Vantagens e impacto da automatização de processos no sector jurídico

O sector jurídico é um daqueles que lida com mais volumes de informação e que, no entanto, não teve  uma transformação digital tão rápida como  outras áreas de atividade tiveram. Seja em sociedades de advogados ou nos próprios tribunais, a chegada do processo judicial eletrónico é complexa, uma vez que tem de ser armada com fontes de informação muito variadas que, em muitos casos, contêm informação não estruturada. A tecnologia RPA (Robotic Automation Process) é essencial  para responder a este desafio.

O impacto da automatização do processo no setor jurídico

A captura, recolha, indexação e análise das enormes quantidades de documentos com que trabalhamos no sector jurídico tornam inviável fazê-lo exclusivamente manualmente. Tanto que grande parte do atraso que se arrasta sobre a Justiça vem precisamente porque nunca abordou estratégias de automação de processos no sector jurídico.

GUÍA TÉCNICA Hiperautomação do conhecimento: rumo a uma transformação tecnológica do setor jurídico DESCARREGAR

A implementação de projetos de RPA neste domínio não é apenas sinónimo de melhoria da eficiência e da rapidez, como serve para garantir que os erros não sejam comentados em processos judiciais. Recolher toda a informação necessária sem perder nada ao longo do caminho, cumprir prazos e com total rastreabilidade e controlo de versão é possível, com a vantagem adicional de que o pessoal não está sobrecarregado com estas tarefas mais mecânicas.

No final, no que diz respeito às sociedades de advogados, tudo isto traduz-se numa melhor utilização dos recursos disponíveis, na redução dos custos e numa maior satisfação dos clientes. Da mesma forma e do lado da Administração da Justiça, apostar nesta automatização permite eliminar estrangulamentos, prestando um melhor serviço aos cidadãos.

Principais vantagens do sucesso da automatização do processo

• Melhoria da produtividade. Tendo em conta os  elevados volumes de informação tratados no sector jurídico, a automatização de uma grande parte destes processos tem impacto direto na melhoria da produtividade.  Os trabalhadores são libertados de muitas tarefas mecanizadas, sendo capazes de dedicar mais tempo a outros que exigem a sua experiência e fornecem maior valor acrescentado.
• Normalização de atividades. Graças à automação, o sector jurídico beneficia diretamente de uma homogeneização de processos. Em vez de cada trabalhador desempenhar determinadas tarefas de uma forma diferente, a definição de processos para poder aplicar a tecnologia RPA permite uma normalização das atividades, melhorando a sua rastreabilidade, auditoria e controlo de cada uma delas.
• Automação de contratos e comunicações. Uma das vantagens apresentadas pelo setor jurídico na implementação de uma  estratégia de automatização de processos  é que a lei é a mesma para todos, encontrando muitos espaços comuns que permitem uma maior normalização. É o caso, por exemplo, da elaboração de contratos, cuja estrutura é muito semelhante e em que, dependendo de certos parâmetros, é possível introduzir a  personalização necessária. Neste mesmo sentido,  os bots RPA  também simplificam o envio de e-mails automatizados a clientes e fornecedores.

• Redução de risco. Numa indústria com tantos impactos, é crucial que a informação tratada seja correta e precisa.  A automatização favorece a redução dos erros humanos nos processos, de modo a minimizar os riscos, tanto para os clientes como para as sociedades de advogados ou para a Administração em matérias como a faturação, o cumprimento de prazos, notificações, etc.
• Clientes de resposta rápida. Apostar na automação no setor jurídico traz consigo uma racionalização dos processos, o que permite uma resposta mais rápida aos clientes e, com ela, melhorar os seus níveis de satisfação. Graças a isso, a retenção e fidelização do cliente é melhorada e, além disso, é possível servir mais clientes em menos tempo, aumentando o volume de negócios.

Novas tendências e funcionalidades

As tendências dos últimos anos no setor jurídico revelam a incorporação de Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML) em todas as estratégias de automação de processos. As arbitragens, litígios ou  diligências envolvem a análise de grandes volumes de informação,  e estas tecnologias permitem automatizar este processamento maciço de informação, garantindo que nada seja negligenciado. Embora   seja verdade que estão a ser implementadas cada vez mais funcionalidades de Processamento de Línguas Naturais (PNL), o sector jurídico tem a seu favor que a linguagem utilizada seja muito técnica e regulamentada, o que simplifica ainda mais estas análises exaustivas  de documentação.

Por outro lado, o controlo de diferentes documentos que compõem um ficheiro e as assinaturas electrónicas necessárias para completar determinadas tarefas é muito mais fácil e em muitas sociedades de advogados tem sido a via de entrada para a automação. Com uma simples lista de verificação, os sistemas são capazes de recolher todos os diferentes documentos e montar um ficheiro. Além disso, o sistema permite definir certos KPI’s de  modo a que seja muito mais fácil executar controlos de qualidade de forma não atada, visualizando intuitivamente relatórios de desempenho que servem para melhorar a tomada de decisão.

Da mesma forma, outra das grandes vantagens das novas plataformas de automação é a sua natureza em nuvem, ou seja, que as suas funcionalidades e informações podem ser acedidas a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, seja no escritório, nos tribunais ou no teletrabalho.

Oserviço de automação de processos Adea

A tecnologia da Adea fornece às organizações que desenvolvem a sua atividade no setor jurídico e jurídico com uma vantagem de competitividade, uma vez que, embora lhes permita agilizar os seus processos acompanhados de uma maior eficiência, contribui também para gerar espaços colaborativos através da normalização da informação.

Num sector tão sensível como o sector jurídico, ao longo dos anos a Adea tornou-se um aliado que proporciona paz de espírito, porque o conhecimento que  os seus profissionais têm da casuistria  específica do sector e da sua tecnologia de hiperautomação permite implementar uma estratégia  ágil e escalável de gestão da informação e processos de ponta a ponta.