Digitalização de documentos

Atualmente, ainda existem empresas que não deram o salto para o universo digital e que continuam a utilizar formatos físicos: faturas, relatórios, notas de entrega, contratos e ficheiros intermináveis. A sua falta de integração com os arquivos digitais faz-nos passar muito tempo à procura de informação em meios impressos que seja fácil de perder e difícil de partilhar. De facto, um relatório recente afirma que os profissionais podem passar uma média de quase 20 minutos à procura de um documento manualmente.

A digitalização documental resolve estas desvantagens e reúne tudo o que precisa para fazer o seu trabalho num só local. O processo de digitalização começa com a preparação do arquivo fisíco e a sua classificação de acordo com a sua tipologia para proceder a ser digitalizada. Graças às tecnologias de reconhecimento de caracteres, o conteúdo do ficheiro pode ser identificado independentemente do seu formato e depois indexado no sistema de gestão de dados e armazenado na nuvem onde estará sempre acessível a quem necessite.

Na Adea tratamos deste processo seguindo a Norma Técnica de Interoperabilidade da Digitalização documental, garantindo a integridade da mesma, e oferecemos um serviço de ponta a ponta ao seu armazenamento na nuvem. Além disso, a nossa digitalização certificada garante o cumprimento da lei de proteção de dados e dá total validade ao documento eletrónico.

Na Adea ajudamos-te:

• Preparação do arquivo físico antes da digitalização. Viajamos até aos seus escritórios para recolher a sua documentação física, transferi-la, classificá-la e prepará-la para si.
• Converter todos os seus arquivos em documentos eletrónicos independentemente do seu formato: documentos, imagens, áudios, vídeos… Tudo à sua disposição num repositório online.
• Obtenha um maior controlo e ordem da informação de que necessita num só local, indexado e classificado: faturas, notas de entrega, contratos, encomendas…
• Reconheça a informação contida em imagens, áudios e vídeos e converta-as em texto graças ao Reconhecimento de Caracteres Óticos. Poderá aceder às informações contidas nestes ficheiros com apenas uma pesquisa.