Gestión de Documentos y Contenidos

Custódia de ficheiros e documentação física

Guarde os seus ficheiros físicos e cumpra as normas em vigor em termos de proteção de dados

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O processo de custódia de ficheiros continua a ser um dos grandes desafios de muitas empresas, uma vez que ao longo do ciclo de vida da documentação é necessário armazenar a informação física durante um determinado período de tempo e também proteger a sua integridade e confidencialidade. Outro problema ao armazenar informação é garantir que cumprimos os regulamentos em vigor. Por exemplo, de acordo com o Código Comercial, devemos armazenar faturas emitidas e recebidas por 10 anos. Além disso, temos de cumprir o RGPD, entre outros.

Ter um fornecedor de custódia de arquivos resolve estes problemas. Na Adea cuidamos do armazenamento das suas informações físicas, garantindo a sua segurança, confidencialidade e bom estado. Na Adea cuidamos de todo o processo de custódia documental, desde a receção de documentos físicos à sua  . Além disso, podemos fornecer cópias digitais de toda a documentação que esteja em formato físico com o nosso  serviço   de documentos, pelo que a sua informação estará sempre disponível quando precisar.

"O outsourcing do armazenamento dos seus ficheiros garante a sua segurança e o cumprimento das normas de proteção de dados"

O nosso serviço de gestão de arquivos físicos permite-lhe:

  • Transporte a sua documentação, uma vez que cuidamos de a recolher nos seus escritórios e de a deslocar com garantias de manuseamento e segurança.
  • Classifique os seus documentos: a nossa equipa especializada em gestão de documentos ficará encarregue de classificar e classificar os documentos.
  • Garantir o acesso a eles sempre que quiser através da cópia digital que lhe forneceremos num repositório. Também pode ter as cópias físicas quando precisar delas.

Quais são os benefícios?

Reduza os custos e aumente o seu espaço Elimine o espaço de escritório que usa para armazenar arquivos físicos.
Agilize os seus processos administrativos Encontre as informações de que necessita em muito menos tempo a partir do repositório digital e consiga recolher metadados precisos que estavam em formato físico na sua cópia digital graças ao sistema de captura inteligente.
Garantir a integridade e confidencialidade dos seus documentos Os seus documentos estão sempre acessíveis em boas condições.

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