CANAL DE RECLAMAÇÃO
1. CANAL DE RECLAMAÇÃO
A Adea assumiu um compromisso firme a favor da implementação de uma série de regras e princípios éticos que considera essenciais para prosseguir com a execução da atividade empresarial sem infringir nenhuma regra, ou causar danos a terceiros.
Esta política define os princípios e fundamentos estabelecidos na Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho de 23 de outubro de 2019 sobre a proteção das pessoas que denunciam infrações ao direito da União.
Um dos controlos determinados pela legislação penal para atingir este objetivo é a criação de um centro de reclamações através do qual o órgão de gestão da AdeA possa conhecer possíveis infrações e reagir de imediato a elas.
Por isso, o canal de denúncia é uma plataforma implementada para os colaboradores da AdeA, bem como para pessoas fora dele, o que permite estabelecer um mecanismo de consultas e reclamações relacionadas com as diferentes regras e princípios que devem orientar o comportamento de todos os colaboradores.
O objetivo deste canal é detetar comportamentos irregulares ou inadequados. Por isso, encorajamos qualquer funcionário, cliente ou qualquer pessoa que tenha contacto com os nossos produtos e serviços para nos contactar e nos enviar as suas reclamações ou sugestões.
Em especial, pode ser objeto de uma denúncia:
- Qualquer violação da lei, políticas ou procedimentos em vigor.
- Qualquer ato ilícito cometido por qualquer meio contra os nossos principais stakeholders: oficiais, clientes, acionistas, parceiros de negócios, fornecedores, bem como a tentativa de encobri-lo.
- Qualquer conduta que viole as normas éticas implementadas na AdeA: conduta ética repreensível ou desonesto por qualquer funcionário, funcionário da empresa, bem como qualquer situação ou ação que possa envolver um conflito de interesses.
- Todas as situações detetadas não foram incluídas em nenhuma das secções anteriores e que violam as disposições do Código de Conduta.
Consequentemente, qualquer comportamento observado que viole a lei, o Código de Conduta, o Regulamento Interno ou outras regras obrigatórias, como os protocolos e políticas implementados na AdeA, pode ser denunciado através do código de reclamações.
2. PROCEDIMENTOS DISCIPLINARES
A reclamação pode ser feita através do site da AdeA, preenchendo o formulário previsto para o efeito.
As seguintes informações serão claramente incluídas na denúncia:
- Se for o caso, o nome e o sobrenome do denunciante, embora sejam aceites queixas anónimas
- Número de telefone.
- E-mail.
- Data da denúncia ou comunicação.
- Data dos factos denunciados ou comunicados.
- Pessoa ou pessoas envolvidas.
- Se possível, indicar o local ou o organismo perante o qual a infração foi cometida e a data da comissão.
- Acontecimentos e âmbito da infração.
- Pessoa ou pessoas afetadas.
- No caso de o denunciante possuir documentos ou testemunhas da infração, deve indicá-lo no sentido de que os responsáveis possam ter acesso aos mesmos.
- Toda a documentação adicional que considere.
A linguagem da denúncia deve ser simples e clara, explicando as razões que a apoiam para que possa ser entendida por todos os envolvidos.
Será entregue uma cópia da reclamação a:
- Se for caso disso, o autor da denúncia para ratificação, no caso de não ter sido apresentado por uma pessoa anónima.
- Todos os membros da Comissão de Conformidade Regulamentar para instrução e acompanhamento.
- Nos casos em que é conveniente, aos representantes sindicais, conforme determinado no artigo 68.o-ET.
Após a receção da denúncia, a abertura do processo será decretada e, no prazo de sete (7) dias, será transferida para a pessoa envolvida para que conheça os factos suscetíveis de sancionar e a abertura do processo de sanção, bem como o instrutor do mesmo.
Esta notificação pode ser adiada até um máximo de três meses nos casos em que se estima pelos responsáveis da AdeA que comprometeria a investigação e/ou acreditação dos factos denunciados.
A entrega da documentação acima referida será feita pessoalmente através da assinatura manuscrita do denunciado (recebido), para que possa fazer as alegações correspondentes a tempo.
As alegações devem ser apresentadas no prazo de cinco (5) dias ao Secretário da Comissão de Conformidade. A não apresentação de tal documento não pode ser considerada como uma suposição de culpa por parte do arguido, de modo a que o procedimento seja prosseguido através dos canais especificados.
Durante o período determinado no número anterior, os responsáveis pelo tratamento da denúncia examinarão os documentos e as testemunhas, a fim de verificar a prática da eventual infração.
Por último, o arguido e, se for caso disso, os representantes sindicais serão ouvidos para que possa testemunhar e propor as provas que considere necessárias para se defender da queixa apresentada em contrário.
No prazo de dez (10) dias após a referida audição, as partes envolvidas podem apresentar uma declaração de alegações que expliquem o âmbito dos elementos de prova no seu parecer.
Por último, após a apresentação dos factos à Entidade Administrativa, a Comissão Reguladora de Conformidade emitirá a correspondente resolução fundamentada, que será imediatamente notificada por escrito ao réu e, se for caso disso, aos representantes sindicais.
A sanção será definitiva uma vez decorridos quinze dias , uma vez que é imposta pelo órgão correspondente, a menos que seja contestada em tribunal.
A AdeA realizará as ações necessárias para manter sempre a confidencialidade em relação a todos os dados que possam ter acesso ao processo de sanção e os denunciados serão impedidos de conhecer os dados do autor da denúncia.
Toda a documentação originada como resultado do início do processo de sanção será mantida.
A AdeA incentiva fortemente todos os gestores, colaboradores, fornecedores e clientes a reportarem todas as atividades ou comportamentos que possam violar a lei, o Código de Conduta ou as políticas da empresa, afirmando que, em caso algum, o exercício deste poder implicará represálias para o queixoso.
Pelo contrário, a AdeA não tolerará o uso abusivo desta ferramenta eficaz através da sua utilização fraudulenta. Desta forma, a empresa sancionará qualquer denunciante que arquiva queixas falsas ou imprudentes.
Formulario de denuncias
Para comunicar o incidente, por favor preencha o seguinte formulário.
Os campos marcados com um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório. Se não forem preenchidos, o seu pedido não poderá ser processado.
Se tiver documentos ou testemunhas da infracção, deve indicá-lo para que os responsáveis possam ter acesso aos mesmos. Para o fazer, pode carregar ficheiros anexos ou qualquer documentação adicional que considere no final deste formulário.