troca de informações e a existência de silos. A racionalização de muitos destes processos, que ainda estavam ancorados no papel, tem sido um ponto de viragem na prestação do serviço de justiça. Houve um certo grau de digitalização, ou seja, que boa parte dos documentos estava em formato PDF, mas não houve automatização ou digitalização do arquivo completo.

Neste cenário, o Ministério da Justiça desenvolveu o Plano Justiça 2030, ou seja, um plano de trabalho comum a 10 anos, desenvolvido em cogovernação com as Comunidades Autónomas. O objetivo é influenciar os pontos com maior impacto no sistema ou que se tornaram obsoletos e pouco operacionais. Seus  benefícios e benefícios começaram a  ser percebidos.

Objetivos visados

• Transformação do Serviço Público de Justiça. A digitalização da justiça passa necessariamente pela criação de uma arquitetura de informação baseada em dados em que a segurança jurídica digital seja garantida nos procedimentos. Além de proporcionar acesso eletrônico a processos e arquivos judiciais, essa transformação deve envolver a definição de novos processos que agilizem e otimizem a operação, contando com tecnologias que permitam a incorporação da assinatura digital, julgamentos telemáticos e a troca de informações na Administração da Justiça.
• Maior eficiência. Estreitamente ligado ao ponto anterior, a Espanha tem um Projeto de Lei sobre a Eficiência Digital do Serviço Público de Justiça. Com ele, procura lançar as bases para uma Justiça inteligente, mais orientada para os dados, para que através da combinação de diferentes fontes de informação seja possível realizar uma gestão proativa. Assim, será possível antecipar flutuações na procura e apoiará juízes e magistrados na resolução dos processos.
• Melhor acesso para os cidadãos. Dada a elevada taxa de penetração da Internet em Espanha e apesar de ainda ser necessário avançar na literacia digital entre alguns grupos, a digitalização da Justiça expande a sua universalidade. Colocar ao clique de um botão de forma segura os procedimentos judiciais é fortalecer a prestação do serviço. Além disso, entre as iniciativas promovidas pelo Governo está a instalação de quiosques biométricos, concebidos como pontos de acesso gratuito onde os cidadãos podem realizar procedimentos na Sede Judiciária.

Iniciativas em destaque

As iniciativas de maior destaque promovidas pelo Ministério da Justiça não só visam uma maior qualidade na prestação de todos os serviços associados a esta área, como também melhoram a conciliação familiar dos profissionais ou reduzem as disparidades existentes em termos de idade, género, deficiência, etc. Alguns dos mais destacados são:

• Sede Judiciária Eletrónica: É o portal web de comunicação eletrónica entre cidadãos, entidades sem personalidade jurídica e pessoas coletivas com a Administração da Justiça. O objetivo é ser um portfólio de serviços que minimize o tempo investido na integração do Arquivo Judicial Eletrônico (EJE), enquanto o cidadão pode enviar informações eletronicamente.
• Acesso à EJE por profissionais: Além de reduzir o fosso digital que existe entre as diferentes agências, esta digitalização permite analisar as etapas do ciclo de vida de um ficheiro. Desta forma é possível melhorar procedimentos e padronizar a documentação. Além disso, os mais de 93.000 acessos à EJE registrados em 2022 significaram uma economia de mais de 713 toneladas de CO2 ao reduzir drasticamente os deslocamentos.                               
• Nova versão da LexNET: Trata-se da plataforma para o intercâmbio seguro de informações entre os órgãos judiciais e os operadores jurídicos. É fundamental no dia a dia porque garante a apresentação de escritos e documentos, a transferência de cópias e a prática de notificações. Com mais de 260.000 caixas de correio de usuários, lida com um volume médio de 420.000 notificações por dia.

• Horus Viewer: Graças a ele é possível localizar e consultar rapidamente as informações do AXIS. Sendo acessível a partir do Gabinete Judicial Eletrónico, uma das vantagens deste visualizador é que, ao separar os processos administrativos da documentação do processo e das itinerâncias, obtém-se uma imagem muito mais clara do processo judicial.
• Inteligência Artificial (IA): Dado que muitas informações não estruturadas são tratadas no campo judicial, a incorporação de texto em linguagem natural é importante. Embora ainda estejam em desenvolvimento, algumas das iniciativas em que a IA será decisiva são o classificador de documentos, o anonimizador de documentos ou a extração de entidades nominais, entre outras.

Como a Adea pode ajudar

A Adea tem a inovação e a cultura tecnológica necessárias para enfrentar uma transformação digital tão complexa como a do Serviço de Justiça Pública. Às complexidades técnicas desta digitalização há que acrescentar a necessária minimização dos riscos éticos das novas tecnologias; A Adea conta com uma vasta equipa de profissionais com vasta experiência em ambas as frentes.

Os projetos que a empresa tem por trás endossam-na para contribuir para a implementação da automação inteligente na Justiça, bem como para textualizar gravações judiciais, anonimizar peças processuais e, por fim, fazer com que as informações fluam de forma mais ágil e segura ao longo do ciclo de vida da Justiça.