CANAL DE RECLAMAÇÃO
1. CANAL DE RECLAMAÇÃO
A AdeA assumiu um compromisso a favor da implementação de um conjunto de normas e princípios éticos que considera essenciais para a execução da atividade empresarial sem infringir nenhuma regra, nem causar danos a terceiros.
Um dos controlos determinados pela legislação penal para atingir este objetivo baseia-se a criação de um canal de denuncias através do qual o órgão de direção da AdeA possa conhecer as eventuais infrações e reagir imediatamente perante as mesmas.
Por conseguinte, o canal de denúncias é uma plataforma implementada para os colaboradores da AdeA, bem como para pessoas externas à mesma, que permite estabelecer um mecanismo de realização de consultas e denúncias relacionadas com as diferentes regras e princípios que devem orientar o comportamento de todos os colaboradores.
O objetivo deste canal é detetar comportamentos irregulares ou inadequados. Deste modo, encorajamos qualquer funcionário, cliente ou qualquer pessoa que tenha contacto com os nossos produtos e serviços a contactar-nos e enviar as suas queixas ou sugestões.
Em concreto, podem ser objeto de denúncia:
- Qualquer infração da lei, das políticas ou dos procedimentos em vigor.
- Qualquer ato ilícito cometido por algum meio contra os nossos principais stakeholders: funcionários, clientes, acionistas, parceiros de negócios, fornecedores, bem como a tentativa de encobri-lo.
- Toda a conduta que infrinja as normas éticas estabelecidas na AdeA: conduta ética reprovável ou desonesta por qualquer funcionário, colaborador da empresa, bem como qualquer situação ou ação que possa envolver um conflito de interesses.
- Todas as situações detetadas não incluídas em nenhum dos parágrafos anteriores e que infrinjam as disposições estabelecidas no Código de Conduta.
Por conseguinte, pode ser denunciado através do canal de denuncias todo o comportamento observado que infrinja a lei, o Código de Conduta, o Regulamento ou outras regras obrigatórias, como é o caso dos protocolos e políticas implementados na AdeA.
2. PROCEDIMENTOS DISCIPLINARES
A denúncia pode ser feita através da página web da AdeA, preenchendo o formulário habilitado para o efeito.
As seguintes informações devem constar claramente na denúncia:
- Se for o caso, o nome e o sobrenome do denunciante, embora sejam aceites queixas anónimas
- Número de telefone.
- E-mail.
- Data da denúncia ou comunicação.
- Data dos factos denunciados ou comunicados.
- Pessoa ou pessoas envolvidas.
- Se possível, indicar o local ou o organismo perante o qual a infração foi cometida e a data da comissão.
- Acontecimentos e âmbito da infração.
- Pessoa ou pessoas afetadas.
- No caso de o denunciante possuir documentos ou testemunhas da infração, deve indicá-lo no sentido de que os responsáveis possam ter acesso aos mesmos.
- Toda a documentação adicional que considere.
A linguagem da denúncia deve ser simples e clara, explicando as razões subjacentes à denúncia para que possa ser compreendida por todos os intervenientes.
Será entregue uma cópia da denúncia a:
- Caso se aplique, ao autor da denúncia para sua ratificação.
- Todos os membros do Comité de Cumprimento Normativo para sua instrução e acompanhamento.
- Caso se aplique, aos representantes sindicais, conforme determinado no artigo 68. ET.
Após a receção da denúncia, será decretada a abertura do processo e, no prazo de quinze dias, o mesmo será transmitido à pessoa envolvida para que conheça os fatos passíveis de sanção e a abertura do processo disciplinar, bem como ao seu superior.
Esta notificação pode ser adiada até um máximo de três meses nos casos em que os responsáveis da AdeA estimem que comprometeria a investigação e/ou a acreditação dos factos comunicados.
A entrega da referida documentação será efetuada pessoalmente através da assinatura manuscrita do denunciado (recebi), para que possa efetuar as alegações correspondentes atempadamente.
As alegações devem ser apresentadas no prazo de cinco dias aos responsáveis. A não apresentação da referida documentação não pode ser considerada como suposição de culpa por parte do denunciado, pelo que o processo deve prosseguir pelos canais específicos.
Durante o período determinado no parágrafo anterior, os responsáveis pelo tratamento da denúncia examinarão os documentos e testemunhas com o objetivo de verificar a prática da eventual infração.
Por último, o denunciado, e caso se aplique, os representantes sindicais, será ouvido para que possa declarar e propor as provas que entenda necessárias para se defender da denúncia apresentada.
No prazo de dez dias a partir dessa audição, as partes interessadas podem apresentar uma carta de argumentos que explique o âmbito dos elementos de prova na sua opinião.
Por último, após a apresentação dos factos ao Órgão de Administração, o Comité de Cumprimento Normativo emitirá a decisão fundamentada correspondente, que será imediatamente notificada por escrito ao denunciado e, caso se aplique, aos representantes sindicais.
A sanção será aplicada no prazo de quinze dias a seguir à sua imposição pelo organismo competente, a menos que seja impugnada em tribunal.
A AdeA tomará as medidas necessárias para manter a confidencialidade em todos os momentos no que diz respeito a todos os dados que possam ter acesso ao processo de sanção e o denunciado será impedido de conhecer os dados do autor da denúncia.
Toda a documentação originada como resultado da prossecução do processo disciplinar será guardada.
A AdeA incentiva veementemente todos os responsáveis, colaboradores, fornecedores e clientes a reportar todas as atividades ou comportamentos que possam infringir a lei, o Código de Conduta ou as políticas da empresa, afirmando que, em caso algum, o exercício deste poder implicará represálias para o queixoso.
Pelo contrário, a AdeA não tolerará o uso abusivo desta ferramenta eficaz através de uma utilização fraudulenta. Desta forma, a empresa punirá qualquer denunciante que interponha alegações falsas ou imprudentes.
