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Custódia documental e as vantagens de subcontratar este serviço

AdeA   Setembro 2021

A custódia documental  tem sido o desafio de muitas empresas há anos. Todos os dias geram um grande número de documentos com informação corporativa que deve ser armazenado, organizado e gerido da forma adequada. Existem contratos, encomendas, notas de entrega, faturas, imagens, vídeos e gravações áudio que se acumulam e exigem muito espaço de armazenamento.

Na verdade, a informação é o maior trunfo das organizações. Graças a isso, as decisões são tomadas, as estratégias são avaliadas ou as transações são aprovadas. No entanto, encontrar rapidamente a informação de que precisa nem sempre é fácil. Isto é evidenciado pelas estatísticas. Um trabalhador em média gasta 20% do seu dia de trabalho a tentar encontrar documentos ou informações.

Vantagens da custódia do documento de outsourcing

O que é a custódia do documento?

Trata-se de um serviço que trata do armazenamento, organização e custódia de documentos públicos ou privados, quer em suporte físico ou digital. O arquivo é, para além da ação de organização da documentação, o local físico onde é mantida.

A otimização dos procedimentos de gestão de documentos apresenta problemas de vários tipos. Fatores como o espaço, os recursos que devem ser investidos na custódia de ficheiros, garantias de acessibilidade ou disponibilidade, custos  e, por último, mas não menos importante, influência de segurança.

Archivos de custodia de documentos

Portanto, o outsourcing deste serviço tem inúmeras vantagens. Graças às novas tecnologias e ao surgimento de serviços especializados na custódia de documentos, é agora possível encontrar soluções adaptadas à grande quantidade de informação corporativa, estruturada ou não, que é gerada diariamente, seja em papel, suporte informático, bases de dados ou portais web. Abaixo estão alguns dos principais benefícios da contratação de uma empresa externa para armazenamento de documentos.

Segurança dos processos geridos por profissionais

Com um serviço deste tipo, a segurança e rastreabilidade dos ficheiros podem ser garantidas. Uma equipa de profissionais com experiência e especialização nesta área cuida dele graças, entre outras coisas, a um software de gestão de documentos.  Assegura igualmente o cumprimento de todos os regulamentos legais relativos à custódia de documentos e dados. Estes incluem o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) ou a Lei Sarbanes-Oxley (SOX) relativa aos dados financeiros e contabilísticos. Desta forma, a empresa pode lidar com qualquer auditoria ou requisito de dados.

 

 

Segurança contra perda ou deterioração de ficheiros

Os ficheiros seguem um rigoroso processo de análise, indexação e digitalização, parcial ou total, de acordo com os desejos da empresa que contrata o serviço. Desta forma, os riscos de perda ou deterioração são minimizados. Além disso, uma equipa é responsável pela digitalização da documentação com tecnologias modernas de digitalização e reconhecimento de texto. Da mesma forma, os dados mais importantes são extraídos para a indexação. Através de uma interface de rastreio, a rastreabilidade de todos os documentos físicos e digitais é garantida.

Aumento do espaço de escritório. Escritórios sem papel

A empresa pode armazenar todos os seus documentos fora das suas instalações, graças aos serviços da empresa externa. Isso é possível graças a uma solução de gestão de inventário, que lhe permite aceder e ter documentos físicos disponíveis a qualquer momento. Desta forma, os escritórios da empresa estão livres da acumulação de arquivo e têm mais espaço nas suas instalações.

Processo certificado de manuseamento, custódia e destruição

Toda a manipulação, custódia e destruição de documentos é realizada utilizando procedimentos padronizados e certificados. Quando os documentos em papel não são necessários ou os regulamentos assinalam que devem ser destruídos, a empresa externa dispõe de um serviço para realizar esta tarefa. É realizado através de  procedimentos rápidos e seguros, que mantêm a mesma confidencialidade que no resto do processo. O mesmo acontece quando se pretende recuperar documentos em papel ou digitais. A empresa pode solicitá-lo a qualquer momento e será entregue imediatamente.

Procesos seguridad custodia documental

Fácil acesso e disponibilidade de documentação

Os ficheiros digitalizados são armazenados em grandes centros de processamento de dados na nuvem, para estarem sempre acessíveis e disponíveis quando necessário. Uma interface simples e intuitiva permite a consulta de qualquer informação ou arquivo em todos os momentos, além da gestão das permissões aos funcionários internos da entidade responsável e autorizada para a mesma. O mesmo se aplica aos documentos físicos, que são armazenados e indexados de modo a que o seu acesso seja rápido no momento em que são necessários.

Economia de custos

A redução dos custos é evidente desde o início, reduzindo o investimento na contratação de espaço físico para armazenamento e otimizando os recursos humanos atribuídos à gestão documental. Assim, podem ser usadas para executar outras tarefas que sejam mais rentáveis para o negócio. Por outro lado, os processos são simplificados, graças ao fácil e rápido acesso a todo o tipo de documentação. Tudo isto significa que os custos e a escalabilidade na gestão de ficheiros são otimizados.

Otimização dos recursos da empresa

Um serviço de gestão de documentos externos adequado permite libertar os recursos internos da empresa e profissionalizar o trabalho de gestão dos seus ficheiros e documentos. Isto traduz-se num benefício instantâneo, tanto económico como organizacional, com otimização de custos e escalabilidade. Algo que é impossível se apenas os recursos internos da empresa forem usados.

Questões essenciais a ter em conta na decisão

Ao implementar um projeto de gestão documental é necessário ter em conta uma série de aspetos, tanto materiais como imateriais. Quantas pessoas a empresa tem recursos tangíveis suficientes, como computadores ou espaços de armazenamento físico, e tem recursos intangíveis, como funcionários disponíveis formados em gestão de documentos e com competências digitais? Além disso, o  software e hardware necessários são um fator chave e vêm com uma despesa adicional. Em suma, as empresas com gestão externa da custódia de documentos  gozam de inúmeras vantagens em favor de um melhor desempenho interno. Graças a este sistema, eles não só vêem os seus custos reduzidos, mas também melhoram em termos de segurança, disponibilidade e espaço.  Assim, podem alocar os seus recursos onde mais precisam.

Além da custódia documental

A digitalização de documentos em papel, um passo indispensável para poder empreender uma estratégia ideal de gestão de documentos, tem experimentado um importante salto qualitativo nos últimos anos.  As tecnologias óticas de reconhecimento de caracteres (OCR)  gradualmente desviaram os gravadores de dados que simplesmente introduziram dados manualmente no sistema de gestão de documentos, com o consequente consumo de tempo e risco de erros.

Sistemas OCR

Graças ao OCR foi possível digitalizar documentos impressos, reconhecer a escrita e convertê-los em documentos digitais onde os personagens passam de uma imagem para ser texto para indexação, pesquisa, etc. Isso permitiu que as organizações avançassem de uma forma muito significativa nos seus processos e esta evolução não parou desde então.  

Se os sistemas OCR foram um avanço crucial para implementar uma estratégia de gestão de documentos, estamos agora no meio da era da extração inteligente de informação, graças à incorporação de novas tecnologias como a Inteligência Artificial(IA), que otimiza a identificação e extração de informação a partir de conteúdos não estruturados.  A tecnologia de IA, Deep Learning e Natural Language Processing (NLP) abriu um vasto leque de possibilidades, não só para a extração em documentos estruturados e não estruturados, mas também para a sua gestão e classificação.  O sistema é capaz de reconhecer caracteres específicos, tais como números de registo de IVA, códigos postais, CIF, ou qualquer outra palavra-chave que precisamos, multiplicando exponencialmente a produtividade.

A incorporação destas tecnologias é o que já nos permite falar de hiperautomação em processos de gestão de documentos: já não se trata de acelerar os tempos graças à automatização de tarefas simples baseadas em regras através da tecnologia RPA(Robotic Process Automation),mas agora é possível ir mais longe e automatizar tarefas e processos muito mais complexos e, além disso, na cloud.

Se dá assim lugar a um novo nível de gestão de documentos, deixando de falar sobre o mero DMS (Sistema de Gestão de Documentos) para completar os CSPs (Plataformade Serviço deConteúdos), ou seja, plataformas SaaS que expandem o leque do que um DMS tradicional fez, uma vez que a colaboração é uma parte intrínseca de si mesma. Estes CSPs não se limitam a armazenar e guardar conteúdos, mas graças às tecnologias acima mencionadas,controlam as versões dos documentos, baixam a gestão ao nível dos metadados e expandem os níveis de segurança com um rigoroso controlo de acesso capaz de detetar, mesmo, comportamentos anómalos de algum utilizador, antecipando qualquer incidente.

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