CANAL DE RECLAMAÇÃO

1. CANAL DE RECLAMAÇÃO

A Adea assumiu um compromisso firme a favor da implementação de uma série de regras e princípios éticos que considera essenciais para prosseguir com a execução da atividade empresarial sem infringir nenhuma regra, ou causar danos a terceiros.

Esta política define os princípios e fundamentos estabelecidos na Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho de 23 de outubro de 2019 sobre a proteção das pessoas que denunciam infrações ao direito da União.

Um dos controlos determinados pela legislação penal para atingir este objetivo é a criação de um centro   de reclamações através do qual o  órgão de gestão da AdeA  possa conhecer possíveis infrações e reagir de imediato a elas.

Por isso, o canal de denúncia é uma plataforma implementada para os colaboradores da AdeA, bem como para pessoas fora dele, o que permite estabelecer um mecanismo de consultas e reclamações relacionadas com as diferentes regras e princípios que devem orientar o comportamento de todos os colaboradores.

O objetivo deste canal é detetar comportamentos irregulares ou inadequados.  Por isso, encorajamos qualquer funcionário, cliente ou qualquer pessoa que tenha contacto com os nossos produtos e serviços para nos contactar e nos enviar as suas reclamações ou sugestões.

Em especial, pode ser objeto de uma denúncia:

1. Qualquer violação da lei, políticas ou procedimentos em vigor.
2. Qualquer ato ilícito cometido por qualquer meio contra os nossos principais stakeholders: oficiais, clientes, acionistas, parceiros de negócios, fornecedores, bem como a tentativa de encobri-lo.
3. Qualquer conduta que viole as normas éticas implementadas na AdeA: conduta ética repreensível ou desonesto por qualquer funcionário, funcionário da empresa, bem como qualquer situação ou ação que possa envolver um conflito de interesses.
4. Todas as situações detetadas não foram incluídas em nenhuma das secções anteriores e que violam as disposições do Código de Conduta.

Consequentemente, qualquer comportamento observado que viole a lei, o Código de Conduta, o Regulamento Interno ou outras regras obrigatórias, como os protocolos e políticas implementados na AdeA, pode ser denunciado através do código de reclamações.

2. PROCEDIMENTOS DISCIPLINARES

A reclamação pode ser feita através do site da AdeA, preenchendo o formulário previsto para o efeito.

As seguintes informações serão claramente incluídas na denúncia:

• Se for o caso, o nome e o sobrenome do denunciante, embora sejam aceites queixas anónimas
• Número de telefone.
• E-mail.
• Data da denúncia ou comunicação.
• Data dos factos denunciados ou comunicados.
• Pessoa ou pessoas envolvidas.
• Se possível, indicar o local ou o organismo perante o qual a infração foi cometida e a data da comissão.
• Acontecimentos e âmbito da infração.
• Pessoa ou pessoas afetadas.
• No caso de o denunciante possuir documentos ou testemunhas da infração, deve indicá-lo no sentido de que os responsáveis possam ter acesso aos mesmos.
• Toda a documentação adicional que considere.

A linguagem da denúncia deve ser simples e clara, explicando as razões que a apoiam para que possa ser entendida por todos os envolvidos.

Será entregue uma cópia da reclamação a:

• Se for caso disso, o autor da denúncia para ratificação, no caso de não ter sido apresentado por uma pessoa anónima.
• Todos os membros da Comissão de Conformidade Regulamentar para instrução e acompanhamento.
•   Nos casos em que é conveniente, aos representantes sindicais, conforme determinado no artigo 68.o-ET.

Após a receção da denúncia, a abertura do processo será decretada e, no prazo de sete (7) dias, será transferida para a pessoa envolvida para que conheça os factos suscetíveis de sancionar e a abertura do processo de sanção, bem como o instrutor do mesmo.

Esta notificação pode ser adiada até um máximo de três meses nos casos em que se estima pelos responsáveis da AdeA que comprometeria a investigação e/ou acreditação dos factos denunciados.

A entrega da documentação acima referida será feita pessoalmente através da assinatura manuscrita do denunciado (recebido), para que possa fazer as alegações correspondentes a tempo.

As alegações devem ser apresentadas no prazo de cinco (5) dias ao Secretário da Comissão de Conformidade. A não apresentação de tal documento não pode ser considerada como uma suposição de culpa por parte do arguido, de modo a que o procedimento seja prosseguido através dos canais especificados.

Durante o período determinado no número anterior, os responsáveis pelo tratamento da denúncia examinarão os documentos e as testemunhas, a fim de verificar a prática da eventual infração.

Por último, o arguido e, se for caso disso, os representantes sindicais serão ouvidos para que possa testemunhar e propor as provas que considere necessárias para se defender da queixa apresentada em contrário.

No prazo de dez (10) dias após a referida audição, as partes envolvidas podem apresentar uma declaração de alegações que expliquem o âmbito dos elementos de prova no seu parecer.

Por último, após a apresentação dos factos à Entidade Administrativa, a Comissão Reguladora de Conformidade emitirá a correspondente resolução fundamentada, que será imediatamente notificada por escrito ao réu e, se for caso disso, aos representantes sindicais.

A sanção será definitiva uma vez decorridos quinze dias , uma vez que é imposta pelo órgão correspondente, a menos que seja contestada em tribunal.

A AdeA realizará as ações necessárias para manter sempre a confidencialidade em relação a todos os dados que possam ter acesso ao processo de sanção e os denunciados serão impedidos de conhecer os dados do autor da denúncia.

Toda a documentação originada como resultado do início do processo de sanção será mantida.

A AdeA incentiva fortemente todos os gestores, colaboradores, fornecedores e clientes a reportarem todas as atividades ou comportamentos que possam violar a lei, o Código de Conduta ou as políticas da empresa, afirmando que, em caso algum, o exercício deste poder implicará represálias para o queixoso.

Pelo contrário, a AdeA não tolerará o uso abusivo desta ferramenta eficaz através da sua utilização fraudulenta. Desta forma, a empresa sancionará qualquer denunciante que arquiva queixas falsas ou imprudentes.