CANAL DE RECLAMAÇÃO
A AdeA assumiu um compromisso determinado com a implementação de uma série de regras e princípios éticos que considera essenciais para a execução do negócio sem infringir quaisquer regras ou causar danos a terceiros.
Um dos controlos determinados pela lei penal para atingir este objetivo é a criação de um canal de reclamação através do qual o órgão de gestão da AdeA possa conhecer as possíveis violações e reagir imediatamente a elas.
Por isso, o canal de reclamações é uma plataforma implementada para os colaboradores da AdeA, bem como para pessoas fora da AdeA, que permite estabelecer um mecanismo de realização de consultas e reclamações relacionadas com as diferentes regras e princípios que devem orientar o comportamento de todos os colaboradores.
O objetivo deste canal é detetar comportamentos irregulares ou inadequados. Por isso, encorajamos qualquer funcionário, cliente ou qualquer pessoa que tenha contacto com os nossos produtos e serviços para nos contactar e nos enviar as suas reclamações ou sugestões.
Em especial, podem ser comunicados os seguintes:
- Qualquer violação da lei, políticas ou procedimentos em vigor.
- Qualquer infração cometida por qualquer meio contra os nossos principais stakeholders: funcionários, clientes, acionistas, parceiros de negócios, fornecedores… bem como a tentativa de encobri-lo.
- Qualquer conduta que viole os padrões éticos estabelecidos na AdeA: conduta ética repreensível ou desonesto por qualquer funcionário, funcionário da empresa, bem como qualquer situação ou ação que possa constituir um conflito de interesses.
- Todas as situações detetadas não estão incluídas em nenhuma das secções anteriores e que violem as disposições do Código de Conduta.
Consequentemente, qualquer comportamento observado que viole a lei, o Código de Conduta, o Regimento ou outras regras obrigatórias, como os protocolos e políticas implementados na AdeA, pode ser denunciado através do canal de reclamações.
PROCEDIMENTO SANCIONADOR
A reclamação pode ser feita por escrito para o endereço de e-mail compliance@adea.es.
As seguintes informações devem constar claramente da denúncia:
- Primeiro e último nome do denunciante
- Número de telefone
- Data de reclamação ou comunicação
- Data dos factos comunicados ou comunicados
- Pessoas ou pessoas envolvidas
- Se possível, indique o local ou o corpo ao qual a violação foi cometida e a data da comissão
- Factos e âmbito da infração
- Pessoa ou pessoas afetadas
- No caso de o queixoso ter documentos ou testemunhas da infração, deve indicar que os responsáveis possam ter acesso a eles.
- Toda a documentação adicional que considera
Em nenhuma circunstância as denúncias anónimas serão aceites ou processadas.
A linguagem da denúncia deve ser simples e clara, explicando as razões da denúncia para que possa ser entendida por todos os envolvidos.
Será entregue uma cópia da reclamação a:
- Ao queixoso para ratificação.
- Todos os membros do Comité de Conformidade para instrução e acompanhamento.
- Se for caso disso, representantes sindicais, conforme determinado no artigo 68.o-ET.
Após receção da denúncia, o processo será aberto e, no prazo de quinze dias, o interessado será transferido para o interessado para conhecer os factos suscetíveis de serem sancionados e a abertura do processo de sanção, bem como o instrutor do mesmo.
Esta notificação poderia ser adiada até um máximo de três meses nos casos em que os gestores da AdeA estimassem que comprometeria a investigação e/ou a acreditação dos factos comunicados.
A entrega da referida documentação será efetuada pessoalmente através da assinatura manuscrita do autor da denúncia (recebida), para que possa efetuar as alegações correspondentes a tempo.
As alegações devem ser apresentadas no prazo de cinco dias ao instrutor. A não apresentação de tal carta não pode ser considerada uma suposição de culpa por parte do autor da denúncia, pelo que o processo deve ser prosseguido pelos canais específicos.
Durante o período determinado no número anterior, os responsáveis pelo tratamento da denúncia examinarão os documentos e testemunhas com o objetivo de verificar a prática da eventual infração.
Por último, o autor da denúncia, e sempre que adequados representantes sindicais, será ouvido para que possa declarar e propor provas que entenda necessários para se defender da queixa apresentada em contrário.
No prazo de dez dias a partir dessa audição, as partes interessadas podem apresentar uma carta de argumentos que explique o âmbito dos elementos de prova na sua opinião.
Por último, após a apresentação dos factos ao órgão diretivo, o Comité de Conformidade emitirá a decisão fundamentada correspondente, que será imediatamente notificada por escrito ao autor da denúncia e, se for caso disso, aos representantes sindicais.
A sanção será definitiva após uma quinzena a partir do momento em que for imposta pelo organismo competente, a menos que seja contestada em tribunal.
A AdeA tomará as medidas necessárias para manter a confidencialidade em todos os momentos no que diz respeito a todos os dados que possam ter acesso ao processo de sanção e o autor da denúncia será impedido de conhecer os dados do autor da denúncia.
Toda a documentação originada como resultado do comissionamento do processo de cura será salva.
A AdeA incentiva veementemente todos os gestores, colaboradores, fornecedores e clientes a reportarem todas as atividades ou comportamentos que possam violar a lei, o Código de Conduta ou as políticas da empresa, afirmando que, em caso algum, o exercício deste poder implicará represálias para o queixoso.
Pelo contrário, a AdeA não tolerará o uso abusivo desta ferramenta eficaz através de uma utilização fraudulenta. Desta forma, a empresa punirá qualquer denunciante que arquiva alegações falsas ou imprudentes.
