Pós-COVID: Grandes desafios da gestão de documentos na era do teletrabalho

AdeA   Novembro 2020

A pandemia veio fortemente e, durante a noite, milhões de trabalhadores foram forçados a transformar as nossas casas numa espécie de escritório improvisado.

Felizmente, as redes de telecomunicações responderam bem e a disponibilidade de aplicações de conferências de áudio e vídeo já era comum nos nossos computadores portáteis e desktops, e sabíamos como usá-las porque já faziam parte do nosso dia-a-dia.

A necessidade de manter os negócios à tona e servir os nossos Clientes fez o resto: rapidamente nos barricamos nas nossas mesas físicas e digitais, tablets e smartphones para nos conectarmos ao mundo, para trabalhar, para acompanhar as notícias, e muitos tentam desesperadamente comprar luvas e máscaras nas lojas online.

Até agora, muito bem. Mas sendo uma enorme vantagem ter os atuais recursos e infraestruturas de TI, trabalhar e, portanto, teletrabalho, não é apenas ser capaz de comunicar e manter reuniões à distância.

O teletrabalho envolve a gestão de processos administrativos com clientes e fornecedores para garantir a cadeia de fornecimento, para ativar este plano alternativo de continuidade de negócios, para que empresas, hospitais, farmácias, mercados alimentares, logística e, em última análise, serviços essenciais e não essenciais continuem a funcionar e o mundo não desmorone no meio de uma crise global sem precedentes.

A rápida e eficaz partilha de documentos e informação é vital não só para o crescimento do negócio, inovação e agilidade, mas para a nossa sobrevivência.

Ficámos também a saber que o facto de o teletrabalho chegar para ficar não significa que o trabalho presencial desapareça. Porque, no final do processo, as pessoas, os fornecimentos e os serviços são tangíveis: o teletrabalho não substitui o trabalho presencial.  

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Está certo. Os centros de trabalho, além de serem espaços de convívio em que conhecemos os nossos colegas e trabalhamos muitas vezes em equipa, são centros de produção em que muitos documentos e informações são geridos e processados.

Ou seja, a teletrabalho produz, por um lado, um isolamento que pode ter um impacto psicossocial, que é atenuado em parte com comunicações e telepresença, e que precisa de ferramentas colaborativas que nos “aproximem” do funcionamento do nosso local de trabalho tradicional para ser produtivo.

Quais são os requisitos para ter um negócio mais conectado?

Fácil acesso à informação

As infraestruturas de comunicação e nuvem fiáveis e robustas permitem às equipas fornecer soluções de TI avançadas.

A partilha de informação torna-se mais fácil, tal como acontece com a tecnologia disponível, os trabalhadores remotos podem continuar a gerir os seus fluxos de trabalho tradicionais digitalmente, permitindo-lhes colaborar facilmente em tempo real e partilhar de forma segura documentos através de uma gama cada vez maior de dispositivos. O fácil acesso à informação digitalizada ajuda os colaboradores a manter a sua produtividade quando trabalham remotamente.

Flexibilidade

As soluções existentes hoje permitem que organizações de qualquer dimensão possam implementar tecnologias de trabalho flexíveis e escaláveis, sem investimentos iniciais significativos e despesas previsíveis.

Devem permitir não só a criação de documentos e informações ao teletrabalho, mas também a circulação de informação em torno do negócio e, se possível, a possibilidade de processamento da informação.

Para obter teletrabalho eficaz, é necessário avaliar como a sua empresa acede, utiliza e armazena informações impressas e eletrónicas, avaliando o ambiente, os dispositivos e a informação a ser partilhada.

Posteriormente, a infraestrutura de software e comunicações precisa de ser revista e otimizada para garantir que os colaboradores tenham acesso total à informação de que necessitam para o seu trabalho diário.

Em seguida, examine o comportamento das entradas e saídas dos fluxos de informação, isto é, os documentos que os utilizadores recebem e imprimem e as razões para o fazer.

Com esta informação, podemos estabelecer quais as tecnologias que o ajudarão a aumentar a sua produtividade e eliminar despesas desnecessárias.

Ao longo do processo, deverá avaliar como os colaboradores respondem às mudanças e, se necessário, adaptar o processo de transformação digital.

Depois, sem perder de vista as questões atuais de segurança da informação e regulação, melhorar a segurança, a rastreabilidade documental e do processo, e a melhoria contínua à medida que o negócio muda e transformação se estende a mais processos.

Finalmente, é importante abrir o processo de transformação a fornecedores e clientes, uma vez que também alimentam a infraestrutura de gestão de documentos, permitindo-lhe agilizar ainda mais os processos e reduzir os custos de gestão.

É importante notar que os benefícios da transformação não só facilitam o teletrabalho, mas também melhoram a agilidade dos processos administrativos em geral, também para os trabalhadores que não fazem teletrabalho, uma vez que aproveitam a melhoria do processo.

Entre os benefícios colaterais que as organizações ganham com uma gestão eficiente dos seus processos documentais podem destacar alguns.

Aumenta a satisfação do cliente

Os clientes esperam e merecem um serviço eficaz e conhecedor. A racionalização dos processos documentais ajuda os colaboradores que se encontram virados para o cliente a cuidarem das suas tarefas com facilidade, para que possam prestar um atendimento personalizado, resultando na satisfação e fidelização do cliente.

Mais valor é extraído da informação do negócio

Disponibilizar informação, acessível e acessível, transferida e reutilizada melhora a sua capacidade de se adaptar rapidamente ao ambiente de negócios em mudança.

Melhora a produtividade e reduz as ineficiências

Alinhar a tecnologia com a forma como as pessoas preferem trabalhar ajuda os colaboradores a adaptarem-se às mudanças, ajudando-os a melhorar o seu desempenho, produtividade e, portanto, a sua satisfação com o trabalho feito. Os custos do processo também são melhorados, reduzindo os estrangulamentos e melhorando o uso dos recursos com a poupança de tempo e inventário e a amortização precoce dos investimentos.

No entanto, existem alguns desafios a considerar

Teletrabalho, funcionários móveis e operações em curso criam desafios de segurança da informação.

A privacidade dos dados é vital e a reputação das organizações depende de uma abordagem global hermética, desde a gestão de cópias impressas de documentos em escritórios, até à digitalização das histórias dos pacientes nos hospitais.

A segurança da informação é agora mais vital do que nunca para a sobrevivência e sucesso das empresas. Existem vários fatores que refletem esta realidade:

Os ciberataques são a maior ameaça à sobrevivência e sucesso das empresas modernas. Empresas de todos os tamanhos correm o risco de serem vítimas de ataques disruptivos como phishing, DDoS (negação distribuída de serviço) ou. Os custos podem ser milionários.

Os regulamentos de proteção de dados do RGPD visam monitorizar e punir as más práticas e a falta de proteção de sistemas e dados.

A expansão e digitalização do local de trabalho moderno agrava os desafios cibernéticos: à medida que os fluxos de trabalho se expandem através de dispositivos, redes e regiões, a informação precisa de mais proteção.

Nos últimos anos, as capacidades das impressoras e dos dispositivos multifuncionais nos escritórios aumentaram dez vezes mais. Isto faz dos documentos físicos circulantes uma das maiores ameaças potenciais aos ambientes de trabalho de hoje; uma ameaça que as empresas muitas vezes ignoram.

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