Gestión de Documentos y Contenidos

Soluções de gestão de documentos

Descubra como gerir os seus ficheiros e documentos da forma mais eficiente

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“As soluções de gestão de documentos reduzem consideravelmente o tempo que passamos a pesquisar, gerir e partilhar documentos”

Organizar a informação da sua empresa através da gestão de diferentes tipos de documentos pode tornar-se uma tarefa difícil: formatos físicos e digitais, imagens, na nuvem ou localmente, todos coexistindo de forma desorganizada. Um sistema de gestão de documentos pode ajudá-lo a simplificar a forma como organiza a informação da sua empresa.

Um  Sistema de Gestão de Documentos (DMS) foi concebido para facilitar o acesso e gestão da documentação, integrando tudo num só local. Desta forma, toda a informação que chega à sua organização através de qualquer tipo de canal (e-mail, chat, cópias físicas) está integrada num sistema único que também permite a classificação, organização e modificação da sua documentação.

O processo começa com   a digitalização dos ficheiros de papel, convertendo-os em versões digitais. A informação contida nas suas informações não se perde quando analisada, uma vez que a nossa  solução inteligente de Captura de Dados  reconhece esta informação e integra-a no sistema de gestão de dados. Este software incorpora toda a informação em vários formatos e cataloga-a, criando um repositório acessível a partir de qualquer lugar.

Na Adea dispomos da tecnologia de gestão documental necessária para realizar a transformação digital da sua empresa, centralizando todos os repositórios da sua empresa no nosso Centro de Conteúdos. Esta solução permite a integração com outros sistemas e software que já está a utilizar hoje em dia para que não perca nada que já exista. A nossa interface visual e intuitiva permitir-lhe-á utilizar a nossa solução de forma fácil e rápida.

As nossas soluções de gestão de documentos permitem-lhe:

  • Inserir, gerir e classificar todas as informações da sua empresa em qualquer formato e unifique tudo num único sistema, mesmo que originalmente estivesse em formato físico.
  • Verifique o estado das tarefas a executar, importe documentos a granel, distribua tipos de documentos recorrentes, tais como folha de pagamento, faturas ou renovações de contratos de forma automatizada.
  • Gerir toda a sua documentação colaborativamente, partilhando informações com os seus colaboradores, decidindo quais os acessos a restringir ou quais proteger com uma palavra-passe e controlando as alterações dos documentos com o histórico da versão.
  • Simplifique os seus processos de trabalho automatizando funções. O nosso sistema irá alertá-lo quando for obrigado a realizar qualquer ação e cuidará do resto de forma autónoma graças à nossa solução de automatização de processos de trabalho (por exemplo, partilhar estes documentos com os colaboradores e solicitar a sua assinatura digital automaticamente).

Quais são os benefícios?

Junte tudo o que precisa: um lugar para todos os funcionários Com o nosso DMS pode gerir todos os repositórios da sua empresa, atribuí-los a qualquer departamento ou pessoa, restringir o acesso e partilhar com fornecedores e clientes o que você precisa de uma única interface na nuvem, sempre acessível.
Está em conformidade com as normas de segurança de dados Ao contratar a nossa solução de gestão de documentos, assegura-se de que está a cumprir o atual Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) graças à gestão de permissões, à automatização do processo de eliminação e a muitas outras funções disponíveis
Reduzir custos e tempo gastos na gestão de documentos Minimizar os custos de armazenamento físico e ter diferentes gestores de documentação e economizar tempo na procura de informação e nos seus processos de trabalho mais comuns, tais como a assinatura de documentos, o envio de faturas ou notas de entrega, etc.
Mais segurança para os seus arquivos Faz backups na nuvem que nunca irá perder, garante a rastreabilidade das modificações feitas nos documentos e restringe o acesso a informações sensíveis.

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