Custódia de arquivo físico
Guarde o seu arquivo físico e cumpra as normas em vigor em termos de proteção de dados
FALAR COM UM PERITOO processo de custódia de arquivo físico continua a ser um dos grandes desafios de muitas empresas, uma vez que ao longo do ciclo de vida da documentação é necessário armazenar a informação física durante um determinado período de tempo e também proteger a sua integridade e confidencialidade. Outro problema ao armazenar informação é garantir que cumprimos os regulamentos em vigor. Por exemplo, de acordo com o Código Comercial, devemos armazenar faturas emitidas e recebidas por 10 anos. Além disso, temos de cumprir o RGPD, entre outros.
Ter um fornecedor de custódia de arquivos resolve estes problemas. Na Adea cuidamos do armazenamento das suas informações físicas, garantindo a sua segurança, confidencialidade e bom estado. Na Adea cuidamos de todo o processo de custódia documental, desde a receção de documentos fisícos à sua digitalização. Além disso, podemos fornecer cópias digitais de toda a documentação que esteja em formato físico com o nosso serviço de documentos, pelo que a sua informação estará sempre disponível quando precisar.
O nosso serviço de gestão de arquivos físicos permite-lhe:
- Transporte a sua documentação, uma vez que cuidamos de a recolher nos seus escritórios e de a deslocar com garantias de manuseamento e segurança.
- Classifique os seus documentos: a nossa equipa especializada em gestão de documentos ficará encarregue de classificar e classificar os documentos.
- Garantir o acesso a eles sempre que quiser através da cópia digital que lhe forneceremos num repositório. Também pode ter as cópias físicas quando precisar delas.
Quais são os benefícios?
Reduza os custos e aumente o seu espaço Elimine o espaço de escritório que usa para armazenar arquivos físicos.
Agilize os seus processos administrativos Encontre as informações de que necessita em muito menos tempo a partir do repositório digital e consiga recolher metadados precisos que estavam em formato físico na sua cópia digital graças ao sistema de captura inteligente.
Garantir a integridade e confidencialidade dos seus documentos Os seus documentos estão sempre acessíveis em boas condições.
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